Planuoti laiką patartina tiems, kurie skundžiasi nieko nespėjantys ar jaučiantys įtampą. Svarbu žinoti paprasčiausius principus, kaip tai padaryti. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip efektyviai susitarti susitikimus įvairiose situacijose, pradedant nuo akademinių susitikimų ir baigiant verslo derybomis. Straipsnyje pateikiami konkretūs pavyzdžiai ir patarimai, kurie padės skaitytojams sėkmingai organizuoti susitikimus, atsižvelgiant į skirtingus poreikius ir aplinkybes.
Pavyzdinė susitikimo darbotvarkė
Susitikimo Planavimas: Žingsnis po Žingsnio
Efektyvus susitikimo planavimas yra raktas į sėkmingą susitikimą. Štai keletas žingsnių, kuriuos verta apsvarstyti planuojant susitikimą:
- Tikslas. Prieš planuojant susitikimą, svarbu aiškiai apibrėžti jo tikslą. Ko norite pasiekti susitikimo metu? Ar tai informacijos pasidalinimas, problemų sprendimas, ar sprendimų priėmimas?
- Dalyviai. Nuspręskite, kas turėtų dalyvauti susitikime. Įsitikinkite, kad įtraukėte visus, kuriems reikia dalyvauti, ir tik tuos, kurie tikrai būtini.
- Laikas ir Vieta. Pasirinkite tinkamą laiką ir vietą susitikimui. Atsižvelkite į dalyvių užimtumą ir patogumą. Jei susitikimas vyksta nuotoliniu būdu, pasirūpinkite tinkama platforma ir įsitikinkite, kad visi dalyviai turi prieigą.
- Darbotvarkė. Parengkite darbotvarkę ir išsiųskite ją dalyviams iš anksto. Tai padės visiems pasiruošti ir užtikrins, kad susitikimas būtų produktyvus.
- Pranešimai. Jei reikia, paprašykite dalyvių parengti pranešimus ar prezentacijas. Tai padės sutaupyti laiko susitikimo metu ir užtikrins, kad visi būtų informuoti.
Susitikimo Tipai ir Specifika
Skirtingi susitikimo tipai reikalauja skirtingo požiūrio. Štai keletas pavyzdžių:
Akademiniai Susitikimai
Akademiniai susitikimai gali apimti susitikimus su dėstytojais, konsultacijas dėl mokslinių tyrimų ar dalyvavimą seminaruose. Spalio 10 d. gimnazijos abiturientai, Inžinerinės klasės dalyviai, vyko į susitikimą su Vytauto Didžiojo universiteto Žemės ūkio akademijos atstovais ir Rokiškio rajono verslininkais. Susitikimas vyko Rokiškio profesinio mokymo centre, kur susirinko ir Juodupės bei Kamajų gimnazijų 12-okai. Universiteto marketingo koordinatorė Deimena Montvydaitė pristatė studijų programas, minimalius reikalavimus stojantiesiems. Profesorius dr. Jonas Čėsna teiravosi abiturientų, kokios pagalbos jiems reikėtų planuojant studijas ŽŪA. Rokiškio verslo klubo prezidentas Irmantas Tervydis akcentavo inžinierių trūkumą ir kvietė baigus studijas grįžti į rajono verslo įmones. Stambiausios rajono verslo įmonės įsteigė stipendijas būsimiems studentams ir siūlė stipendijų, ir rėmimo galimybes pasirašant trišales sutartis. Susitikimas buvo labai konstruktyvus ir reikalingas. 12-okai pasiryžę siekti savo svajonės ir ne mažesnio nei 5.4 stojamojo balo.
Verslo Susitikimai
Verslo susitikimai dažnai reikalauja daugiau formalumo ir pasiruošimo. Svarbu laikytis darbotvarkės, būti punktualiam ir profesionaliam.
Pavyzdys: Planuojant susitikimą su potencialiais investuotojais, svarbu parengti išsamų verslo planą ir pristatymą. Susitikimo metu būtina aiškiai ir glaustai pristatyti verslo idėją, finansinius rodiklius ir grąžos perspektyvas.
