Kiekviena įmonė Lietuvoje susiduria su būtinybe tinkamai tvarkyti ir saugoti savo veiklos dokumentus. Šiame straipsnyje aptarsime, ką svarbu žinoti apie reikalavimus įmonės archyvui ir apskaitos dokumentų saugojimo reikalavimus Lietuvoje. Aptarsime bendrąsias nuostatas, saugojimo reikalavimus ir terminus, atsižvelgiant į Lietuvos Respublikos įstatymus ir kitus teisės aktus.
Bendrosios Nuostatos
Kaip tinkamai saugoti įmonės apskaitos dokumentus, organizuoti apskaitą, atsakingas įmonės vadovas. Aišku, vadovas pats neatliks darbų, susijusių su apskaitos dokumentų parengimu saugojimui ir dokumentų saugojimu. Kaip tvarkyti įmonės dokumentus ir kaip juos saugoti, turi rūpintis įmonės darbuotojas, kuris arba specialiai priimtas tam darbui, arba atlieka jį turėdamas ir kitų pareigų. Toks darbuotojas turi būti skirtas įmonės vadovo įsakymu, kuriame tiksliai apibrėžtos jo pareigos.
Dažniausiai į tokias pareigas skiriamas asmuo, išmanantis dokumentų rengimą, dokumentų parengimą saugojimui ir jų saugojimo reikalavimus. Neretai šios pareigos tenka biuro administratorei.
Įmonių dokumentų saugojimo bendrieji terminai nustatyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 str. 1 dalyje. Konkretūs saugojimo terminai nustatyti Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 patvirtintoje Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklėje.
Dar vienas svarbus dokumentų saugojimą reglamentuojantis teisės aktas - Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 12 28 įsakymas Nr. 88 „Dėl dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“. Šiuo įsakymu patvirtintos dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės reglamentuoja einamąjį dokumentų saugojimą, bylų formavimą, įmonės dokumentacijos plano ir dokumentų, perduodamų saugoti į įmonės archyvą, bylų apyrašo sudarymą. Nors šių taisyklių reikalavimai privatiems juridiniams asmenims yra tik rekomendacinio pobūdžio, tačiau į juos vertėtų atkreipti dėmesį.
Visi ūkio subjektai savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės aktuose nustatytą laiką. Reikėtų atkreipti dėmesį ir į Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio nustatytus reikalavimus dokumentams saugoti.
Privatūs juridiniai asmenys privalo:
- Saugoti dokumentus patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertindami galimus rizikos veiksnius.
- Išsaugoti savo veiklos dokumentus teisės aktų nustatytą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės.
- Užtikrinti, kad turimi elektroniniai ir kiti dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką.
Dokumentų Saugojimo Reikalavimai
Dokumentų saugojimas patikimoje ir saugioje aplinkoje: Tai reiškia, kad vieta, kurioje saugomi apskaitos dokumentai, turi būti pritaikyta dokumentams saugoti. Jeigu įmonė archyvui skiria atskirą patalpą, geriausia, kad į tokią patalpą nepatektų dienos šviesa arba kad dokumentai būtų apsaugoti nuo tiesioginių saulės spindulių. Pageidautina, kad archyve būtų palaikoma pastovi temperatūra, patalpa būtų sausa ir gerai vėdinama.
Parenkant patalpas archyvui, būtina atsižvelgti ir į vidaus vandentiekio bei kanalizacijos tinklų išdėstymą - kuo jie toliau, tuo geriau. Dokumentų bylos turi būti dedamos į stelažus ir spintas. Nepatartina jų laikyti ant grindų.
Intensyvus dirbtinis apšvietimas archyvo patalpose nebūtinas, pakanka tokio, kad būtų galima įskaityti bylų pavadinimus, tačiau elektros lemputės turi turėti storo stiklo ir metalo grotelių gaubtus, kad joms sprogus nekiltų gaisras. Įrengiant archyvą turi būti imamasi visų priešgaisrinės saugos priemonių.
Jeigu archyvui paskiriama patalpa pirmame aukšte, ant langų pravartu įrengti grotas ar apsaugines žaliuzes. Archyvo durys turi būti rakinamos, raktas turi būti pas už dokumentų saugojimą atsakingą asmenį.
