Racionali ir informatyvi ilgalaikio turto apskaita negalima, jei nevedama aiški ir patvirtinta šio turto vidinė apskaita. Todėl įmonė, atsižvelgdama į savo informacinius poreikius, pasirinktą ekonominę strategiją bei turto apsaugos ir vidinės kontrolės reikalavimus, pati turi suformuoti vidinės ilgalaikio turto apskaitos modelį. Pagal šį modelį komplektuojami ir reikalingi ilgalaikio turto apskaitos dokumentai.
Atsargų apskaita apima visų materialinių vertybių (žaliavų, perparduoti skirtų prekių, statybinių medžiagų ir kt.), saugomų įmonės sandėliuose, apskaitą. Atsargų apskaita - sritis, kuri norminiais aktais beveik nereglamentuojama, tačiau labai svarbi tiek menedžmento apskaitos ir pagamintos ar parduotos produkcijos savikainos skaičiavimo, tiek įmonės vidinės kontrolės (apsisaugojimo nuo grobstymų) prasme. Todėl kiekvienoje įmonėje ji gali būti vykdoma skirtingai, prisitaikant prie konkrečios įmonės veiklos, vidinės kontrolės organizavimo specifikos. Dažniausiai skiriasi ne tiek pirminių apskaitos dokumentų formos, kiek jų asortimentas, tarpusavio ryšiai, sąveika su kitų apskaitos barų dokumentais ir registrais.
Dar vienas reikšmingas reikalavimas keliamas sandėlyje saugomų atsargų apskaitai - sandėlyje draudžiama laikyti nedokumentuotas atsargas, t.y. tas, kurios neįtrauktos į apskaitą bei kurių įsigijimas ar laikinas saugojimas nepagrįstas atitinkamais pirminiais dokumentais.
Gamybos išlaidų apskaita yra vienas sudėtingiausių ir darbo imliausių apskaitos barų. Be to, ji labiausiai individualizuota, priklausanti nuo gaminamos produkcijos pobūdžio, apimčių, vidinės (menedžmento) apskaitos ir vidinės kontrolės sistemų, savikainos skaičiavimo būdo, išlaidų klasifikavimo ir kt. Svarbiausias tikslas, keliamas gamybos išlaidų apskaitos formuojamai informacijai, - tiksli tiesioginių ir netiesioginių gamybos išlaidų apskaita bei priskyrimas konkretiems gaminiams siekiant nustatyti pagaminimo savikainą.
Gamybos išlaidų apskaita yra vidinės (menedžmento) apskaitos, kurią (pagal Buhalterinės apskaitos pagrindų įstatymą) įmonės turi pasirinkti savarankiškai, dalis. Todėl, nei gamybos išlaidų apskaita, nei pirminiai dokumentai jokiais norminiais aktais nereglamentuoti. Visi pateikti dokumentai yra laisvos formos, jų turinį ir formą įmonės gali keisti, pritaikyti savo poreikiams. Šie dokumentai naudojami daugelyje gamybos įmonių, tačiau pačios formos, jų tarpusavio ryšiai skiriasi. Be to, įmonėse, kuriose taikomas periodiškai apskaitomų atsargų būdas, atsargų sunaudojimo ir nurašymo dokumentuose kainos ir sumos skiltys nepildomos. Todėl į pateikiamus dokumentus reikėtų žiūrėti ne kaip į išbaigtus ir plačiai pritaikomus, bet kaip į bazinius, kuriuos būtų galima pritaikyti konkrečios įmonės reikmėms.
Skolos - viena iš turto rūšių. Jos susidaro įmonei išsimokėtinai parduodant prekes, teikiant paslaugas, skolinant pinigus, mokant avansu ir pan. Pagal savo pobūdį skolos finansinėje apskaitoje skirstomos į prekybines, finansines, kitas skolas, pagal apmokėjimo terminą - į trumpalaikes ir ilgalaikes. Tuo tarpu pirminių apskaitos dokumentų požiūriu šis klasifikavimas nėra svarbus. Skolų įmonei apskaitos dokumentų formos ir jų naudojimas griežtai nereglamentuoti norminių dokumentų.
