Šiame straipsnyje aptarsime, kaip tinkamai tvarkyti ir registruoti dokumentus įstaigoje, kaip formuoti bylas, atlikti dokumentų vertės ekspertizę ir kokie yra dalykinio laiško užsienio partneriams reikalavimai. Tinkamas dokumentų valdymas yra būtinas efektyviam įstaigos darbui ir informacijos saugumui užtikrinti.
Gaunamų dokumentų tvarkymas ir registravimas
Visa gaunama įstaigos, įmonės ar organizacijos korespondencija yra priimama už tai atsakingo skyriaus ar darbuotojo. Gauti dokumentai išimami iš vokų ir peržiūrimi. Vokai prie dokumentų nesegami, nebent siuntėjo adresas yra nurodytas tiktai ant voko.
Yra neregistruojamų gaunamų raštų, tai: sveikinimai, kvietimai, reklaminiai bukletai, privatūs laiškai ir kt. Visi gaunami dokumentai, kurie turi būti registruojami, yra suregistruojami į gautų dokumentų registracijos žurnalą. Ant gautų dokumentų yra užrašoma dokumento gavimo registracijos žyma. Ji yra rašoma arba dedamas spaudas gauto dokumento pirmo lapo viršutinėje paraštėje dešiniam kampe.
Gauti dokumentai elektroniniu paštu, faksu ar kitais telekomunikacijų įrengimais, kurie garantuoja dokumento patikimumą, yra atspausdinami ir užregistruojami gautų dokumentų registracijos žurnale bendra tvarka. Visi įmonėje, įstaigoje ar organizacijoje užregistruoti dokumentai yra perduodami vadovui. Vadovas susipažįsta su gautais dokumentais ir, jeigu reikia, parašo rezoliucijas, kuriomis paskiria atsakingus asmenis, užduotis ir jų įvykdymo terminus. Rezoliucija rašoma tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir dokumento teksto laisvame lapo plote, kad neliestų kitų rekvizitų. Rezoliucija dažniausiai rašoma ranka.
Vadovas dokumentus su rezoliucijomis grąžina skyriui arba darbuotojui atsakingam už dokumentų registraciją. Darbuotojas atsakingas už užduoties vykdymą atlikęs ją, dokumentą įsega į ylą, jeigu jis atsakingas už šios bylos sudarymą.
Įstaigoje parengtų dokumentų tvarkymas ir registravimas
Tvarkomieji dokumentai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) ir jais tvirtinami organizaciniai dokumentai (nuostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai ir kt.) turi būti vizuoti juos rengusių asmenų, bei kitų atsakingų darbuotojų. Suderinimo žyma, atlikus tam skirtas procedūras, rašoma po parašo rekvizitu arba po teksto baigiamuoju brūkšniu (organizaciniuose dokumentuose). Ji susideda iš žodžio “SUDERINTA”, įstaigos, su kuria dokumentas buvo derinamas, vadovo pilno pareigų pavadinimo, parašo, vardo ir pavardės bei suderinimo datos, išdėstytų kampiniu vėliaviniu būdu kairėje lapo pusėje. Pavyzdžiui: 2003-05-07 raštu Nr.
Vadovui duodami tvirtinti dokumentai (sąrašai, aktai, planai, taisyklės, nuostatai ir kt.) turi būti pasirašyti atsakingų darbuotojų. Informacinių siunčiamųjų įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų (raštai, pažymos, aktai, protokolai ir kt.) teikiama tvirtinti tiek egzempliorių, kiek pasirašytų bus siunčiama, ir egzempliorius su rengusio dokumentą darbuotojo viza.
Dokumentai įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra registruojami vieną kartą. Tvarkomieji, informaciniai, siunčiamieji bei kiti įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parašyti dokumentai yra užregistruojami jų pasirašymo arba tvirtinimo dieną.
Jeigu adresatams yra siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar nuorašai, arba dokumentas siunčiamas elektroniniu paštu ar faksu ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais, į bylą yra segamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas dokumentas. Supažindinimo žyma rašoma paskutinio lapo antroje pusėje vėliaviniu kampiniu būdu parašant žodį “Susipažinau” po to “Sutinku” arba “Nesutinku”, rašant parašo, vardo ir pavardės bei datos arabiškų skaitmenų grupėmis rekvizitus.
Bylų nomenklatūra
Bylų nomenklatūra - tai sistemingas įstaigos, įmonės ar organizacijos bylų sąrašas, kuriame nurodomi bylų saugojimo terminai ir kiti svarbūs duomenys. Bylų nomenklatūroje bylos yra suskirstytos pagal įstaigos, įmonės ar organizacijos veiklos sritis bei atliekamas funkcijas. Kiekvienai įrašytai bylai yra suteikiamas numeris, jį sudaro bylų nomenklatūros punkto ir papunkčio eilės numeriai.
Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės. Bylos gali būti sudarytos pagal įvairius požymius: rūšis, temas, dokumentų sudarytojus.
Pavyzdžiui, gauti tvarkomieji dokumentai įstaigos, įmonės ar organizacijos veiklos klausimais (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) turi būti segami pagal jų rūšis ir kas juos sudarė. Pasibaigus dokumentų registracijos žurnalų pildymo laikotarpiui, yra segami į bylas pagal jų saugojimo laikotarpį. Jeigu žurnalai yra pildomi skaitmeninėse laikmenose, juos atspausdiname ir segame į bylas.