Kadangi 90 proc. įmonių dokumentus saugo ne specialioje dokumentams saugoti skirtoje patalpoje - archyve, o buhalterijoje, tokiu atveju turi būti sudarytos visos sąlygos išsaugoti įmonės dokumentus (atskira nedegi rakinama spinta, kurioje laikomi tik dokumentai, raktą nuo spintos turi tik atsakingas asmuo ir įmonės vadovas ir pan.).
Dokumentų saugojimas teisės aktų nustatytą laiką: Bendras apkaitos dokumentų saugojimo terminas - 10 metų, tačiau kai kurie apskaitos dokumentai turi būti saugomi ir ilgau, pavyzdžiui, darbo užmokesčio apskaitos dokumentai turi būti saugomi 50 metų.
Elektroninių dokumentų saugojimas: Užtikrinti, kad turimi elektroniniai ir kiti dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Kartu su šiais dokumentais turi būti saugoma ir kontekstinė informacija.
Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 19 str. 1 dalys nustato, kad Apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai iki finansinių ataskaitų patvirtinimo saugomi ūkio subjekto vadovo nustatyta tvarka, kuri turi numatyti priemones, užtikrinančias dokumentų saugumą.
Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 19 str. 2 dalyje nustatyta, kad patvirtinus finansines ataskaitas, apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai saugomi ūkio subjekto vadovo nustatyta tvarka, laikantis Archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatytų dokumentų saugojimo terminų. Patvirtinus metines finansines ataskaitas, būtina sutvarkyti praėjusių metų apskaitos dokumentus ir parengti dokumentų bylas saugoti toliau.
Tai reiškia, kad apskaitos dokumentai turi būti susiūti (įrišti) į bylas, lapai sunumeruoti, o paskutiniame bylos lape nurodytas lapų skaičius. Tinkamai parengus apskaitos dokumentų bylas, surašomas bylų perėmimo aktas. Šio dokumento paskirtis - nurodyti, kas ir kokias bylas parengė saugoti ir kas jas priėmė toliau saugoti. Priėmęs dokumentų bylas atsakingas už dokumentų saugojimą įmonės darbuotojas turi patikrinti, ar bendras pagal aktus perduodamų į įmonės archyvą bylų skaičius atitinka perduodamų į įmonės archyvą bylų skaičių pagal suvestinės duomenis.
Jei šie reikalavimai nėra nustatyti, dokumentų saugojimo terminai nustatomi atsižvelgiant į valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus.
Dokumentų Saugojimo Terminai
Kiek laiko reikia saugoti įstaigos dokumentus? Dokumentų saugojimo terminai yra nustatyti Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklėje, patvirtintoje Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100. Šioje rodyklėje apibrėžiami minimalūs saugojimo terminai bendrųjų dokumentų, kurie parengiami didžiojoje dalyje įvairaus tipo įstaigų - tiek valstybinių, tiek privačių - veikloje.
Tačiau esama ir rodyklių, apibrėžiančių specifinių viešojo administravimo sričių ar funkcijų dokumentų saugojimo terminus, pvz., bendrojo lavinimo mokyklų, notarų, antstolių, teismų, „Sodros“, policijos įstaigų ir pan.
Didžioji dalis dokumentų, kuriuos parengia įstaigos, yra iš finansinio ir kito turto valdymo srities, ir daugumos jų saugojimo terminas yra 10 metų. Tai trumpas saugojimo laikotarpis, tačiau jis pakankamai ilgas, kad šio tipo dokumentai būtų kaupiami darbuotojų darbo vietose.
Ilgai saugomi (50 m.) dokumentai yra susiję su darbo santykiais ir darbo užmokesčio apskaita. Šie dokumentai sudaro mažesniąją įmonių dokumentacijos dalį, tačiau jai keliami aukštesni sutvarkymo, apskaitos bei saugojimo reikalavimai.
Pavyzdžiai Ilgai Saugomų Dokumentų:
- Įsakymai personalo valdymo klausimais (dėl priėmimo į pareigas, perkėlimo, pavadavimo, atleidimo iš pareigų, darbo užmokesčio, atostogų vaikui prižiūrėti, tėvystės atostogų).
