Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Institucija, rengianti raštvedybą reglamentuojančius dokumentus, yra Lietuvos archyvų departamentas. Valstybinę archyvų sistemą sudaro Lietuvos archyvų departamentas, tiesiogiai pavaldus Lietuvos Respublikos Vyriausybei, valstybiniai archyvai ir kitos Lietuvos archyvų departamentui pavaldžios įstaigos. Lietuvos archyvų departamento leidžiami norminiai dokumentai Lietuvos archyvų fondo klausimais privalomi visiems juridiniams asmenims ir pareigūnams.
Valstybės institucijos, leidžiančios norminius dokumentus raštvedybos ir archyvų tvarkymo klausimais, privalo juos suderinti su Lietuvos archyvų departamentu. Lietuvos valstybiniai archyvai kaupia, saugo, restauruoja ir tiria dokumentus, reikšmingus Lietuvos istorijai ir kultūrai, užtikrina jų naudojimą, kontroliuoja, kaip valstybės institucijos tvarko ir saugo dokumentus, teikia metodinę pagalbą Lietuvos archyvų fondo laikytojams.
Bylų nomenklatūra padeda tinkamai paskirstyti dokumentus į bylas, palengvina jų paiešką, laiduoja vienodą bylų formavimo tvarką ir jų apskaitą. Bylos tvarkomos praėjus vieneriems raštvedybiniams metams po bylų užbaigimo. Nomenklatūroje bylos surašomos pagal įstaigai nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos sisteminamos įstaigos patikslinta tvarka. Jos nomenklatūroje yra numeruojamos iš eilės kaip punktai, o kiekvienos srities byla - atskira numeracija kaip papunkčiai. Kiekvienai nomenklatūroje įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro bylų nomenklatūros punkto ir papunkčio eilės numeris.
Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai apskaitai ar paieškai. Įstaigos pavadinimas turi atitikti teisės norminiais aktais nustatytą įstaigos pavadinimą. Bylos indeksas ir antraštė rašomi pagal bylų nomenklatūrą. Iki perdavimo į užbaigtų bylų apskaitą, sutvarkytų bylų apskaita daroma ir jų paieška atliekama pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą ir suvestinę, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus.
Dokumentų Rengimo ir Tvarkymo Reikalavimai
Dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus nustato Dokumentų rengimo taisyklės ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės. Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai. Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus.
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti.
Dokumentų valdymą organizuoja vadovo sekretorė (inspektorė). Tarnautojų darbą reguliuoja pareigybės instrukcijos, užtikrinančios vienodą darbo krūvį ir racionalų darbo pasidalijimą. Sprendžia, kokios informacinės technologijos naudojamos įstaigoje elektroniniams dokumentams valdyti, el. - paskiria už el. - mentų perėmimo aktą.
Dokumento Sąvoka ir Funkcijos
Dokumentas (lot. dokumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas skirtas objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė. Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y. Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas:
- Informacinė funkcija.
- Socialinė funkcija.
- Bendravimo funkcija.
- Teisinė funkcija.
- Valdymo funkcija.
Valdymo dokumentus rengia įstaigos, įmonės pareigūnai pagal savo kompetenciją. Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius. Originalas (lot. Kopija (lot. priemonėmis. Nuorašas - raštu tiksliai nurašytas visas dokumentas. Dublikatas (lot.
Dalykinė komunikacija garantuoja efektyvią veiklą, sėkmingą valdymą, padeda pasiekti organizacijos tikslus. Todėl nuo to, kaip tiksliai, greitai ir tinkamai darbuotojai geba parengti ir įforminti įvairius dokumentus, didžia dalimi priklauso ir įstaigos darbo sėkmė.
Kiekvienai nomenklatūroje įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro bylų nomenklatūros punkto ir papunkčio eilės numeris. Bylos eilės numeris nomenklatūroje yra nekeičiamas. Jei kitais raštvedybiniais metais tokia byla nesudaroma, jos numeris į bylų nomenklatūrą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas.
Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos Archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. Rugpjūčio 15 d. Įsakymu Nr. 38 kitais teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugumo terminus. Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai teisės norminiais aktais nenustatyti, saugojimo terminą siūlo ir nurodo bylų nomenklatūroje įstaigos DEK.
Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė (toliau - rodyklė) yra pagrindinis norminis dokumentas, atliekant dokumentų vertės ekspertizę. Rodyklė parengta vadovaujantis Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu, kitais įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais ir kitais teisės aktais. Rodyklė apima tik tuos bendruosius dokumentus, kurie gali susidaryti įvairių institucijų veikloje. Tai organizacinės- tvarkomosios bei ūkinės veiklos, kontrolės, teisės, raštvedybos, planavimo, finansiniai, buhalteriniai, kadrų, saugos darbe ir kiti dokumentai. Institucijos specialiąją veiklą atspindintys dokumentai šioje rodyklėje neminimi.
Ši paprasta failų valdymo sistema pakeitė mano gyvenimą!
Valstybės valdymo institucijos šios rodyklės pagrindu rengia savo reguliavimo srities institucijų specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodykles. Vadovaujantis rodyklėmis, sudaromos bylų nomenklatūros, formuojamos bylos, atliekama dokumentų vertės ekspertizė. Specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės ir pavyzdinės bylų nomenklatūros, parengtos šios rodyklės pagrindu, derinamos su Lietuvos archyvų departamento Centrine ekspertų komisija.
