Renkantis biurą, plotas yra vienas iš svarbiausių vertinimo kriterijų. Tačiau, norint užtikrinti produktyvią ir patogią darbo aplinką, būtina atsižvelgti į daugybę kitų aspektų. Vienas iš jų - posėdžių salės įrengimas.
Šiame straipsnyje aptarsime, kokie yra patalpų reikalavimai posėdžių salėms, kaip efektyviai išnaudoti biuro erdvę ir į ką atkreipti dėmesį, renkantis biuro vietą.
Ploto paskirstymas biure: kaip suderinti darbo vietas ir papildomas erdves?
Higienos normos reikalauja, kad vienai darbo vietai būtų skiriami nemažiau nei 6 kv. m. biuro ploto. Tačiau tai per mažas plotas, jeigu savo biure norite posėdžių salės, virtuvėlės, tyliųjų erdvių, kurioms skirtas plotas taip pat įskaičiuojamas į darbo vietai tenkančius kvadratinius metrus“, - sako UAB „Hanner“ komercinio nekilnojamojo turto nuomos vadovė Anastasija Pocienė.
Anot A. Pocienės, efektyviausiai biuro erdvė išnaudojama, jeigu darbo vietai tenka 8 - 8,5 kv. m. O neefektyviai naudojamose erdvėse vienai darbo vietai gali tekti ir 20 kv. m. Tai reiškia, kad darbuotojai dirba dideliuose kabinetuose, netaupomi nei nuomos, nei eksploatacijos kaštai.
„Moderni darbo vietų vadyba šiuolaikiniuose biurų pastatuose reiškia itin tankiai planuojamas darbo vietas bendrosiose atvirose erdvėse, kurios papildomos socialinėmis zonomis, privačiomis erdvėmis pokalbiams telefonu, tylos, poilsio ir užsiėmimų kambariais. Į visa tai rekomenduotina atsižvelgti, renkantis biurą ir kuriant jo planą“, - dėmesį atkreipia A. Pocienė.
Pavyzdžiui, vienas iš „Hanner“ klientų - 50 darbuotojų bendrovė - ieškojo 500 kv. m. biuro ploto. Bendrovė pageidavo ne tik atvirųjų erdvių darbo vietoms, bet ir posėdžių salės, virtuvėlės, patalpos biuro administratorei ir kt. „Mes viename iš savo valdomų verslo centrų, „City“, pasiūlėme 500 kv. m. patalpas, kurios ne tik sutalpino padidėjusią komandą, tačiau tenkino ir visus kitus papildomų erdvių reikalavimus. Efektyvus biuro planas leido bendrovei „sutaupyti“ 300 kv. m. ploto nuomos kaštus“, - skaičiuoja „Hanner“ atstovė.
Idealus posėdžių kambario įrengimas: 8 esminiai patarimai
Biuro vieta: darbuotojams ar klientams?
Renkantis biurą, plotas - tik vienas iš vertinimo kriterijų. Nemažiau svarbi paieškose tampa ir biuro vieta. Ją patariama rinktis, atsižvelgiant į tai, ar bendrovė planuoja aptarnauti klientus, ar biuras skirtas tik darbuotojams.
„Jeigu aptarnaujate klientus, patogiausios yra centrinės miesto vietos, žinomi verslo centrai, pirmieji pastatų aukštai. Tačiau verta pagalvoti, ar įmonei reikia nuomotis visą biurui reikalingą plotą pirmame aukšte, ar galima atskirti klientus aptarnaujantį padalinį nuo likusios komandos dalies. Mat įprastai pirmo aukšto nuoma būna brangesnė, todėl skirtingais atvejais, įmonei gali būti finansiškai naudingiau atskirti kliento aptarnavimo padalinį ir įrengti jį pirmame aukšte, o visą biurą įrengti aukštesniuose pastato aukštuose“, - pataria A. Pocienė.