Kasos ir Banko Operacijos
Kasos operacijos susijusios su viena iš labiausiai grobstomų turto rūšių - grynaisiais pinigais. Be to, apskaitoje fiksuojant ne visas pinigines įplaukas, sudaromos prielaidos „dvigubai“ buhalterijai bei mokesčių nemokėjimui. Todėl visi kontrolieriai daugiausia dėmesio skiria operacijų grynaisiais pinigais apskaitai. Svarbiausias šią sritį norminantis dokumentas - kasos darbo organizavimo ir operacijų vykdymo taisyklės. Taip pat griežtai reglamentuotos ir kasos operacijoms skirtų pirminių apskaitos dokumentų formos. Įmonės negali jų laisvai keisti, pritaikyti savo reikmėms. Tačiau patogumo sumetimais, be privalomų pirminių dokumentų, įmonės gali naudoti ir kitus papildomus laisvos formos dokumentus, jeigu tai padeda kaupti duomenis ir tvarkyti apskaitą pagal įmonės poreikius. Be to, su kasos operacijų apskaita susiję ir kiti dokumentai: Dingusių specialiųjų apskaitos dokumentų blankų aktas, Mokėjimo žiniaraštis (naudojamas vietoj kasos išlaidų orderio), Kasos pajamų orderių perdavimo aktas ir kt.
Banko operacijomis vadinamos operacijos, atliekamos su atsiskaitomojoje sąskaitoje esančiais pinigais. Pagrindinis banko operacijų dokumentavimo išskirtinis bruožas - dokumentų naudojimo tvarką nustatė LR mokėjimų įstatymas, kiekvienas komercinis bankas atskirai, todėl įmonės negali jų modifikuoti. Be to, šiems dokumentams keliama daug formalių reikalavimų, pavyzdžiui, nustatytos tikslios rekvizitų įrašymo vietos, banke tvirtinami įgaliotų asmenų parašai. Bankiniai dokumentai pildomi ypač atidžiai ir tiksliai. Pavyzdžiui, mokėjimo pavedimas.
Įmonės, vykdydamos ūkinę-komercinę veiklą, ne tik realizuoja savo pagamintą produkciją, teikia paslaugas, bet ir įsigyja prekes, gaminius iš kitų įmonių, tiekėjų. Įsipareigojimų apskaitos dokumentai yra daug kuo panašūs į skolų apskaitos dokumentus, kuriuose yra dokumentuojamas pirkėjams bei užsakovams atsiradęs debitorinis įsiskolinimas įmonei.
Mokėtinos sumos ir įsipareigojimai apima visus įmonės įsiskolinimus bei įsipareigojimus komerciniams partneriams, kreditinėms institucijoms, valdžios organams, įmonės darbuotojams ir visiems kitiems juridiniams ar fiziniams asmenims. Įsipareigojimai susidaro įmonei perkant skolon prekes bei paslaugas, iš bankų ir kitų kredito institucijų skolinantis pinigus, priskaičiuojant darbuotojams atlyginimus, akcininkams - dividendus, valstybei - mokesčius ir t.t. Prie įsipareigojimų taip pat priskirtinos avansu gautos sumos pagal pasirašytas sutartis, kai įmonės iš trečiųjų asmenų sutarčių pagrindu gauna išankstinius mokėjimus už ateityje pateiktinas prekes, produkciją ar paslaugas.
Apskaitoje įsipareigojimai pagal padengimo laiką klasifikuojami į ilgalaikius ir trumpalaikius, pagal pobūdį - į finansinius, prekybinius, avansu gautas sumas bei kitus įsipareigojimus. Pirminiams apskaitos dokumentams šis skirstymas nėra svarbus. Įsipareigojimų apskaitos dokumentų nei forma, nei naudojimo tvarka nėra griežtai reglamentuota, todėl įmonės gali juos laisvai keisti, pritaikyti savo reikmėms, derinti tarpusavyje.
Skola bankui, atsiradus paėmus paskolą, apskaitoje bus dokumentuojama kredito sutartimi ir mokėjimo pavedimu, kuriuo pinigai pervedami į įmonės sąskaitą ar apmokamos kreditorių skolos; skola biudžetui (mokėtinas PVM) susidarys ir bus dokumentuota už parduotas prekes išrašyta PVM sąskaita faktūra.
Pardavimų operacijoms priskiriamos perparduoti pirktų prekių, pagamintos produkcijos, kito turto pardavimas ir perleidimas, taip pat paslaugų teikimas. Pirminiai apskaitos dokumentai, kuriais remiantis įmonėje pripažįstamos pardavimo pajamos, pirkėjo įmonėje tampa turto įsigijimą ar sąnaudų susidarymą patvirtinančiais dokumentais. Šių dokumentų naudojimas yra griežtai reglamentuotas.
