Asmeninei karjerai ir įmonės sėkmei didelės įtakos turinčios situacijos, kai tenka kalbėti viešai, yra daugelio įmonių darbuotojų kasdienybė. Neretai kalbėtojui keliami sunkūs, itin svarbūs uždaviniai, informaciją tenka pristatyti labai užimtiems asmenims, todėl prezentacija privalo būti kruopščiai parengta ir apgalvota. Prezentacija - tai formalus kalbėjimas vienam ar daugiau žmonių, kurio metu aiškiai, laikantis tam tikros struktūros pristatomos idėjos ar informacija. Literatūroje gausu patarimų, kaip paruošti kokybišką prezentaciją, kuri padėtų jums pasiekti savo tikslus.
Pagrindiniai Prezentacijos Elementai
Sėkminga prezentacija - tai įtaigi, auditorijos dėmesį prikaustanti istorija. Kaip ir kiekviena istorija, jūsų kalba turi turėti tris pagrindines dalis: įžangą, dėstymą ir pabaigą (papildomai - klausimai). Specialistai pabrėžia pakartojimo svarbą prezentacijoje.
Įžanga
Kai kurių specialistų nuomone, tai bene svarbiausia prezentacijos dalis. Nuo jos sėkmės priklauso pirmasis - ir dažnai lemtingas - auditorijai paliekamas įspūdis. Taigi reikėtų pasistengti, kad ji būtų nepriekaištinga, t. y. tiksli, aiški, suteikianti klausytojams visą pradžioje žinotiną informaciją, bet kartu ne per daug ištęsta, ir, be abejo, skatinanti susidomėjimą.
Dėstymas
Tai prezentacijos esmė. Po gerai paruoštos, sėkmingos įžangos dėstymas taip pat turėtų vykti sklandžiai, jei tik turės aiškią, logišką struktūrą, bus tinkamai naudojamos vaizdinės priemonės.
Pabaiga
Ši dalis skirta išsakytoms mintims apibendrinti (jei reikia, pateikiamos rekomendacijos, raginama veikti), padėkoti auditorijai, paskatinti klausytojus užduoti klausimus. Pabaigoje patartina apibendrinti tik svarbiausias mintis, vengiant per daug išsiplėsti. Jei jūsų prezentacija skirta pasiūlymui pristatyti (pvz., norima parduoti produktą ar paslaugą, pasiūlyti tam tikrą veiksmų planą), nesuklysite aiškiai įvardiję, ko siekiate.
Paprastumas ir Aiškumas
Jei norite, kad auditorija jus suprastų, kalba turi būti paprasta ir aiški. Tai pirmiausia reiškia trumpų sakinių ir žodžių vartojimą. Laikantis šios taisyklės, kalba bus sklandesnė ir gyvesnė, klausytojams bus lengviau suvokti ir apdoroti pateikiamą informaciją. Labai svarbu vengti žargono, jei nesate visiškai tikri, kad auditorija jį supras. Sudėtingi tarptautiniai žodžiai, siauros specializacijos terminai priimtini tik tuo atveju, jei kalbama atitinkamos srities profesionalams. Nepritaikytas auditorijai žodynas ne tik nepadeda sukurti solidumo ir erudicijos įspūdžio, bet ir labai sumažina klausytojų dėmesingumą, kuris yra vienas iš kertinių bet kokios prezentacijos sėkmės elementų.
Taisyklingumas
Be abejo, būtina skirti pakankamai dėmesi kalbos taisyklingumui, pagalbinės medžiagos rašybos kokybei. Remiantis tyrimų duomenimis, rašybos klaidos paprastai auditorijos vertinamos ne kaip atidumo stoka, o kaip nepakankamos kompetencijos požymis.
Vadinamieji „kelio ženklai“ (angl. signposting)
Tai specialios frazės ar intarpai, padedantys auditorijai orientuotis jūsų prezentacijos struktūroje. Važiuodami automobiliu žinome, kur esame ir kur link judame, nes matome kelių, namų numerius, kryptį nurodančius ženklus. Prezentacijos metu maršrutą „ženklina“ kalbėtojas.
Taisyklė „4×4“: Teksto Kiekis Skaidrėse
Ko gero, niekas taip neapsunkina auditorijos, kaip smulkiu šriftu prirašytos skaidrės. Skaidrių paskirtis - pabrėžti, iliustruoti kalbėtojo žodžius, todėl geriausia, kai jose dominuoja paveikslėliai, schemos, lentelės, o kur reikalingas tekstas, jo naudojama ne daugiau kaip keturios eilutės po keturis žodžius. Labiau nei įprastiniai sakiniai tinka punktai, antraštinės frazės.
