Duomenų tvarkymas kultūros įstaigose yra itin svarbus procesas, kuriam taikomi griežti reikalavimai. Šiame straipsnyje aptarsime, ar kultūros įstaigos sekretorius gali būti paskirtas duomenų tvarkytoju, atsižvelgiant į galiojančius teisės aktus ir reglamentus.
Akmenės rajono jaunimo ir suaugusiųjų švietimo centras, kurio juridinio asmens kodas 300008466 ir adresas Vytauto g. 17, yra asmens duomenų valdytojas šioje srityje.
Kultūros įstaigų registravimo duomenys įrašomi į registravimo kortelę. Kultūros įstaigų registravimo dokumentų formas bei dokumentų pateikimo tvarką nustato Kultūros ministerija. Pasikeitus kultūros įstaigų duomenims, pildoma dar viena registravimo kortelė, kurioje įrašomas identifikacinis kodas, pavadinimas, pasikeitę duomenys ir duomenų atnaujinimo data.
Už pateiktų registravimo duomenų teisingumą atsako duomenis pateikusios institucijos. Registro tvarkytojams draudžiama savavališkai taisyti kultūros įstaigų registravimo duomenis. Jeigu suabejojama pateiktų duomenų teisingumu, registro tvarkytoja turi nedelsdama kreiptis į jų pateikėją, kad duomenys būtų patikslinti.
Kultūros įstaiga įregistruojama arba atsisakoma ją įregistruoti (tais atvejais, kai pateikiami ne visi reikiami dokumentai arba kai kultūros įstaigos uždaviniai ir funkcijos neatitinka jos uždavinių ir funkcijų) ne vėliau kaip per 15 darbo dienų nuo paraiškos įregistruoti kultūros įstaigą su visais reikiamais dokumentais įregistravimo. Atsisakius įregistruoti kultūros įstaigą, steigėjas gali kreiptis į kultūros ministrą.
Registre įregistruotai kultūros įstaigai išduodamas Kultūros ministerijos nustatyto ir patvirtinto pavyzdžio kultūros įstaigos registravimo pažymėjimas ir suteikiamas identifikacinis kodas.
Registro duomenys kaupiami ir saugomi kompiuterinėse laikmenose. Jeigu įregistravus kultūros įstaigą paaiškėja aplinkybės, prieštaraujančios jos įregistravimo teisėtumui, registro tvarkytoja turi teisę nustatyti laiką (ne trumpesnį kaip 30 dienų), per kurį steigėjas privalo pašalinti šias aplinkybes.
Registro tvarkytoja nemokamai teikia registro duomenis, vadovaudamasi Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1995 m. liepos 19 d. nutarimu Nr. 989 „Dėl naudojimosi valstybinių kadastrų, klasifikatorių ir registrų duomenimis tvarkos“ (Žin., 1995, Nr. 61-1537). Registro tvarkytoja užtikrina duomenų banke sukauptos informacijos apsaugą nuo vidinio ir išorinio poveikio.
Duomenų gavėjas - fizinis arba juridinis asmuo, valdžios institucija, agentūra ar kita įstaiga, kuriai atskleidžiami asmens duomenys, nesvarbu, ar tai trečioji šalis ar ne. Kandidato, pretenduojančio eiti pareigas arba atlikti darbo funkcijas, tvarkomi tik tie asmens duomenys, kurie yra susiję su kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir dalykinėmis savybėmis.
Duomenų subjektas apie pasikeitusius jo asmens duomenis turi raštu informuoti Centrą. Remiantis duomenų subjekto rašytiniu pranešimu, esantys duomenys patikslinami. Asmens duomenys (dokumentai, kuriuose yra asmens duomenys, ar jų kopijos) saugomi tam skirtose patalpose (rakinamose spintose, seifuose ar pan.). Asmens duomenų (dokumentų, kuriuose yra asmens duomenys, ar jų kopijų) saugojimo terminai nustatomi vadovaujantis Centro direktoriaus patvirtintu dokumentacijos planu.
Asmens duomenys (dokumentai, kuriuose yra asmens duomenys, ar jų kopijos) saugomi ne ilgiau, negu to reikalauja duomenų tvarkymo tikslai. Kompiuteriuose, kuriuose yra saugomi asmens duomenys, turi būti naudojama ekrano užsklanda su slaptažodžiu.
Darbuotojai, turintys teisę tvarkyti darbuotojų asmens duomenis, laikosi konfidencialumo principo, pasirašo konfidencialumo pasižadėjimą ir laiko paslaptyje bet kokią su asmens duomenimis susijusią informaciją, su kuria jie susipažino vykdydami savo darbo pareigas, nebent tokia informacija būtų vieša pagal galiojančių įstatymų ar kitų norminių teisės aktų nuostatas.
Darbuotojų asmens duomenys, kurie yra atitinkamų dokumentų (sutarčių, įsakymų, prašymų ir kitų) tekstuose, yra saugomi vadovaujantis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje, patvirtintoje Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu, nurodytais terminais. Kiti darbuotojų ir buvusių darbuotojų asmens duomenys yra saugomi ne ilgiau nei tai yra reikalinga šiose Taisyklėse nurodytiems tikslams pasiekti.
Duomenų subjektas turi teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir kaip jie yra tvarkomi. Jeigu duomenų subjektas, susipažinęs su savo asmens duomenimis, nustato, kad jo asmens duomenys yra neteisingi, neišsamūs ar netikslūs, ir raštu kreipiasi į Centrą. Jeigu duomenų subjektas, susipažinęs su savo asmens duomenimis, nustato, kad jo asmens duomenys yra tvarkomi neteisėtai, nesąžiningai, ir kreipiasi į Centrą.
Centras, duomenų subjekto prašymu sustabdęs jo asmens duomenų tvarkymo veiksmus, asmens duomenis, kurių tvarkymo veiksmai sustabdyti, saugo tol, kol jie bus ištaisyti ar sunaikinti (duomenų subjekto prašymu arba pasibaigus duomenų saugojimo terminui). Jeigu Centras abejoja duomenų subjekto pateiktų asmens duomenų teisingumu, jis sustabdo tokių asmens duomenų tvarkymo veiksmus, duomenis patikrina ir patikslina.
Jei atstovaujamo duomenų subjekto vardu į Centrą kreipiasi asmens atstovas, jis savo prašyme turi nurodyti savo vardą, pavardę, gyvenamąją vietą, duomenis ryšiui palaikyti, taip pat atstovaujamo asmens vardą, pavardę, gyvenamąją vietą, informaciją apie tai, kokią iš Aprašo 23-25 punktuose nurodytų duomenų subjekto teisę ir kokia apimtimi pageidaujama įgyvendinti, ir pridėti atstovavimą patvirtinantį dokumentą ar jo kopiją.
Centras duomenų subjekto prašymo, kuris pateiktas nesilaikant šių Taisyklių 29-33 punktuose nustatytų reikalavimų, nenagrinėja, jeigu Centro direktorius nenusprendžia kitaip.
Duomenų subjekto prašymas įgyvendinti jo, kaip duomenų subjekto, teises Centre išnagrinėjamas ir atsakymas duomenų subjektui pateikiamas ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų nuo duomenų subjekto kreipimosi dienos. Atsakymas duomenų subjektui pateikiamas valstybine kalba duomenų subjekto pasirinktu būdu (registruotu laišku, asmeniškai ar elektroninių ryšių priemonėmis).
Atsižvelgiant į šias taisykles ir reglamentus, kultūros įstaigos sekretorius gali būti duomenų tvarkytoju, jei jis atitinka visus keliamus reikalavimus ir užtikrina tinkamą asmens duomenų apsaugą.