Neformalūs Susitikimai
Neformalūs susitikimai, tokie kaip susitikimai su draugais ar šeimos nariais, dažnai nereikalauja didelio planavimo.
Elektroninis Paštas: Pagrindinis Įrankis Susitarimui
Elektroninis paštas yra vienas iš pagrindinių įrankių susitariant susitikimus. Štai keletas patarimų, kaip efektyviai naudoti elektroninį paštą:
- Aiškus Temos Laukelis. Temos laukelyje aiškiai nurodykite, kad tai yra susitikimo prašymas. Pavyzdžiui, "Susitikimo Prašymas: Projektas X Aptarimas".
- Trumpas ir Konkretus Tekstas. Laiške trumpai paaiškinkite susitikimo tikslą, siūlomą laiką ir vietą.
- Keli Variantai. Jei įmanoma, pasiūlykite kelis susitikimo laiko variantus, kad dalyviai galėtų pasirinkti jiems patogiausią.
- Patvirtinimas. Paprašykite dalyvių patvirtinti, ar jie galės dalyvauti susitikime.
Pavyzdys:
Tema: Susitikimo Prašymas: Projektas "Alfa" Aptarimas
Gerbiamas (-a) [Vardas Pavardė],
Rašau Jums, norėdamas (-a) susitarti susitikimą dėl projekto "Alfa" aptarimo. Susitikimo metu norėtume aptarti projekto eigą, iškilusias problemas ir tolesnius veiksmus.
Siūlau susitikti vienu iš šių laikų:
- Lapkričio 20 d., 10:00 val.
- Lapkričio 21 d., 14:00 val.
- Lapkričio 22 d., 11:00 val.
Susitikimas galėtų vykti [Vieta] arba nuotoliniu būdu per [Platforma].
Prašau patvirtinti, kuris laikas Jums tinka.
Ačiū už Jūsų laiką.
Pagarbiai,
[Jūsų Vardas Pavardė]
Telefoniniai Skambučiai: Greitas ir Efektyvus Būdas
Telefoniniai skambučiai gali būti greitas ir efektyvus būdas susitarti susitikimus, ypač jei reikia greitai suderinti laiką arba aptarti detales.
- Pasiruošimas. Prieš skambinant, pasiruoškite reikiamą informaciją ir galimus susitikimo laikus.
- Trumpas Pristatymas. Pradėkite skambutį trumpu prisistatymu ir paaiškinkite, kodėl skambinate.
- Konkretumas. Būkite konkretus dėl susitikimo tikslo ir siūlomų laikų.
- Lankstumas. Būkite lankstus ir pasiruošęs derėtis dėl susitikimo laiko.
Susitikimų Planavimo Įrankiai ir Programos
Yra daugybė įrankių ir programų, kurios gali padėti planuoti susitikimus. Štai keletas populiariausių:
- Google Calendar. Leidžia lengvai planuoti susitikimus, dalintis kalendoriumi su kitais ir gauti priminimus.
- Microsoft Outlook Calendar. Panašus į Google Calendar, bet integruotas su Microsoft Office paketu.
- Calendly. Leidžia kitiems žmonėms rezervuoti laiką Jūsų kalendoriuje pagal Jūsų nustatytą prieinamumą.
- Doodle. Padeda apklausti dalyvius dėl jiems tinkamiausio susitikimo laiko.
Susitikimo Eiga: Kaip Užtikrinti Produktyvumą
Kai susitikimas jau suplanuotas, svarbu užtikrinti, kad jis būtų produktyvus. Štai keletas patarimų:
- Laikykitės Darbotvarkės. Laikykitės iš anksto parengtos darbotvarkės. Tai padės išvengti nukrypimų nuo temos ir užtikrins, kad viskas būtų aptarta laiku.
- Aktyvus Dalyvavimas. Skatinkite visus dalyvius aktyviai dalyvauti susitikime. Užduokite klausimus, skatinkite diskusijas ir įtraukite visus į sprendimų priėmimą.
- Protokolas. Pasirūpinkite, kad kas nors užrašytų susitikimo protokolą. Protokolas padės prisiminti svarbiausius susitikimo punktus ir priimtus sprendimus.