Neperkrautos skaidrės labai svarbu auditorijos dėmesingumui ir gebėjimui įsisavinti informaciją - jei vienoje skaidrėje pateikiama daugiau nei viena mintis, klausytojai neišvengiamai pradeda rinktis svarbiausius teiginius, sunkiai išlaiko dėmesį.
Skaidrių Apipavidalinimas
Patartina vengti dėmesį blaškančių įmantrių raštų, ryškių spalvų. Rinkitės paprastą, geriausia - baltą foną ir juodą „Times new Roman“ arba „Tahoma“ šriftą. Visada pagalvokite, ar tekstas bus įskaitomas ir toliausiai sėdintiems klausytojams.
Vaizdinė Medžiaga
Atminkite, kad net 80 procentų informacijos pasiekia mūsų smegenis per regą. Taigi vaizdinė medžiaga yra itin efektyvi komunikacijos priemonė, kuriai paruošti iš tiesų verta nepagailėti laiko. Lygiai taip pat svarbu neapsunkinti auditorijos per dideliu informacijos srautu. Komunikacija neįmanoma be supratimo, tad tiek kalbėdami, tiek ir pasitelkdami vaizdines priemones nepateikite daugiau informacijos nei klausytojai gali suprasti - schemos, paveikslėliai, diagramos neturi būti perkrautos, joms peržiūrėti ir suvokti turi būti skiriama pakankamai laiko.
Pateikiant informaciją skaidrėse, svarbu yra geras matomumas. Informacijos demonstravimui reikia parinkti tinkamą šriftą. Tekstas skaidrėse turi būti ne mažesnis nei 24 pt. Vengti tekstą spausdinti didžiosiomis raidėmis, nes jų skaitymas 30 proc. Teksto skaitymą apsunkina įmantrūs, nors ir puošnūs, rašmenys bei daug įvairių šriftų naudojimas. Skaidrėse patartina rašyti trumpesnius žodžius. Trumpesni sakiniai (iki 7 žodžių) lengviau suvokiami. Ilgesnius tekstus reikia vizualiai padalinti į frazes. Tekstams struktūruoti naudojami skirsniai (bullets). Tekstas turi būti aiškios struktūros ir išlygintas į kairę pusę. Norint pabrėžti tam tikro žodžio (teksto) svarbą, jis pastorinamas, pakreipiamas, arba išskiriamas kita spalva. Skaidrėse turi derintis piešinys, fonas, tekstas, šešėlis, kontrastas.
Teksto ir fono kontrastas yra vienas svarbiausių įskaitomumo faktorių. Kuo didesnis kontrastas, tuo lengviau įskaitomas tekstas. Tekstas turi būti vienspalvis, patartina naudoti šešėlius. Nerekomenduojama naudoti pereinančių spalvų ar paveikslėlio.
Spalvų parinkimas yra nepaprastai svarbus skaidrių turinio supratimui. Daugumai žmonių raudona spalva asocijuojasi su ugnimi, šiluma, ji gali sujaudinti, suerzinti. Ji naudojama negatyvioms sąvokoms išreikšti - nuostoliams, paklaidoms. Be to, iš toli raudona spalva yra blogiau matoma. Tokį patį efektą sukelia ir violetinė spalva. Kitos spalvos yra lengviau pritaikomas pateikčiai ir jos turėtų būti parenkamos pagal auditoriją, kuri klausys pranešimo. Pavyzdžiui, geltona spalva žadina žvalumą, formuoja jaukumą, džiaugsmingą nuotaiką. Žalia ir žydra - ramina.
3 stebuklingi nuostabių pristatymų ingredientai | Phil WAKNELL | TEDxSaclay
Lentelė: Pagrindinės Skaidrių Dizaino Rekomendacijos
| Elementas | Rekomendacijos |
|---|---|
| Teksto kiekis | Ne daugiau kaip 4 eilutės po 4 žodžius |
| Šriftas | Paprastas, įskaitomas (pvz., Times New Roman, Tahoma), ne mažesnis nei 24 pt |
| Fonas | Paprastas, neutralus (pvz., baltas) |
| Spalvos | Kontrastingos, bet ne blaškančios |
| Vaizdinė medžiaga | Kokybiška, aktuali, neperkrauta |
Laikantis šių rekomendacijų, jūsų prezentacija bus aiški, įtaigi ir lengvai suprantama auditorijai.