Kai kurioms bendrųjų dokumentų rūšims, susidarančioms Lietuvos Respublikos Seimo, Prezidentūros, Vyriausybės veikloje, gali būti taikomi kiti saugojimo terminai, negu nurodyta rodyklėje. Rodyklėje institucijos suskirstytos į dvi grupes. Pirmajai grupei priskiriamos valstybės, vietos savivaldos, nevalstybinės institucijos, kurių veikloje susidarantys nuolatinio saugojimo dokumentai perduodami valstybiniam saugojimui. Dauguma tokių institucijų yra valstybinių archyvų komplektavimo šaltiniai. Kitai institucijų grupei priskiriamos institucijos, kurios nėra valstybinių archyvų komplektavimo šaltiniai ir jų dokumentai saugomi institucijoje. Institucijos veikloje susidarantiems dokumentams, turintiems istorinę, mokslinę ir kultūrinę vertę, rodyklėje saugojimo terminas nurodytas 10 m.EK.
Viename punkte išvardytų kelių rūšių laikino saugojimo dokumentų (pvz.: darbo laiko ir užmokesčio apskaitos dokumentai (nedarbingumo lapeliai, tabeliai, darbo užmokesčio apskaičiavimo žiniaraščiai) saugojimo terminas vienodas, tačiau šie dokumentai gali būti grupuojami į atskiras bylas (pvz.: nedarbingumo lapeliai; darbo užmokesčio apskaičiavimo žiniaraščiai). Institucijos, perduodančios dokumentus valstybiniam saugojimui, pildo tarnautojų asmens bylas. Rodyklė nustato minimalius dokumentų saugojimo terminus.
Tuo atveju, kai šalia dokumentų saugojimo termino yra žyma “EK”, tvarkant dokumentus, institucija ar jos Ekspertų komisija (EK) nutaria pratęsti jų saugojimo terminą, palikti nuolatiniam saugojimui ar sunaikinti pasibaigus saugojimo terminui. Institucijų Ekspertų komisijos gali teikti Lietuvos archyvų departamento Centrinei ekspertų komisijai pasiūlymus dėl dokumentų saugojimo terminų pakeitimo. Jei rodyklėje dokumentų saugojimo terminas nurodytas “Kol reikia”, institucija pati sprendžia, kiek tokį dokumentą tikslinga saugoti. Dokumentų registracijos žurnalų, kurie institucijoje pildomi (tęsiami) kelerius metus, saugojimo terminas skaičiuojamas nuo paskutinio įrašo datos.
Pastabos “Po patvirtinimo”, “Po pakeitimo”, “Po sutarties įvykdymo”, “Po nurašymo” ir kt. tikslina dokumentų saugojimo terminą. Tokių dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo nurodyto fakto. Dokumentus galima naikinti atlikus jų vertės ekspertizę, kai pasibaigia teisės norminių aktų nustatyti dokumentų saugojimo terminai.
Sprendimą dėl valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens veiklos dokumentų naikinimo ar jų saugojimo terminų pratęsimo priima vadovas pagal Lietuvos archyvų departamento nustatytus dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus.
Nuolatinio saugojimo veiklos dokumentus valstybės archyvams perduoda Lietuvos Respublikos Seimas, Respublikos Prezidentas, jų įsteigtos institucijos ir įstaigos, Lietuvos Respublikos Vyriausybė, teismai, Lietuvos bankas, ministerijos ir Vyriausybės įstaigos, kariuomenės, teisėsaugos institucijos ir įstaigos, kiti centriniai ir teritoriniai valstybinio administravimo ir savivaldybių administravimo subjektai, viešąsias paslaugas teikiančios įstaigos ir įmonės, kurių veikloje susidaro nuolatinio saugojimo dokumentai.
Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašą tvirtina Lietuvos archyvų departamentas. Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės nuolatinio saugojimo dokumentus gali saugoti iki 20 metų nuo dokumentų įtraukimo į apskaitą. Per šį laikotarpį institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentus turi perduoti saugoti valstybės archyvams.
Perduodami valstybės archyvams valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių nuolatinio saugojimo dokumentai turi būti sutvarkyti teisės norminių aktų nustatyta tvarka. Kartu su perduodamais valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentais gali būti perduotos informacijos paieškos priemonės ir esančios dokumentų atsarginės kopijos. Dokumentų, tarp jų ir tų, prie kurių prieinama specialios įrangos priemonėmis, perdavimo valstybės archyvams tvarką nustato Lietuvos archyvų departamentas. Nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių ir fizinių asmenų veiklos dokumentai į valstybės archyvus papildant Nacionalinį dokumentų fondą perduodami šalių susitarimu.
Pavyzdinė Bylų Nomenklatūra
Pavyzdinė bylų nomenklatūra, sudaryta vadovaujantis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle:
| Eil. Nr. | Dokumento pavadinimas (antraštė) | Dokumento data | Dokumento Nr. |
|---|---|---|---|
| 3.20 | Negyvenamų pastatų ir patalpų nuomos bei panaudos sutartys, priėmimo ir perdavimo aktai ir kt. | ||
| 3.36 | Perdavimo ir priėmimo aktai, keičiantis materialiai atsakingiems asmenims | 10 m. | |
| 3.38 | Įmonių tarpusavio užskaitos aktai | 10 m. | |
| 4.6 | Darbuotojų darbo pažymėjimų registravimo žurnalai (DR) | 3 m. |
tags: #patalpu #inventorizacijos #byloje #indeksas