- Veiksmai. Susitikimo pabaigoje aiškiai apibrėžkite tolesnius veiksmus ir atsakingus asmenis. Tai padės užtikrinti, kad priimti sprendimai būtų įgyvendinti.
Komunikacijos Svarba Susitariant Susitikimus
Efektyvi komunikacija yra būtina norint sėkmingai susitarti susitikimus. Svarbu būti aiškiu, mandagiu ir profesionaliu bendraujant su kitais.
- Klausykite Aktyviai. Klausykite aktyviai, ką sako kiti, ir atsakykite į jų klausimus ar rūpesčius.
- Būkite Mandagūs. Būkite mandagūs ir gerbkite kitų nuomonę, net jei nesutinkate su jais.
- Profesionalumas. Laikykitės profesionalaus tono ir stiliaus bendraujant su kolegomis ar klientais.
Konkretaus Susitikimo Pavyzdys: Rokiškio Gimnazijos Abiturientų Susitikimas
Panemunio g. 25, Pandėlio m., LT-42365 Rokiškio r., spalio 10 d. gimnazijos abiturientai, Inžinerinės klasės dalyviai, vyko į susitikimą su Vytauto Didžiojo universiteto Žemės ūkio akademijos atstovais ir Rokiškio rajono verslininkais. Šis susitikimas yra puikus pavyzdys, kaip galima suorganizuoti naudingą ir informatyvų susitikimą.
Susitikimas vyko Rokiškio profesinio mokymo centre, kur susirinko ir Juodupės bei Kamajų gimnazijų 12-okai. Universiteto marketingo koordinatorė Deimena Montvydaitė pristatė studijų programas, minimalius reikalavimus stojantiesiems. Profesorius dr. Jonas Čėsna teiravosi abiturientų, kokios pagalbos jiems reikėtų planuojant studijas ŽŪA. Rokiškio verslo klubo prezidentas Irmantas Tervydis akcentavo inžinierių trūkumą ir kvietė baigus studijas grįžti į rajono verslo įmones.
Laiko Planavimas: Būdas Išvengti Įtampos ir Pasiekti Tikslus
Bet kai kuriems žmonėms laiko planavimas atrodo nereikalingas, nes jie teisinasi neturintys tiek darbų, kad juos reikėtų iš anksto suplanuoti. Be to, pareigingumas ir kruopštumas taip pat suteikia galimybę neplanuoti veiklos, jeigu ji tapusi rutina.
„Pažįstu brandaus amžiaus įstaigos vadovę, kuri niekada neužsirašinėjo atliekamų darbų į lapelį ar kalendorių, bet viską laikė galvoje. Moteris patikino, jog viską atsimena.
Puiku, kad kai kurie žmonės moka planuoti galvoje, bet kitiems patarčiau užsirašinėti, ką turite veikti, kad nekartotumėte: „Oi, pamiršau. Teisingai, juk tarėmės.“ Toks užmaršumas atima daug energijos“, - patikino laiko planavimo mokytoju save vadinantis Saulius Bagdonas (33 m.).
Jeigu vis pamirštate, kad turėjote ką nors padaryti, arba dukart per dieną tenka vykti pro tą pačią vietą dėl to, kad nesuplanavote iš anksto visko atlikti, prarandate nemažai energijos ir laiko.
Pasižymėkite užrašų knygelėje, kalendoriuje, ką turite tądien nuveikti, arba tegul išmanusis telefonas jus įspėja nors prieš valandą priminimais.
Taip išsiugdysite įprotį planuoti laiką ir pažabosite užmaršumą, sutaupysite energijos.
Jeigu po kelių dienų ar savaitės turite susitikti su kokiu nors žmogumi, geriausia būtų, kad jį įtrauktumėte į savo laiko planavimą, tai yra persiųstumėte elektroninį laišką-priminimą, telefono žinutę ar susietumėte su automatiniu „Google“ kalendoriaus priminimu.
Juk ne visi, kurie su mumis susitaria, tvarkingai planuoja laiką, kiti tiesiog pamiršta susitarimą. Nors tokių nesusipratimų pasitaiko nedažnai, jie irgi eikvoja jūsų energiją, suryja laiko.