- Darbuotojų asmeninės sąskaitos arba atlyginimų priskaičiavimo žiniaraščiai (jei asmens sąskaitos pateikiamos ne visų darbuotojų, tada paliekami ir žiniaraščiai).
- Darbuotojų darbo sutartys ir jų priedai (susitarimai dėl papildomų darbo sutarties sąlygų ir kita).
- Darbo sutarčių registracijos žurnalas.
- Įsakymų registracijos žurnalas.
- Asmens kortelės.
- Nelaimingų atsitikimų aktai ir jų tyrimo dokumentai.
- Nelaimingų atsitikimų registracijos žurnalai.
- Autorinės, atlikėjo intelektinių paslaugų teikimo sutartys, darbų (kūrinių) priėmimo aktai (saugomi 50 metų pasibaigus sutarčiai, 10 metų - iki 2008 m.
Pirkimo procedūrų dokumentų saugojimo terminai:
- Pirkimo procedūrų dokumentai - ne trumpiau kaip 4 metus.
- Preliminariosios sutartys, pirkimo sutartys, jų pakeitimai ir su jų vykdymu susiję dokumentai - ne trumpiau kaip 4 metus nuo pirkimo sutarties įvykdymo.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nurodoma, kad įstaigos bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų užbaigimo. Pvz., 2014 m. Įmonės kasdien parengia ir gauna dokumentus, kurie kaupiami segtuvuose darbuotojų darbo vietose. Pasibaigus kalendoriniams metams, iškyla poreikis ankstesnių metų dokumentus perkelti į archyvą, nes jų prisireikia rečiau, o vietoje jų kaupiasi nauji dokumentai.
Jei tinkamai nesurūšiuotos ir nepažymėtos bylos be sąrašų kaupiasi archyve, ilgainiui darosi sunku rasti reikiamą dokumentą. Perkėlus saugojimui neparuoštus dokumentus į archyvą, tampa sunku atskirti ilgai ir trumpai saugomas bylas, todėl nemaža dalis dokumentų saugomi ilgiau, nei įstatymais nustatytas terminas.
Todėl itin svarbu suskirstyti dokumentus į bylas pagal saugojimo terminus ir rūšis, parengti jų sąrašus bei apyrašus, siekiant tolesnio efektyvaus įstaigos dokumentų saugojimo archyve.
LR Dokumentų ir archyvų įstatymo 2 str. dokumentų saugojimo paslaugą apibrėžia taip: tai „kitų asmenų dokumentų saugojimas specialiose saugyklose pagal licencijos turėtojo sutartinius įsipareigojimus ir teisės aktų nustatytus reikalavimus, siekiant užtikrinti saugomų dokumentų autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą jų saugojimo laiką”. Tai licencijuojama paslauga, kurią teikiančios įstaigos privalo įrengti dokumentų saugyklas pagal Dokumentų saugojimo taisyklių, patvirtintų 2011 m. gruodžio 28 d. Vyriausiojo archyvaro įsakymu Nr. V-157, reikalavimus.
Nuo 2024 m. spalio 1 d. pradėta taikyti atnaujinta Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė, kuri pakeitė ankstesnę Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę. Naujojoje rodyklėje buvo patikslinti ir sutrumpinti kai kurių dokumentų saugojimo laikotarpiai, pašalinti nereikalingi dokumentai bei įtraukti nauji. Šie pakeitimai taikomi ir anksčiau sudarytiems dokumentams, jei jų saugojimo procesas dar nėra pasibaigęs. Naujoji rodyklė yra privaloma tiek viešojo sektoriaus įstaigoms, tiek privačioms įmonėms.
Svarbiausi pakeitimai:
- Dokumentų pavadinimų keitimai: Bendroji dokumentų saugojimo rodyklė pervadinta į Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklę.
- Saugojimo terminų sutrumpinimas:
- Sprendimai dėl prastovų: vadovo priimti sprendimai dėl prastovų turi būti saugomi mažiausiai 50 metų (anksčiau tokių sprendimų rodyklėje nebuvo).
- Atostogų ir darbo grafikai: dabar turi būti saugomi 3 metus (anksčiau atostogų grafikai saugoti 1 metus, o kai kurie kiti grafikai apskritai nebuvo reglamentuoti).