Kiti svarbūs kriterijai, į kuriuos reikėtų atsižvelgti, renkantis biuro vietą yra, ar darbuotojams, klientams bus patogu atvykti viešuoju transportu, kiek arti yra artimiausia viešojo transporto stotelė, taip pat kokios yra automobilių statymo galimybės, ar yra įrengtos saugyklos dviračiams ir t.t.
„Jeigu biure klientai nebus aptarnaujami, tada esminis kriterijus turėtų būti vietos patogumas darbuotojams. Tokiais atvejais, norėdamos geriausiai patenkinti darbuotojų poreikius, įmonės daro vidines apklausas, iš kurių mikrorajonų darbuotojai vyksta į darbą. Priklausomai nuo to, sprendžiama, kuri miesto vieta būtų patogiausia biurui“, - teigia komercinio NT nuomos specialistė.
Dažniausiai pasitaikančios klaidos, renkantis biurą
- Neįvertinama, kiek komanda augs ateityje. Patartina išsinuomoti didesnį plotą negu reikia esamam momentui ir įvertinti perspektyvą, kiek naujų darbo vietų reikės per ateinančius kelerius metus. Taip pat vertėtų pasiteirauti, ar verslo centrų valdytojas turės galimybių staigiai augant komandai pasiūlyti papildomų darbo vietų ir laikinų sprendimų, kol bus parengtos įprastos darbo vietos.
- Skaičiuojamas tik aktyviam darbui reikalingas plotas, tačiau pamirštamos tokios pagalbinės patalpos, kaip sandėlis, serverinės ir pan. Visos jos padidina reikalingų kvadratinių metrų kiekį, todėl reikėtų įvertinti kiek ir kokių „darbinių“ patalpų reikės.
- Neįvertinama, kiek konkurentų yra įsikūrę šalia arba tame pačiame pastate. Didelė konkurentų koncentracija palengvina darbuotojų migraciją tarp įmonių, todėl dalis bendrovių itin jautriai renkasi savo kaimynus.
- Naujo biuro nuomos biudžetas skaičiuojamas, nevertinant papildomų išlaidų. Sudarant naujo biuro nuomos biudžetą, reikėtų skaičiuoti ne tik nuomos mokestį ar eksploatacijai skirtas išlaidas, tačiau ir papildomus kaštus: automobilių stovėjimo aikštelės mokesčius, jeigu įmonė turi skirtingus filialus arba padalinius, kaip pasikeis susisiekimo ir logistikos kaštai tarp filialų, kokie yra persikraustymo kaštai, naujų baldų ir įrangos kaštai. Šį biudžetą patariama skaičiuoti ilgalaikei perspektyvai - bent 5 metams.
Apibendrinant, renkantis biurą ir planuojant posėdžių salę, svarbu atsižvelgti į daugybę faktorių:
- Darbo vietų skaičių ir reikalingą plotą vienam darbuotojui.
- Papildomų erdvių (virtuvėlės, poilsio zonos, tylos kambariai) poreikį.
- Biuro vietos patogumą darbuotojams ir klientams.
- Galimą komandos augimą ateityje.
- Papildomas išlaidas, susijusias su nuoma.
Atsižvelgiant į šiuos aspektus, galima rasti optimalų sprendimą, kuris užtikrins efektyvų biuro erdvės išnaudojimą ir patogią darbo aplinką.
| Kriterijus | Svarba | Pastabos |
|---|---|---|
| Darbo vietos plotas | Aukšta | Rekomenduojama 8-8,5 kv. m vienam darbuotojui |
| Biuro vieta | Vidutinė | Priklauso nuo klientų aptarnavimo poreikio |
| Papildomos erdvės | Aukšta | Posėdžių salė, virtuvėlė, poilsio zona |
| Komandos augimas | Vidutinė | Reikia numatyti vietos plėtrai |
| Biudžetas | Aukšta | Įvertinti visas papildomas išlaidas |