Lektoriui S.Bagdonui planuoti laiką padeda popierinis kalendorius, kuriame jis pasižymi darbus.
„Į jį žvilgtelėjęs labiau susitelkiu į darbus, be to, matau visą savo savaitę. Jaučiuosi atsipalaidavęs, kai popieriuje regiu išdėstytą dienotvarkę ir žinau, kiek kam laiko skirsiu.
Kitiems patariu rasti savą laiko planavimo sistemą, nebijoti išbandyti vienokios ar kitokios telefono programėlės ar įsigyti kalendorių. Jeigu kalendorius nepatiks, išmesite praėjus kiek laiko, bet rasite kitą sistemą“, - imtis pokyčių padrąsino pašnekovas.
Jeigu net kartą per mėnesį dėl prasto laiko planavimo praleisite susitikimą, dėl to nemenkai galite nukentėti.
Juk gali būti, kad dėl susitikimo turėjote važiuoti pusvalandį, bet jis neįvyko. Juk be reikalo skyrėte laiko, ištaškėte savo energiją.
Kuo galėtų pagelbėti laiko planavimas, pajusite iš karto pradėję tai daryti.
Pirma, taupote savo jėgas, nes nedarote tų darbų, kurių jums nereikia daryti. Jeigu sistemingai planuojate laiką, susirašote visus darbus, pamatote, kad kai kurie tų darbų - ne tokie svarbūs ar nebūtini.
Antra, planuodami darbus turėsite daugiau laisvo laiko ir jį galėsite praleisti kokybiškai. Jeigu žinote, kad dabar - laikas šeimai, būsite tik su artimaisiais, nes svarbius dienos darbus jau atlikote.
„Svarbiausia, kad planuodami laiką išsivaduosite nuo įtampos. Nors kiti sako, kad jiems laiko planavimas kelia stresą, atsakyčiau, kad taip negali būti.
Mat jei teisingai planuojate, dirbsite, sutelksite savo energiją ir nepatirsite streso“, - tikino S.Bagdonas.
Trečia, planuojant laiką lengviau pasiekti tikslą.
„Dažniausiai juk nutinka taip - jeigu žmogus nieko nedaro tikslingai, nieko ir nepadaro. Jis ko nors naiviai tikisi - mintyse surezga tikslą, bet jei nepasižymi kalendoriuje ir nesutelkia į tai savo jėgų, nelabai pasiseka įgyvendinti“, - priminė lektorius.
Neretai kiekvienas turime darbo vadovą, kuris mus spaudžia atlikti darbus ir pasiekti tam tikrus tikslus. Bet jeigu norime savo gyvenimo pokyčių ir nesugebame savęs paspausti, dažniausiai tie pokyčiai neįvyksta.
„Jeigu nesi pats sau viršininkas ir neplanuoji laiko, iškyla problemų siekiant tikslų.
Jeigu neturi vadovo, kolegų ar klientų, taip pat gali ir užstrigti tikėdamasis permainų“, - įsitikinęs S.Bagdonas.
Planuoti tolimus įvykius taip pat reikėtų, nors jiems reikšmės gali turėti įvairios nenumatytos situacijos. Ne veltui sakoma: jei turi mintį, turi ir rezultatą. Kam skirsite dėmesio, tai ir nutiks.
Todėl turėtumėte planuoti ir svarbius gyvenimo įvykius - vestuves, krikštynas. Bet jeigu per toli suplanuosite, gali nieko neįvykti, nes neretai vestuvės gali būti atšaukiamos dėl ligos, išsiskyrimo, mirties. Tačiau tokie atvejai retenybė, be to, tai - gyvenimo situacija, nuo kurios nemanoma pabėgti.
Kitas situacijas galima valdyti, nors keičiasi žmonės, darbai. Tačiau turėtume matyti, ką galime keisti.
„Elementarus laiko planavimas suteikia suvokimą, kur ir kada turėtumėte tuo metu būti, ką padaryti. Jeigu pasikeičia situacija, tarkime, kas nors gali vėluoti, reaguokite ramiai.
Normalu, jeigu užsirašėte pas kirpėją, o jis pranešė, kad ateitumėte pusvalandžiu vėliau, nes prieš tai vėlavo klientė. Į tai reaguoji - gali ateiti vėliau pusvalandį arba negali. Be to, rekomenduojama nesuplanuoti visos dienos, o suplanuoti ne daugiau nei 70 procentų laiko“, - patarė S.Bagdonas.
Net jeigu planuojate tik darbo laiką, taip pat planuokite 70 procentų kitą dalį palikdami netikėtiems įvykiams.
Juk lieka tikimybė, kad galite ilgiau užtrukti atlikdami kokią nors užduotį arba gali kilti kliūčių dėl kitų ir jūsų vėlavimo.
Jau vien tai, kad užsirašysite, kur nueiti, kam paskambinti ar kam nunešti kokį daiktą, jums padės susitelkti. Po to atsiras įgūdžiai, nes įsitikinsite, kiek užtrunka atlikti užduotį, kai esate energingiausi.
Juk vieniems geriausiai sunkiausius darbus sekasi atlikti rytą, kai reikia daugiausia dėmesio, tad vakarop geriau planuoti susitikimus. Tačiau būtų tiesiog puiku, jeigu žinotumėte, dėl ko planuojate laiką, kokių turite tikslų.
Asmeninio augimo trenere pasivadinusi Milda Sabienė (41 m.) įsitikinusi, kad tikslingai planuojant laiką galima įgyvendinti darbo projektus, norus ir svajones.
„Jeigu nėra tikslo, laiko planavimas užtikrina tik sukimąsi ir punktualumą. O kas iš to?“ - iškelti sau tikslus patarė lektorė.
Dienotvarkę sudarome dėl to, kad laiką skirtume prasmingai veiklai. Ir prasidėjus naujiems metams svarbu užsibrėžti tikslų, turėti svajonių.
M.Sabienė tai daro bene dešimtį metų - kas sausį pasvajoja, ko norėtų pasiekti ir ką svarbaus nuveikti.
„Tuomet labai aiškiai susidėlioja dalykai, kuriems teiksiu pirmenybę. Taip pat išryškėja svarbiausi darbai. Tai mane apsaugo nuo to, kad nepasiklysčiau smulkmenose. Yra nedidelių siekių, bet kryptingai dirbu dėl dviejų ar trijų metinių tikslų. Jie man prieš akis, tad žinau, kad per savaitę turiu padaryti du ar tris darbus dėl svarbiausių tikslų“, - tvirtino M.Sabienė.
Pernai M.Sabienė buvo užsibrėžusi išleisti Šeimos kalendorių, kuris palengvintų šeimoms planuoti laiką.
Tokio kalendoriaus ji norėjo pirmiausia dėl savo šeimos poreikių. Susitelkus į šį tikslą buitį palengvinantis leidinys buvo išleistas.
„Iš savo patirties pastebėjau, jog tam tikrais momentais pradėjau painiotis, kokiomis dienomis dukterys eina į būrelius, kada atostogos, kada išvykos. Kai pradėjo strigti šeimos reikalų derinimas, o dar tokiomis problemomis pasidalijo draugės, nutariau imtis kalendoriaus“, - pasakojo lektorė. M. Sabienė būsimą kalendorių nusibraižė popieriuje, kiekvieną dieną jį pildė pastabomis, po to užsibrėžė datą, kada norėtų, kad kalendorius išvystų dienos šviesą.
Lektorė savo sumanymą išdalijo į kelis etapus, kuriems skyrė nemažai dėmesio, tai yra sumanymą aptarė su dailininkais, maketuotojais, leidėjais. Tas projektas buvo įgyvendintas tikslingai suplanavus laiką ir darbus.
Bet ar žmogui patogu gyventi, jeigu užduotis visada turi atlikti laiku ir diena atrodo tarsi suspausta?
M.Sabienė patarė dienotvarkėje palikti vietos lyriniams nukrypimams. Jeigu lektorė turi susitikimą, būtinai jam dienotvarkėje numato kiek daugiau laiko, jei kartais jis užsitęstų.
Į papildomą laiką ji įskaičiuoja nuvykimą ir parvykimą. Tad taip planuodami greičiausiai niekada nevėluosite į susitikimus.
„Lygiai taip pat planuoju, kiek laiko skiriu pusryčiams, pietums ar vakarienei“, - netikėtai pridūrė asmeninio augimo trenerė. Paliekant laiko atsargai nekyla įtampos. M. Sabienė turbūt nebemokėtų kitaip gyventi.
„Kai supratau naudą, pastebėjau, kaip atmetu darbus, kurių prisiimu per daug, nes nuo to būdavau pervargusi“, - tai, ką davė laiko planavimas, nurodė lektorė.
Pradėjusi rašytis darbus ir buitinius reikalus moteris pastebėjo savijautos pagerėjimą, nes suprato, kiek reikia laiko miegui, kad jaustųsi pailsėjusi.
Ji įsitikino, kiek darbų gali nuveikti per dieną ir išlikti nenuvargusi.
Be to, lektorė pastebėjo, kiek laiko reikia skirti tam tikram darbui, - kad neužsibrėžtų netinkamų terminų jiems atlikti. Tuomet galima išvengti pervargimo.
Nors darbo dienos vienaip ar kitaip būna suplanuotos, savaitgalio irgi nepatartina leisti, kaip susiklosto.
Juk įprastai poilsio dienomis tvarkome namus, perkame maisto, žiūrime televizorių ar pasikviečiame svečių. Laikui bėgant tai tampa rutina, kuri ima varginti.
„Savaitgalį rutinos - pietų ruošimo ar tvarkymosi - neišvengsime, bet jeigu yra daugiau pasiūlymų, ką visiems drauge nuveikti, susėskite ir suplanuokite.
Mūsų šeimoje tapo įprasta, kad kiekvienas pasakome, ką planuojame veikti savaitgalį, ir tuomet susideriname. Per poilsio dieną sugebame nuveikti tai, kas visiems būtų smagu, ir bendrai praleidžiama laiką“, - patarė M.Sabienė.
Tie, kurie neplanuoja laiko, dažnai pasiguodžia: „Sukuosi, tvarkausi, bet rezultato nematyti. Nežinau, kur pradingsta laikas.“
Vadinasi, toks žmogus neturi tikslo. Gali būti, kad jis pervargęs ir nebeturi jėgų padaryti darbo iki galo. Arba nemato prasmės nieko daryti.
„Būtų gerai, kad para būtų ilgesnė nei 24 valandos“, - neretai guodžiasi veiklūs žmonės. Tačiau M.Sabienė pripažino, kad ji irgi labai norėtų, kad para prasitęstų, o savaitė turėtų daugiau dienų.
„Matau daug galimybių ir turiu noro daug kur dalyvauti“, - juokdamasi tikino lektorė.
Adresai Kaune
- Adresas: Laisvės al. +370 37 20 64 14
- Adresas: A. Mapu g. +370 37 22 04 61
- Adresas: V. Krėvės pr. +370 37 31 32 18
- Adresas: Veiverių g. +370 37 29 57 77
- Adresas: Aušros g. +370 37 73 09 94
- Adresas: Taikos pr. +370 37 45 24 04
- Adresas: Savanorių pr. +370 37 41 11 85
- Adresas: Šiaurės pr. +370 37 38 69 72
- Adresas: Kovo 11-osios g. +370 37 45 74 65
- Adresas: Savanorių pr. +370 37 31 41 99
- Adresas: A. Stulginskio g. +370 37 36 30 70
- Adresas: Marių g. +370 37 37 35 60
- Vedėja Daiva Nevardauskienė
- Adresas: Vaidoto g. +370 37 34 62 98
- Adresas: P. Lukšio g. +370 37 31 41 08
- Adresas: Ekskavatorininkų g. +370 37 02 23
- Adresas: Raudondvario pl. +370 37 36 36 40
- Adresas: Sandėlių g. +370 37 74 01 67
- Adresas: Baltų pr. +370 37 23 88 40
- Adresas: Tirkiliškių g. +370 37 39 21 43
- Adresas: J. Borutos g. +370 37 43 60 19
- Adresas: Raseinių g. +370 37 22 56 47
- Adresas: Romuvos g. +370 37 36 36 40
- Adresas: Chodkevičių g. +370 37 23 88 40