- Komandiruočių ataskaitos: saugomos 3 metus (buvo 5 metai).
- Asmens bylos: saugomos 3 metus po darbo santykių pabaigos (anksčiau - 10 metų).
- Neįsigaliojusios darbo sutartys: saugomos 3 metus, o galiojančios - 50 metų.
- Darbuotojų saugos ir sveikatos dokumentai: jų apskaitos žurnalai saugomi 3 metus (anksčiau - 10 metų).
- Periodinių sveikatos tikrinimų dokumentai: saugomi 3 metus po darbo santykių pabaigos (anksčiau nebuvo reglamentuoti).
- Finansinės ataskaitos: tarpinės saugomos 5 metus, metinės - 10 metų (be pokyčių).
- Darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai: vienas pagrindinis dokumentas turi būti saugomas 50 metų, kiti - bent 10 metų.
- NPD prašymai: saugomi 3 metus (buvo 10 metų).
- Susirašinėjimo dokumentai: nustatytas vieningas 3 metų saugojimo terminas (anksčiau - 5 metai).
- Teismų ir ginčų dokumentai: saugomi 5 metus po sprendimo (anksčiau - 1 metus).
- Asmens duomenų tvarkymo sutikimai: saugomi 2 metus (buvo 1 metai).
Svarbu žinoti: Jei organizacijos vidaus norminiai teisės aktai nustato ilgesnius saugojimo terminus, juos galima sutrumpinti, tačiau būtina atitinkamai pakeisti organizacijos vidinius reglamentus.
Atkreiptinas dėmesys, kad kai kurie dokumentų saugojimo reikalavimai ne tik sutrumpėjo, bet ir buvo papildyti naujais dokumentų tipais. Naujoji rodyklė supaprastina dokumentų administravimą ir leidžia įmonėms efektyviau tvarkyti savo archyvus.
Įstaigos vadovas atsako, kad jo vadovaujamos organizacijos dokumentai būtų išsaugomi reikiamą terminą. Remiantis LR Civilinio kodekso 2.4 str. 3 dalimi, „kiekvienas asmuo, kuris verčiasi verslu ar profesine veikla, privalo tvarkyti savo turtą ir visa kita, kas susiję su jo verslu ar profesine veikla, taip pat saugoti dokumentus ir kitą informaciją apie savo turtą, verslą ar profesinę veiklą taip, kad kiekvienas turintis teisinį interesą asmuo bet kada galėtų gauti visapusišką informaciją apie to asmens turtines teises ir pareigas“.
Institucijos ar įstaigos vadovo sprendimu, jei konkrečių dokumentų saugojimo terminas teisės aktais nėra nustatytas. Tokia nuostata grindžiama Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies nuostata, kad valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys veiklos dokumentų saugojimo terminus nustato vadovaudamiesi įstatymų ir kitų teisės norminių aktų reikalavimais.
Taigi pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies nuostatas, valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys veiklos dokumentų saugojimo terminus nustato vadovaudamiesi įstatymų ir kitų teisės norminių aktų reikalavimais.
Konsultacijos dėl likviduojamų juridinių asmenų veiklos dokumentų perdavimo į Archyvą, iš anksto suderinus laiką, teikiamos darbo dienomis nuo 9.00 iki 12.00 val. ir nuo 13.00 iki 17.00 val., adresu: Ašigalio g. Sutvarkyti archyviniai dokumentai priimami iš anksto suderinus laiką, adresu: Ašigalio g. 3.
Vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 16 ir 17 straipsnių nuostatomis, saugojimui turi būti perduoti visi likviduojamo juridinio asmens veiklos dokumentai, kurių saugojimo terminas, nustatytas teisės aktuose, nėra pasibaigęs.
Privalomi dokumentų saugojimo terminai yra nustatyti Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu patvirtintoje Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklėje.
Perduodami Savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės veiklos dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į apskaitą Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118, nustatyta tvarka.
Perduodami likviduojamų viešųjų ar privačių juridinių asmenų, užsienio juridinių asmenų, nevalstybinių ar kitų organizacijų veiklą nutraukusių filialų ar atstovybių (toliau - juridiniai asmenys) veiklos dokumentai, kurių norminių teisės aktų nustatytas saugojimo terminas nėra pasibaigęs, turi būti sutvarkyti ir įrašyti į apskaitą pagal Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-154, nustatyta tvarka.
