Butų Bendrijos Valdybos Posėdžio Darbotvarkės Pavyzdys: Kaip Užtikrinti Skaidrų Valdymą

Butų bendrijos veikla yra reglamentuojama įstatymų, o vienas svarbiausių dokumentų, užtikrinančių skaidrų ir teisėtą bendrijos valdymą, yra visuotinio susirinkimo protokolas. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip tinkamai parengti tokį protokolą, remiantis Lietuvos Respublikos teisės aktais, taip pat pateiksime valdybos posėdžio darbotvarkės pavyzdį.

Visuotinio Susirinkimo Šaukimas ir Organizavimas

Vadovaujantis Bendrijų įstatymo 11 straipsniu, visuotinio susirinkimo šaukimo ir organizavimo tvarka yra griežtai reglamentuota. Svarbu laikytis visų reikalavimų, kad susirinkimo sprendimai būtų teisėti ir galiojantys. Visuotinius susirinkimus šaukia bendrijos pirmininkas arba bendrijos valdyba, laikydamiesi bendrijos įstatuose nustatytos tvarkos.

Susirinkimas taip pat turi būti sušauktas, jei to reikalauja revizijos komisija (revizorius) arba daugiau kaip ketvirtadalis bendrijos narių.

Pranešimo Turinys ir Terminas

Pranešimas apie šaukiamą visuotinį susirinkimą turi būti paskelbtas ne vėliau kaip prieš 14 dienų iki susirinkimo dienos. Pranešime būtina nurodyti:

• Susirinkimo vietą
• Datą ir laiką
• Susirinkimo darbotvarkę
• Siūlomų sprendimų projektus arba vietą, kur galima su jais susipažinti

Jeigu darbotvarkėje numatyta rinkti ar atšaukti bendrijos valdymo organą, keisti įstatus, svarstyti reorganizavimo ar likvidavimo klausimus, metinę pajamų ir išlaidų sąmatą, apie susirinkimą bendrijos nariams pranešama raštu. Taip pat, raštu pranešama ir tais atvejais, kai numatoma priimti sprendimus, susijusius su pastato (pastatų), kuriame įsteigta bendrija, butų ir kitų patalpų savininkais.

Visuotinis susirinkimas turi būti šaukiamas kasmet ne vėliau kaip per 5 mėnesius pasibaigus finansiniams metams (nuo 2023 m. sausio 1 d.).

Kvorumas ir Dalyvavimas

Bendrijos nariai gali iš anksto raštu pareikšti savo nuomonę dėl svarstomų klausimų. Tokie nariai laikomi dalyvaujančiais susirinkime, registruojami dalyvių sąraše, o jų balsai įskaitomi į balsavimo rezultatus.

Susirinkimas yra teisėtas, kai jame dalyvauja daugiau kaip pusė bendrijos narių. Jei kvorumo nėra, laikoma, kad susirinkimas neįvyko, ir ne anksčiau kaip po dviejų savaičių turi būti sušauktas pakartotinis susirinkimas, kuris turi teisę svarstyti ir priimti sprendimus pagal neįvykusio susirinkimo darbotvarkę.

Balsavimas ir Sprendimų Priėmimas

Balsavimas visuotiniame susirinkime yra atviras. Slaptas balsavimas yra privalomas, jei bent vienas bendrijos narys to pageidauja ir tam pritaria daugiau kaip dešimtadalis susirinkime dalyvaujančių narių. Kiekvienas bendrijos narys turi po vieną balsą.

Protokolo Reikalavimai

Visuotiniai susirinkimai turi būti protokoluojami. Protokolas turi būti parengtas ir pasirašytas ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo susirinkimo dienos. Prie protokolo pridedamas dalyvių sąrašas, įgaliojimai ir kiti dokumentai, patvirtinantys teisę balsuoti bendrijos narių vardu, taip pat dokumentai, patvirtinantys, kad bendrijos nariams buvo pranešta apie šaukiamą susirinkimą.

Bendrijos nariai sprendimus gali priimti balsuodami raštu.

Pavyzdinė Protokolo Struktūra

Pavyzdinė protokolo struktūra:

• Susirinkimo data, laikas ir vieta
• Dalyvaujantys asmenys (sąrašas)
• Darbotvarkė
• Svarstyti klausimai
• Priimti sprendimai (su balsavimo rezultatais)
• Susirinkimo pirmininko ir sekretoriaus parašai

Namo Bendrijos Valdybos Posėdžio Darbotvarkės Pavyzdys

Žemiau pateikiamas realus namo bendrijos valdybos posėdžio protokolo pavyzdys, iliustruojantis, kaip gali atrodyti darbotvarkė ir priimti sprendimai.

Protokolas Nr.

Bendrijoje yra 261 narys. Susirinkime dalyvauja - 75 nariai.

Išrinkti asmenys

• Į balsų skaičiavimo komisiją pasiūlyti: A. A., S. Š. , M.
• Susirinkimo pirmininku išrinktas - M. Deveikis, susirinkimo sekretoriumi - R. M.

