Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės nustato pagrindinius dokumentų rengimo, tvarkymo ir valdymo reikalavimus, kurie taikomi valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, taip pat kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas, rašytiniams ir jiems prilygintiems dokumentams, susijusiems su tų įstaigų veikla.
Šiame straipsnyje aptarsime dokumentacijos planą, dokumentų sąrašą, dokumentų valdymo organizavimą, dokumentų registravimą, bylų sudarymą ir archyvavimą, remiantis Lietuvos Respublikos teisės aktais.
Dokumentų valdymo organizavimas
Įstaigos dokumentų valdymo organizavimo tikslai yra laiku ir kokybiškai parengti dokumentus, tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas greitas priėjimas prie visų turimų dokumentų, užtikrinti skaidrią, efektyvią veiklą, administravimo ir atsiskaitymo gebėjimus, dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės.
Už įstaigos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis asmuo.
Atsižvelgiant į įstaigai nustatytas funkcijas, teisės norminių aktų ir šių taisyklių reikalavimus, įstaigos vadovas nustato įstaigos dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo, kontrolės procedūras ir už jas atsakingų struktūrinių padalinių, darbuotojų įgaliojimus ir atsakomybę, sprendžia, kokios dokumentų apskaitos sistemų funkcionavimo technologijos turi būti naudojamos, paskiria atsakingus darbuotojus, tvirtina dokumentų perėmimo aktus, sudarytus keičiantis atsakingiems darbuotojams, perduodant dokumentus į įstaigos archyvą, išduodant dokumentus laikinai naudoti už įstaigos ribų, tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, suderintus su įstaigos dokumentus kaupiančiu valstybės archyvu; jei valstybės archyvas įstaigos dokumentų nekaupia - su steigėjo funkcijas atliekančia institucija ir įstaiga, dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo ir apskaitos klausimams nagrinėti sudaro patariamąją, nuolat veikiančią dokumentų ekspertų komisiją (toliau - DEK) ir tvirtina jos nuostatus.
Mokyklos dokumentai - dokumentai, kuriuose pateikiami su Mokyklos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai, lydraščiai, pažymos, aktai, protokolai, tarnybiniai pranešimai, planai, ataskaitos, patikrinimo pažymos ir kt.), įforminami pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymą Nr. V-117.
Mokyklos dokumentai rašomi 12 dydžio Times New Roman šriftu. Kiekvienas dokumento rekvizitas rašomas nustatytoje vietoje ar plote. Prireikus lentelėje, priedų žymoje ar pan.
Mokyklos teisės aktai - tai Mokyklos direktoriaus leidžiami individualūs (vienkartiniai teisės taikymo aktai, skirti konkrečiam asmeniui ar nurodytai asmenų grupei), norminiai (nustatantys elgesio taisykles, skirtas individualiai neapibrėžtai asmenų grupei) teisės aktai - direktoriaus įsakymai.
Kai dokumentą pasirašo ne Mokyklos direktorius, o teisės aktų nustatyta tvarka kitas asmuo (pavaduojantis direktorių, atliekantis Mokyklos direktoriaus funkcijas ar kt.), tai nurodoma parašo rekvizite (pvz.: Mokyklos direktoriaus pavaduotojas ugdymui, pavaduojantis direktorių arba Mokyklos direktoriaus pavaduotojas atliekantis direktoriaus funkcijas).
Teisės akto rengėjas apie priimtą teisės aktą informuoja teisės aktų vykdytojus per DBSIS, internetinę svetainę, kitas informacines komunikacines priemones. Teisės aktais sudarytų komisijų, darbo grupių nariai ar kiti darbuotojai neturintys elektroninio pašto ar kompiuterizuotos darbo vietos skubos atvejais gali būti informuojami kitomis komunikacinėmis priemonėmis. Tuo pasirūpina teisės akto rengėjas, nebent teisės akte nurodyta kitaip.
Dokumentų registravimas
Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas įstaigos dokumentų apskaitos sistemoje ir užtikrinta paieška.
Dokumentai registruojami dokumentų registruose. Įstaigos tvarkomieji dokumentai registruojami atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai (protokolai, aktai, pažymos ir kt.) registruojami atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis. Jei tokių dokumentų apyvarta didelė, jie gali būti registruojami atskiruose registruose pagal sudarytojus, temas, saugojimo terminus, kitą požymį ar jų derinį. Jei informacinių įstaigos vidaus dokumentų apyvarta nedidelė, jie gali būti registruojami viename informacinių įstaigos vidaus dokumentų registre, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip.
Informaciniai siunčiamieji ir gauti dokumentai registruojami atskiruose registruose. Gali būti nustatyti ir kiti siunčiamųjų ar gautų dokumentų registrai pagal korespondentus ar temas. Kiti įstaigos dokumentai, parengti atliekant specialias funkcijas ir administruojant specialias sritis, registruojami pagal šių taisyklių reikalavimus, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip. Dokumentų registruose registruojami vienų kalendorinių metų dokumentai, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip.
Įstaigos dokumentų registrų kiekį nustato ir jų sąrašą tvirtina įstaigos vadovas, suderinęs sąrašą nustatyta tvarka. Sąraše turi būti kiekvieno dokumentų registro pavadinimas, jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar jų junginys), registro pildymo laikotarpis (metų, tęstinis), įstaigos struktūrinis padalinys ar darbuotojas, atsakingas už dokumentų registravimą atitinkamame registre. Įstaigos dokumentų registrų sąrašas turi būti visiems prieinamas.
Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą: tvarkomieji, siunčiamieji, kiti įstaigoje parengti dokumentai - jų pasirašymo ar tvirtinimo dieną, gauti - jų gavimo dieną. Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolimesnės procedūros negali būti atliekamos.
Dokumentai registruojami tokia tvarka: dokumentų registre ir dokumente įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos eilės numeris, registravimo data; jei dokumentas gautas - dokumento registracijos eilės numeris ir dokumento gavimo data. Dokumente registracijos numeris ir data rašomi Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių 18, 21 ir 22 punktuose nustatyta tvarka. Dokumentų registre įrašomi dokumentą identifikuojantys duomenys: dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys), gauto dokumento sudarytojas; jei dokumentas siunčiamas - adresatas.
Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, naudojamas technologijas ar registruojamus dokumentus, dokumentų registre gali būti papildomų su dokumentų apyvarta susijusių duomenų: rezoliucija (užduoties vykdytojo vardas ir pavardė, užduotis ir jos įvykdymo terminas), užduoties vykdytojo parašas, užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės ir dokumento įdėjimo į bylą nuorodos, dokumento lapų skaičius (kartu su pridedamais dokumentais), kiti duomenys.
Mokyklos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas Mokykloje ir užtikrinta dokumento paieška. Mokyklos darbuotojas, tiesiogiai gavęs neregistruotą Mokyklai adresuotą dokumentą, ne vėliau kaip kitą darbo dieną privalo registruoti DBSIS. Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatytų reikalavimų neatitinkanti gauta korespondencija gali būti neregistruojama.
Gauti dokumentai registruojami DBSIS ir tvarkomi Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, nustatyta tvarka. Registruojant dokumentą pildoma elektroninė registracijos kortelė. pažymas, dovanų įkainavimo / turto atidavimo naudoti / atsargų nurašymo ir kitus aktus, inventorizavimo aprašus - sutikrinimo žiniaraščius, darbuotojų prašymus / sutikimus / ataskaitas, važiavimo išlaidų kompensavimo mėnesio ataskaitas, darbo laiko apskaitos žiniaraščius, perduodamas sąskaitas-faktūras kitoms institucijoms ir kt.) registruoja patys dokumentų rengėjai, prireikus ir (ar) sekretorius.
Mokykloje gauti ir DBSIS užregistruoti dokumentai perduodami sekretoriui (pasitarusiam su Mokyklos direktoriumi) paskirti vykdytoją arba tam tikriems darbuotojams susipažinti. Užregistruoti ir paskirstyti pagal kuruojamas sritis dokumentai perduodami adresatams. Mokyklos darbuotojams dokumentai vykdyti ar susipažinti pateikiami elektroniniu būdu per DBSIS arba persiunčiama el. DBSIS sistemoje, Mokyklos darbuotojo, įkeltas prašymo formos dokumentas nebėra pasirašomas to paties darbuotojo.
Bylų sudarymas ir dokumentacijos planas
Įstaigos dokumentų tvarkymui ir valdymui visose jos veiklos srityse ir bylų sudarymui užtikrinti turi būti parengtas numatomų sudaryti bylų planas - dokumentacijos planas.
Dokumentacijos planas parengiamas kasmet, likus mėnesiui iki naujų kalendorinių metų pradžios.
Dokumentacijos plane bylos surašomos pagal įstaigai nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos sisteminamos įstaigos pasirinkta tvarka. Veiklos sritys dokumentacijos plane numeruojamos iš eilės kaip punktai, o kiekvienos srities bylos - atskira numeracija, kaip papunkčiai.
Kiekvienai dokumentacijos plane įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris. Indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą, pvz.: 1.6-04 (1.6 - eilės numeris, 04 - struktūrinis padalinys). Dokumentacijos plane įrašytai konkrečiai bylai suteiktas eilės numeris nekeičiamas. Jei kitais kalendoriniais metais tokia byla nesudaroma, jos numeris į dokumentacijos planą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas.
Į dokumentacijos planą įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais kalendoriniais metais sudaryti ar tęsti. Kiekvienos dokumentacijos plane įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38, kitais teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus. Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai teisės norminiais aktais nenustatyti, saugojimo terminą siūlo ir nurodo dokumentacijos plane įstaigos DEK, įvertinusi dokumentus pagal nurodytus kriterijus. Dokumentacijos plane taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai.
Dokumentacijos planas rengiamas atsižvelgiant į bendruosius bylų sudarymo principus: Bylos sudaromos iš dokumentų, susijusių su ta pačia veiklos sritimi ar klausimu. Į bylas dedami tik tvarkingi, įforminti dokumentai. Bylos sudaromos per kalendorinius metus. Į bylas dedami tik originalūs dokumentai arba patvirtintos jų kopijos. Dokumentai bylose išdėstomi chronologine tvarka. Bylos turi būti tinkamai įrištos ir sunumeruotos.
Mokyklos darbuotojai iki spalio 1 d. Darbuotojai, atsakingi už bylos sudarymą, dokumentus, kurių užduotys įvykdytos, sega į bylas pagal dokumentacijos planą. Priedai ir pridedami dokumentai dedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Bylą sudaro ne daugiau kaip 200 lapų. Į bylas gali būti dedama garso ir vaizdinė medžiaga.
Veiklos dokumentai (tarnybiniai pranešimai, pavedimai, aktai, kiti vidaus dokumentai), registruojami DBSIS ar popieriniuose dokumentų registruose.
Dokumentų registrai pagal rūšis ir saugojimo terminus:
Bylų tvarkymas ir archyvavimas
Už bylų sutvarkymą atsakingi darbuotojai bylose atlieka dokumentų vertės ekspertizę ir perduoda. Archyvaras teisės aktų nustatyta tvarka sutvarko ilgai ir nuolat saugomas bylas, padeda bylų sudarytojams užpildyti bylos antraštinį ir baigiamąjį lapus.
Skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai, kurie saugomi fizinėse laikmenose, saugoti į Mokyklos archyvą perduodami ant laikmenos spausdintuvu ar rašikliu, skirtu rašyti ant laikmenos, užrašius apskaitos duomenis, pagal kuriuos būtų galima identifikuoti joje esančius. Šie apskaitos duomenys turi atitikti kituose apskaitos dokumentuose (sąrašuose, apyrašuose ir pan.) užfiksuotus duomenis.
Perduodant bylas, dar kartą patikrinami dokumentai. Archyvaras tikrina, ar byla tinkamai suformuota: dokumentai sudėti chronologine tvarka, joje nėra juodraščių, ilgai ir nuolat saugomi dokumentai yra be segtukų ir sąvaržėlių, ilgai ir nuolat saugomų bylų lapai yra sunumeruoti, užpildyti bylos titulinis ir baigiamasis lapai, skaitmeniniai ar suskaitmeninti dokumentai tinkamai įrašyti į laikmenas (žr. nustačius, kad trūksta dokumentų ar bylų, organizuojama jų paieška. Neradus surašomas dingusių dokumentų (bylų) aktas.
Bylos perduodamos pagal bylų priėmimo ir perdavimo aktą. Aktas surašomas dviem egzemplioriais: vienas lieka darbuotojui, antras - archyvarui arba rengiamas dokumentas DBSIS pasirašomas dokumentų perduodančio ir priimančio asmenų.
Archyvaro parengti bylų apyrašų sąrašai teikiami derinti Archyvui. Sudarytus ilgai ir nuolat saugomų dokumentų bylų apyrašus teikia derinti Archyvui. Nuolatinio saugojimo bylų apyrašai teikiami derinti Archyvui, kartu su to laikotarpio istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma. antroje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, klasifikavimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, apie gautus iš kitų įstaigų dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais).
Įformintos bylos nuoseklia eilės tvarka sudedamos į dėžutes su etiketėmis.
Kitiems juridiniams asmenims ir įmonėms, registruotoms įstatymų nustatyta tvarka, šie reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau visi savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės norminiuose aktuose nustatytą laiką.
Dokumentų įforminimo tvarką nustato Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19.
Sąvokos:
- Byla - pagal nustatytus ar pasirinktus požymius kartu sudėti, sugrupuoti ir susisteminti dokumentai.
- Bylų apyrašas - įstaigos sudarytų bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.
- Dokumentacijos planas - kalendoriniais metais įstaigoje numatomų sudaryti bylų planas.
- Dokumentų apyvarta - įstaigos dokumentų tvarkymas nuo jų parengimo ar gavimo iki įdėjimo į bylą.
- Dokumento kopija - reprografijos būdu tiksliai atgamintas dokumentas.
- Dokumento nuorašas - atgamintas dokumentas be ranka jame parašytų rekvizitų ar jų dalių (rezoliucijos, vizų, parašų).
- Dokumentų vertės ekspertizė - dokumentų įvertinimo ir atrinkimo saugoti ar naikinti procesas.
- Oficialus dokumentas - su įstaigos veikla susijęs jos parengtas ar gautas dokumentas, įtrauktas į įstaigos dokumentų apskaitos sistemas.
- Kalendoriniai metai - dokumentų apyvarta įstaigoje per kalendorinius metus arba per dvylika iš eilės einančių mėnesių.
- Registravimas - dokumento įrašymas į apskaitą, kuri užtikrina jo oficialumo įrodymą.
- Dokumentų registras - registravimo ir apskaitos dokumentas (popieriuje ar skaitmeninėje laikmenoje).
- Saugojimo vienetas - kartu sudėtų, sugrupuotų ir susistemintų dokumentų fizinis apskaitos vienetas.
tags: #dokumentacijos #planas #kokie #dokumentai #turi #buti