Likviduojamų juridinių asmenų dokumentai saugoti perduodami ir pažymos likviduojamiems juridiniams asmenims išregistruoti iš Juridinių asmenų registro išduodamos vadovaujantis likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarka, nustatyta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 27 d. įsakyme Nr. V-156.
Vaizdo ir (ar) garso dokumentai ar elektroniniai dokumentai, sudaryti pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro suderintas ar jo patvirtintas elektroninio dokumento specifikacijas, ar kiti skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai toliau saugoti gali būti perduodami įrašyti į išorines duomenų laikmenas arba naudojantis informacinių technologijų priemonėmis.
Kauno miesto savivaldybės administracijos Dokumentų skyriaus Archyvų poskyris neteikia likviduojamų juridinių asmenų veiklos dokumentų tvarkymo paslaugų.
Faktiškai perėmus pateiktame prašyme nurodytus dokumentus ir įvertinus likvidatoriaus pateiktą informaciją (jei tokia informacija turėjo būti pateikta ir jei likvidatorius perduotinų dokumentų neturi) likviduojamam juridiniam asmeniui išregistruoti iš Juridinių asmenų registro išduodama pažyma, patvirtinanti, kad dokumentai perduoti toliau saugoti.
Pažyma apie saugoti perduotus likviduojamo juridinio asmens dokumentus parengiama elektroniniu formatu (elektroninio dokumento specifikacija - ADOC-V1.0), elektroninio ryšio priemonėmis pateikiama Registrų centrui ir likvidatoriui jo prašyme nurodytu el. paštu. Papildomai pristatyti el. pažymos į Registrų centrą nereikia.
Įsipareigoję saugoti įstaigų dokumentus, mes pasirašome sutartį, kuria prisiimame atsakomybę už dokumentų saugumą, informacijos konfidencialumą ir tinkamas saugojimo sąlygas. Pasirašius dokumentų pasaugos sutartį, mūsų įmonė parengia dokumentų perdavimo-priėmimo saugoti aktą, ir jį patvirtinus užsakovui, transportuoja dokumentus į saugyklą. Priimant dokumentus, sutikrinama, ar perduoti dokumentai atitinka apskaitos dokumentus bei aktą, nurodoma, kiek bėginių metrų saugyklos lentynose užims perduoti dokumentai.
Kas mėnesį išrašoma sąskaita pagal saugomų dokumentų kiekį ir sutartyje sutartą įkainį. Kasmet, pasibaigus dalies dokumentų saugojimo terminui, mūsų įmonės darbuotojai parengia dokumentų naikinimo aktą, ir jį patvirtinus užsakovo vadovui, dokumentus sunaikina saugiu būdu.
Įgalioti užsakovo asmenys ar darbuotojai, prisijungę per prieigą klientams mūsų svetainėje, gali užpildyti užklausos formą, pagal kurią mūsų darbuotojai suras norimą dokumentą ir pateiks jį prašoma forma (elektroniniu būdu arba originalą paštu ar per kurjerį, per sutartą pateikimo laiką). Dokumento kopijos ar originalo pateikimo laikas gali būti skubus (per 3-8 darbo valandas) arba neskubus (per 1-2 darbo dienas).
UAB „Archyvita“ turi licencijuotas dokumentų saugyklas ir saugo klientų dokumentus jau 10 metų. Šiuo metu mes turime įrengę licencijuotas dokumentų saugyklas Kaune ir Vilniuje, kurių bendras plotas sudaro 2744,65 kv.m. Dokumentų saugyklos atitinka apsaugos nuo gaisro, įsilaužimo, apšvietimo, drėgmės ir temperatūros reikalavimus. UAB „Archyvita“ įdiegta dokumentų valdymo tvarka, kuri atitinka ISO 27001 informacijos apsaugos valdymo reikalavimus.
Svarbu! Nuo 2024 m. spalio 1 d. pradėta taikyti atnaujinta Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė. Įstaigos vadovas atsako, kad jo vadovaujamos organizacijos dokumentai būtų išsaugomi reikiamą terminą.
Nuoroda į Teisės aktą: Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė.