Viešųjų pirkimų tarnyba (VPT) parengė Valymo paslaugų pirkimo gaires, skirtas pirkimų vykdytojams, perkantiems valymo paslaugas. Šiame straipsnyje aptariami aspektai, susiję su patalpų ploto normomis socialinės globos įstaigose, atsižvelgiant į VPT rekomendacijas.
Valymo paslaugų pirkimo svarba
Valymo paslaugas perka beveik kiekviena perkančioji organizacija bei perkantysis subjektas. Tiekėjai teigia, jog pirkimo vykdytojai vis dar neatsisako tam tikrų nepageidautinų praktikų, neįvardija aiškių ir konkrečių poreikių bei lūkesčių pirkimo dokumentuose, tai galimai įtakoja pirkimo vykdytojų specialiųjų žinių neturėjimas ir (ar) specifinių, su valymo paslaugomis susijusių, aspektų neišmanymas.
Todėl pirkimo vykdytojo specialistas gavęs užduotį įvykdyti valymo paslaugų pirkimą, susiduria su nemenku iššūkiu, t. y. poreikiu suderinti pirkimo vykdytojo siekiamus tikslus su pareiga pirkimui skirtas lėšas panaudoti efektyviai bei laikantis teisės aktų reikalavimų, spaudimu užtikrinti, kad nekiltų abejonių dėl vykdomo pirkimo skaidrumo bei suderinamumo su konkurencijos reikalavimais, o taip pat lūkesčiais dėl skirtingiems suinteresuotiems subjektams tinkančio rezultato, aiškaus jo apibrėžimo ir tikslių poreikių apibūdinimo.
Atsižvelgdama į šiuos probleminius aspektus, VPT pristato gaires, kuriomis siekiama supažindinti pirkimo vykdytojus ir tiekėjus su egzistuojančiomis valymo paslaugų pirkimų praktikomis bei atkreipti dėmesį į šių paslaugų pirkimui reikšmingas aplinkybes.
Planavimo svarba valymo paslaugų pirkimuose
Valymo paslaugų pirkimo, o vėliau - sėkmingo pirkimo sutarties vykdymo efektyvumas tiesiogiai priklauso nuo „namų darbų“, kuriuos pirkimo vykdytojas turi atlikti dar prieš pradėdamas pirkimo procedūras. Vienas svarbiausių valymo paslaugų pirkimų etapų yra planavimas, o taip pat ir sisteminis požiūris.
Taigi bet kurios ankstesnės valymo paslaugų pirkimo patirtys turėtų būti sistemingai kaupiamos ir naudojamos rengiantis naujam valymo paslaugų pirkimui. Suprantama, kad nepakanka valymo paslaugų pirkimo planavimą grįsti vien tik ankstesne patirtimi. Valymo paslaugų rinkoje ganėtinai greitai keičiasi kainos, naudojamos technologijos, metodai, produktai ir tiekėjai.
Atliekant valymo paslaugų pirkimus sėkmė lydi tuos pirkimo vykdytojus, kurie ne tik išmano teisinį reglamentavimą, tačiau ir turi pakankamai kompetencijos, praktinės patirties ir žinių apie valymo paslaugų pirkimo organizavimo procesą ir pirkimo objekto specifiškumą.
Poreikio įvertinimas ir klausimynas
Pirkimo vykdytojas, prieš pradėdama valymo paslaugų pirkimą, turi įvertinti realų šių paslaugų poreikį, apimtį, žinoti tikslų pirkimo objektą ir nusistatyti pirkimu norimus pasiekti rezultatus. Toliau pateikiamas orientacinis klausimynas, kuris turėtų padėti pirkimo vykdytojui išsiaiškinti poreikį, geriau pasiruošti valymo paslaugų pirkimui bei tinkamai apibrėžti pirkimo objektą, įskaitant techninės specifikacijos reikalavimus.
- Ar rengėme anksčiau valymo paslaugų pirkimą? Jeigu tokie pirkimai buvo rengti ankščiau ar jie buvo tinkamai atlikti ir ar tinkamai buvo vykdoma pirkimo sutartis?
- Kokie teisės aktai reglamentuoja ir su kokiais teisės aktais galime susieti planuojamą valymo paslaugų pirkimą?
- Ar galime patys tinkamai parengti valymo paslaugų pirkimo dokumentus bei parinkti efektyviausius sprendimų būdus siekiant apibrėžti reikalavimus, ar reikia pasitelkti šios srities ekspertus?
- Kokios yra kitų pirkimo vykdytojų panašių valymo paslaugų pirkimų sėkmingos ir nesėkmingos patirtys?
- Su kokiomis rizikomis galime susidurti planuodami, organizuodami ir vykdydami valymo paslaugų pirkimą, įskaitant pirkimo objekto apibrėžimą, pasiūlymų vertinimą, sutarties vykdymo priežiūrą ir kontrolę ir t. t.? Kaip tokias rizikas planuojame paskirstyti: kokias rizikas prisiimti, kokias perduoti tiekėjui, kokiomis pasidalinti?
- Kas mums yra valymo paslaugų kokybė ir kaip ketiname apibrėžti reikalaujamą valymo paslaugų kokybės lygį? Kokius kokybės standartus ir reikalavimus nustatysime pirkimo sąlygose? Kaip ketiname nustatyti ar norimas pirkimo tikslas bus pasiektas?
- Per kokį terminą turime parengti pirkimo dokumentus? Kada norime, kad būtų pradėtos teikti valymo paslaugos?
- Į ką orientuosime pirkimą, techninę specifikaciją ir jos reikalavimus, siekiant įsigyti atitinkamas valymo paslaugas ar jų derinius?
- Kas yra pagrindiniai pastato ir (ar) patalpų naudotojai? Ar yra pažeidžiamų vartotojų, kuriems reikia skirti ypatingą dėmesį (pavyzdžiui, neįgalieji, vaikai ir kt.)?
- Kokį laiko tarpą skirsime valymo paslaugų teikėjui suteikti reikalaujamas valymo paslaugas?
- Kokie yra mūsų turimi resursai pirkimo sutarties priežiūrai, kontrolei ir administravimui?
Patalpų specifikacijos ir valymo reikalavimai
Pirkimo vykdytojas turi nustatyti reikalavimus tokioms paslaugoms, atsakomybes, valymo dažnius, valymo metodus, valymo priemones, įrangą ir kt. Kokios planuojamų įsigyti valymo paslaugų apimtys (pavyzdžiui, patalpos ir jų plotai, pastatų ir patalpų aukštis, dangos, pastatų sudėtingumas, patalpų paskirtis (pavyzdžiui, sanitarinės, bendrojo naudojimo, techninės, administracinės, medicininės, edukacinės, laboratorijos ir pan.) ir t.
Kokius paviršius valymo paslaugų tiekėjas turi valyti patalpose? Pirkimo vykdytojas apibrėžia arba valomus paviršius, arba paviršius, kurių valyti nereikia, taip pat įsivertina iki kokio aukščio, nuo grindų paviršiaus dangos, turi būti atliekamas valymas bei koks yra įprastas paviršių taršos kiekis ir t.
Kokiu metu turi būti teikiamos valymo paslaugos ir kokie reikalingi minimalūs patalpų ir (ar) paviršių valymo dažniai (pavyzdžiui, numatomas tikslus laikas valandomis, savaitės dienos, įsivertinant valymo paslaugų poreikį savaitgaliais, švenčių dienomis ir naktimis)? Ar yra reikalingi specifiniai valymo procesai, kuriuos reikia įsivertinti perkant valymo paslaugas?
Ar teikiant valymo paslaugas reikalingos specifinės medžiagos, priemonės ir įranga? Kokia yra reikalinga būsimo valymo personalo ir tiekėjo kompetencija? Ar yra aktualios inovacijos, aplinkosauga, socialinė atsakomybė? Kokie yra reikalingi pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) ir kaip jie bus apskaičiuojami? Kokio minimalaus patalpų ir (ar) paviršių švaros lygio, kurį turi užtikrinti tiekėjas, reikia?
Ar bus perkamos higienos priemonės ir (ar) higienos priemonių laikikliai / dozatoriai (pavyzdžiui, tualetinis popierius, rankų servetėlės ir (ar) rankšluosčiai, indų plovikliai, oro gaivikliai, pisuarų kvėpikliai, rankų antiseptikas / dezinfekantas, dezinfekcinės priemonės, tualetų šepetėliai, šiukšliadėžės ir t. t.), jų pristatymas ir papildymas? Ar reikia purvą - drėgmę surenkančių kilimėlių ir jų tiekimo ir keitimo paslauga?
Kokių kitų su valymo paslaugų reikės (pavyzdžiui, lauko langų valymas, grindų vaškavimas, tekstilinių baldų cheminis valymas ir t. t.)? Ar reikia švaros palaikymo / budėjimo paslaugos? Ar reikės su valymo paslaugomis susijusių paslaugų (pavyzdžiui, durų užrakinimas, signalizacijos pajungimas, šiukšlių išnešimas ir patalpinimas į atitinkamas vietas, šiukšlių išvežimas, langų uždarymas ir t. t.)? Ar reikės lauko teritorijos valymo ir (ar) priežiūros?
Pirkimo vykdytojas turi detalizuoti, kokios konkrečios patalpos turi atitikti reikalaujamą švaros lygį.
Švaros lygių klasifikacija (pagal METO)
Paviršių ir (ar) patalpų švaros lygį pirkimo vykdytojas turėtų pasirinkti pagal METO pateiktą švaros lygių klasifikaciją, priskiriant atitinkamą švaros lygį kiekvienai reikalaujamai valyti patalpai arba patalpų grupei.
| Švaros lygis | Aprašymas |
|---|---|
| 1 | Labai aukštas |
| 2 | Aukštas |
| 3 | Vidutinis |
| 4 | Žemas |
Valymo paslaugų kainos sudėtinės dalys
60-85 proc. valymo paslaugų kainos sudaro valytojų darbo užmokestis (3-25 proc. prižiūrinčio personalo (vadybininkų, vadovų) darbo užmokesčio ir 5-10 proc. - išlaidos infrastruktūrai (įrangai, technikai, valymo, higienos priemonės, darbuotojų apmokymai).
Socialiniai aspektai valymo paslaugų viešuosiuose pirkimuose
Teikiant valymo paslaugas valytojai dažnai yra socialiai pažeidžiamų grupių asmenys. Todėl socialiniai aspektai valymo paslaugų viešuosiuose pirkimuose yra svarbūs, o noras įsigyti valymo paslaugas už kuo mažesnę kainą, turi tiesioginės įtakos valymo kokybei arba net gali sąlygoti teisės aktų pažeidimus.