Darbo užmokesčio priskaičiavimą, išmokėjimą, apmokestinimą reglamentuoja daugelis įstatymų, Vyriausybės nutarimų, kitų poįstatyminių aktų. Tačiau atlyginimų priskaičiavimo ir išmokėjimo dokumento naudojimas, jų formos įstatymuose nėra griežtai reglamentuoti. Šie dokumentai priskiriami laisvos formos dokumentams, kuriuos įmonės pasirenka laisvai, pagal savo poreikius. Visų nuosavybės formų įmonės, įstaigos ir organizacijos, turinčios samdomų darbuotojų, privalo pildyti Darbo laiko apskaitos žiniaraščius.
Specialieji apskaitos dokumentai - tai dokumentai, išrašyti ant specialaus popieriaus, apsaugoto nuo padirbimo. Vyriausybė nustatė griežtą šių dokumentų blankų įsigijimo, naudojimo ir likvidavimo tvarka. Todėl įmonės turi vesti specialiųjų apskaitos dokumentų blankų naudojimo apskaitą. Šie dokumentai priskiriami dažniausiai ne pirminiams apskaitos dokumentams, bet juridiniams dokumentams. Savininkų nuosavybės dokumentų forma norminių aktų nereglamentuota.
Įmonės privalo ne tik tvarkyti ūkines operacijas, skaičiuoti mokesčius pagal nuolat besikeičiančias taisykles, bet ir teikti mokesčių administratoriui bei kitoms įmonių veiklą kontroliuojančioms institucijoms įvairius pranešimus, pažymas ir ataskaitas. Tai numatyta siekiant kontroliuoti grynųjų pinigų srautus, fizinių asmenų pajamas, užsienio kapitalo investicijas bei kitus veiksmus, kuriais gali būti daroma žala valstybei.
Transporto įmonėms priskiriamos įmonės, kurių pagrindinė veiklos sritis - keleivių ir krovinių pervežimas. Šių įmonių naudojamus dokumentus reglamentuoja keletas norminių aktų. Statybos įmonėms priskiriamos įmonės, kurių pagrindinė veikla - statybos ir remonto paslaugų teikimas. Visi pateikti apskaitos dokumentai yra laisvos formos, jų turinį ir formą lemia įmonės dydis, apskaitos organizavimas. Viešasis maitinimas yra gamybinė ir prekybinė veikla, apimanti maisto gamybą, pardavimą ir jo vartojimą, organizavimą.
Visi dokumentai patenka į buhalteriją. Apskaitininkai atidžiai juos patikrina formaliai, t.y. ar teisingai užpildyti visi rekvizitai, ar nėra trynimų ir neaptartų taisymų. Būtina įsitikinti, ar ūkinės operacijos tikslingos. Po to tikrinama aritmetiškai, ar tikslūs apskaičiavimai, bendros sumos, procentai ir kt. Kartais dokumentai tikrinami priešpriešiniu būdu, pvz.: tikrinant gautus iš atsiskaitomosios sąskaitos į kasą pinigus, palyginamos kasos pajamų orderių ir bankų išrašų sumos. Netiksliai arba netinkamai sudarytus dokumentus reikia grąžinti, kad siuntėjas juos patikrintų arba sudarytų juos iš naujo. Labai svarbu patikrinti dokumentų galiojimo terminus. Patikrinti dokumentai taksuojami. Taksavimas yra dokumente parodytos operacijos kiekinės išraiškos įvertinimas pinigais.
Buhalterinės apskaitos dokumentai saugomi siekiant sudaryti galimybę įmonei bei jos veiklą kontroliuojančioms institucijoms patikrinti ar patikslinti ankstesniais laikotarpiais atliktų operacijų pagrįstumą, mokesčių skaičiavimo teisingumą ir pan. Visi buhalterinės apskaitos pirminiai dokumentai, kuriais pagrindžiamos kokios nors ūkinės operacijos, turi būti saugomi 10 metų. Dokumentai saugomi nustatytą laiką, neįskaitant surašymo metų. Septyniasdešimt penkerius metus saugomi darbuotojų asmeninės sąskaitos, darbo užmokesčio išmokėjimo žiniaraščiai.