Darbotvarkė ir Sprendimai

1. Naujų narių priėmimas.

   Valdybos pirmininkė pristato susirinkimui dalyvaujančius kandidatus: P. A., V. K., G. G., A. J., B. J. ir O. Š. Taip pat pristato kitus kandidatus - A. S. ir I. V. T. Lobodienė informuoja susirinkimą, kad prašymus priimti į narius viso pateikė 8 kandidatai.

   NUTARTA: Priimti į bendrijos narius: P. A., V. K., G. G., A. J., O. Š., B. J., A.S. ir I. V. Naujai priimti nariai įpareigojami per 10 dienų sumokėti stojimo į bendrijos narius mokestį bei mokestį už naudojimąsi bendrijos infrastruktūra už laikotarpį, kuriuo jie buvo ne bendrijos nariais.

2. Valdybos pirmininkės ataskaitinis pranešimas.

   Po pirmininkės pranešimo pateikiami klausimai dėl gatvių kadastrinių matavimo darbų eigos, dėl atliekų išvežimo. Valdybos pirmininkė paaiškina, kad gatvių kadastrinių matavimo darbai jau paskutiniame etape, ir šiais metais tas procesas bus baigtas. Pirmininkė pabrėžia, kad dėl biurokratinių reikalavimų labai ilgai tęsiasi bendrojo naudojimo sklypų projektavimo procesas, o kol neįteisintas sklypas prie kūdros, negalima pradėti naujo gręžinio projektavimo ir rengimo darbų.

   NUTARTA: Pritarti valdybos ataskaitai.

3. Revizijos komisijos akto svarstymas.

   Revizijos komisijos pirmininkas V. J. perskaito revizijos komisijos aktą (aktas pridedamas). Jis pažymi, kad bendrijos buhalterija vedama tvarkingai, vadovaujantis teisės aktuose nustatytais reikalavimais. Revizijos komisijos pirmininkas konstatuoja, kad bendrijos piniginės lėšos naudojamos efektyviai, bendrija skolų neturi.

   NUTARTA: Pritarti revizijos komisijos aktui.

4. Gatvių apšvietimo projekto rengimas.

   T. Lobodienė pasiūlo parengti sodininkų bendrijos gatvių apšvietimo projektą. Kai bus parengtas projektas su sąmata, bus galima priimti atitinkamus sprendimus dėl apšvietimo įrengimo Projekto parengimas preliminariais apskaičiavimais gali kainuoti apie 3000 eur.

   NUTARTA: Pritarti pasiūlymui rengti bendrijos gatvių apšvietimo projektą.

5. Asociacijos nario mokesčio svarstymas.

   Klausimą pristatanti T. L. pabrėžia, kad minėtos asociacijos vadovybė priėmė sprendimą padidinti asociacijos nario mokestį ir skaičiuoti jį pagal bendrijos narių skaičių. Valdybos pirmininkės nuomone, buvimas asociacijos nariu bendrijai apčiuopiamos naudos neduoda, o mokesčiai nuo š. m. Balsuojama dėl pasiūlymo priėmimo.

   NUTARTA: Atsisakyti narystės asociacijoje.

6. Mokesčių klausimai.

   Grupė bendrijos narių, turinčių sklypus palei Žaliųjų ežerų gatvę, susirinkusius informuoja, kad jų sklypų dydis yra 9 arai, iš kurių 4 arai patenka į gatvės apsauginę zoną, dar 2 arai- į aukštos įtampos elektros linijos laidų apsauginę zoną. Susirinkimo nariai išreiškia nepasitenkinimą dėl tokio prašymo. Bendrijos narys M. Z. pastebi, kad didesnius sklypus turi ne tik ta grupė narių, bet ir kiti nariai, tačiau jau anksčiau bendrijos narių susirinkimas nusprendė mokesčius skaičiuoti pagal sklypo dydį.

   NUTARTA: Grupės narių prašymo sumažinti mokesčius netenkinti.

7. Metinės pajamų - išlaidų sąmatos tvirtinimas.

   Valdybos narė B. Š. perskaito bendrijos valdybos pateiktą pajamų-išlaidų 2015-2016 metams sąmatos projektą.

   NUTARTA: 2015-2016 m. bendrijos metinę pajamų - išlaidų sąmatą ir bendrijos veiklos planą patvirtinti.

8. Valdybos rinkimai.

   Bendrijos narė B. Ž. pasako, kad dabartinė bendrijos valdyba dirba gerai, matosi jų darbo rezultatai. Ji pasiūlo palikti tą pačią valdybą ir jos pirmininkę, o valdybos narius, kurie, jau negali būti valdyboje,- perrinktiti. Daugelis iš vietų pritaria B. Ž. pasiūlymui bei siūlo valdybos pirmininkei dirbti ir sekančią kadenciją.

   NUTARTA: Bendrijos valdybos nariais išrinkti: T. Lobodienę, B. Šutienę, M. Jonušauską, G. Dulskį ir A. Janušauską. Bendrijos valdybos pirmininke išrinkti: T. Lobodienę. Revizijos komisijos nariais išrinkti : M. Mikšienę, V. Tamošiūnienę, D. Bankauskienę.

Laikantis šių reikalavimų, užtikrinamas sklandus ir teisėtas butų bendrijos valdymas, o visi sprendimai yra priimami atsižvelgiant į bendrijos narių interesus.

tags: #namo #bendrijos #valdybos #posedzio #darbotvarke