Įmonės pinigus inventorizuoja tik kasoje ir prekybos vietose. Pinigų inventorizacija turi būti atliekama pagal įsakyme dėl inventorizacijos nurodytos dienos būklę. Kasoje esančių pinigų, tiek litais, tiek užsienio valiuta, metinę inventorizaciją patogiausia atlikti tuo metu, kai kasoje mažiausias pinigų likutis, taip pat atskaitomybės sudarymo dieną - gruodžio 31-ąją. Inventorizuojant kasą, ji uždaroma ir pinigai nei priimami, nei išmokami. Parankiausią kasos inventorizaciją pradėti darbo dienos pradžioje, kai kasininkas dar nepradėjo pinigų išmokėjimo ar priėmimo operacijų arba po inkasacijos. Prieš inventorizaciją kasininkas užpildo kasos knygą, sudaro kasininko apyskaitą ir kartu su visais pajamų ir išlaidų dokumentais perduoda į buhalteriją. Prieš pradedant pinigus skaičiuoti, inventorizacijos komisijai kasininkas pateikia patvirtinimą, kad visi pajamų ir išlaidų dokumentai į buhalteriją atiduoti.
Pinigų saugojimo vietose negalima laikyti darbuotojų, net ir paties kasininko, asmeninių pinigų. Analogiškai skaičiuojami pinigai ir užsienio valiuta, jeigu įmonė gali turėti valiutinę kasą. Suskaičiuota valiuta perskaičiuojama į litus inventorizacijos dienos kursu, ir gauta suma įrašoma į inventorizacijos aprašą. Inventorizuojant pinigus darbo su elektroniniais kasos aparatais vietose rekomenduojama naudoti kitokios formos grynųjų pinigų skaičiavimo lapus. Skaičiuojant grynuosius pinigus (EKA) darbo vietose, atskirai suskaičiuojami grynieji pinigai, atskirai įplaukos pagal atsiskaitymus mokėjimo kortelėmis patvirtinančius kvitus. Pinigai kasos aparatuose įrašomi į bendrą inventorizacijos aprašą. Į aprašą įrašoma paskutinio kasos aparato kvito numeris, skaitiklio parodymai ir unikalus kasos aparato numeris.
Jeigu nustatomi grynųjų pinigų kasos aparato stalčiuje ir skaitiklių parodymų neatitikimai, sudaromas sutikrinimo žiniaraštis, rastas perteklius užpajamuojamas įmonės kasoje išrašant kasos pajamų orderį, o trūkumai išieškomi iš materialiai atsakingo asmens. Kai prekiaujant ar teikiant paslaugas nebūtina naudoti kasos aparatą, grynieji pinigai darbo vietose tikrinami juos suskaičiuojant ir nustatant sumą, kuri įrašoma inventorizacijos apraše. Atskiri aprašai sudaromi kiekvienam materialiai atsakingam asmeniui. Sutikrinimo žiniaraštis sudaromas pagal atsakingo asmens kortelės duomenis, tačiau čia nustatyti trūkumus arba perteklių be papildomų skaičiavimų praktiškai neįmanoma.
Piniginių lėšų inventorizacija labai mažai reglamentuota, o taikyti bendruosius inventorizacijos principus pinigų inventorizacijai gana problemiška. Prieš nustatant trūkumus arba perteklių, būtina ypač atidžiai patikrinti kasos operacijų pirminius dokumentus.
Svarbu užtikrinti, kad pirminiuose dokumentuose būtų turinčių teisę pasirašyti asmenų - vyr. kad pajamų ir išlaidų dokumentai, nurodant paskutinių datas ir numerius, atiduoti į buhalteriją, neužpajamuoto i.r nenurašyto turto nėra, įrašas „Visą šiame inventorizacijos apraše išvardytą turtą komisija, man dalyvaujant, patikrino natūra ir įrašė į aprašą, todėl inventorizacijos komisijai pretenzijų neturiu. Už išvardyto turto išsaugojimą atsakau“ ir materialiai atsakingo asmens parašas. Pagal kiekvieną turto buvimo vietą sudaromi atskiri aprašai, t.y. Atskiri aprašai sudaromi pagal buhalterinės apskaitos sąskaitas.
Štai keletas pavyzdžių, kaip gali atrodyti pirminių apskaitos dokumentų tvarkymo schema:
Apibendrinant galima teigti, kad pirminių dokumentų tvarkymas yra esminis tinkamos apskaitos ir finansinės atskaitomybės užtikrinimo elementas. Tinkamas pirminių dokumentų valdymas padeda užtikrinti įmonės veiklos skaidrumą, atitiktį teisės aktams ir efektyvų finansų valdymą.
Įstaigų dokumentų tvarkymas, saugojimas ir naikinimas
tags: #pirminiai #dokumentai #perkant #turta