Sudarytos vienarūšės bylos į bylų nomenklatūrą yra rašomos viena apibendrinta antrašte, pvz.: Tarnautojų asmens bylos. Įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisija svarsto bylų nomenklatūros projektą. Du bylų nomenklatūros egzemplioriai turi būti teikiami derinimui, prieš tai turi būti pasirašyti atsakingo rengėjo ir vizuoti įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisijos pirmininko.
Jei per raštvedybinius metus yra gaunama arba parašoma dokumentų, kurių byloms nėra numatyta antraščių bylų nomenklatūroje, yra rengiamas bylų nomenklatūros papildymų sąrašas. Segamų dokumentų į bylą rūšys ir turinys turi atitikti bylų nomenklatūroje įrašytą bylos antraštę. Į bylą segamas tik vienas dokumento egzempliorius.
Jeigu dokumentai segami su priedais ir pridedamais dokumentais, tai priedai ir pridedami dokumentai segami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Sudaromoje byloje lapų negali būti daugiau kaip nuo 150 iki 200. Pasibaigus raštvedybiniams metams yra suvedami bylų sudarymo statistiniai duomenys, jie rašomi bylų nomenklatūros suvestinėje, pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus jų apskaitos dokumentus.
Jeigu įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra struktūrinių padalinių, tai įstaigos, įmonės ar organizacijos vadovas nustato darbuotojus atsakingus už bylų sutvarkymą šiuose padaliniuose. Ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentai yra segami chronologine tvarka (dokumentai segami nuo anksčiausios dokumento datos ir baigiami segti vėliausia data), jei nėra taikoma kita sisteminimo tvarka.
Antraštinis lapas ir baigiamojo įrašo lapas yra nenumeruojami, bylos vidaus apyrašas yra numeruojamas atskirai. Jei byloje yra segamos nuotraukos, brėžiniai ar kiti panašūs dokumentai, tai lapo numeris rašomas antroje dokumento pusėje, kairiajame kampe. Jei anksčiau paminėti dokumentai priklijuojami ant popieriaus lapų, numeriai rašomi šalia dokumentų. Jei dokumentai yra sudėti į voką, jie numeruojami iš eilės kaip ir kiti byloje esantys dokumentai.
Jei byloje yra įsegtas spaudinys, tai jam užrašome bylos lapo atitinkama eilės numeri, tačiau visi jo lapai nenumeruojami iš naujo. Tada bylos baigiamajame įraše įrašome, kad byloje yra įsegtas spaudinys. Jeigu laikino saugojimo bylas ar atskirus dokumentus iš jos reikia perduoti kitoms institucijoms, yra sudaromi bylų vidaus apyrašai. - rašomas įstaigos, įmonės ar organizacijos pavadinimas turi atitikti teisės norminiais aktais nustatytą pavadinimą. ar organizacija turi įteisintą sutrumpintą pavadinimą, jis yra rašomas skliausteliuose po pilno pavadinimo, pvz.: Valstybinė atominės energetikos inspekcija (VATESI). - bylos antraštė ir indeksas yra rašomi pagal bylų nomenklatūrą.
Dokumentų vertės ekspertizė
Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą ir bylų apyrašus, suderintus pagal šių taisyklių nustatytą tvarką, tvirtina įstaigos vadovas.
Dalykinio laiško užsienio partneriams sudedamosios dalys
Verslo laiško rašymo formatas ir pavyzdys
Komerciniai laiškai rašomi nustatytos formos popieriaus blankuose (jis neatitinka Lietuvoje naudojamą A4 lapo formatą), kuriuose paprastai jau būna firmo logotipas (firminis ženklas) ir pilnas firmos pavadinimas, adresas, telefonas, faksas, trumpas veiklos apibūdinimas. Rašant laiškus (raštus) būtina kairėje pusėje taip pat viršutinę bei apatinę paraštes palikti 20 mm. Patartina išlaikyti panašaus ploto paraštę dešinėje, tik ne didesnę. Kiekviena šalis turi savos raštvedybos taisyklės, todėl prieš susirašinėjant būtų patartina su jomis susipažinti, nes užsienyje tam yra skiriama labai daug dėmesio.
AMS (Administrative managment society style) stilius - tai sutrumpintas absoliučiai blokinis stilius, tiktai nespausdinami šie rekvizitai kreipinio, atsisveikinimo formulės bei įmonės pavadinimas parašo bloke. Dalykiniai laiškai yra išdėstomi pagal schemas.
Pagrindinės dalys:
- Antraštėje nurodomas pilnas siuntėjo įstaigos, įmonės ar organizacijos pavadinimas, adresas ir papildoma informacija (telefono ir fakso numeriai, elektroninio pašto adresai ir kt.). Dažnai prekybos, pramonės įstaigų, įmonių ar organizacijų, bankų ir kt. Ženklas &, vadinamas ampersand (išvertus reiškia jungtis). & dažnai vartojamas kompanijų pavadinimuose vietoj žodžio and (ir) nurodydamas kelių įstaigų, įmonių ar organizacijų, arba keleto asmenų susijungimą. Pvz.: Mc. k., gatvė - g., rajonas - r., alėja - al. Įm. k.: 8819834, Naujakiemio g.
- Laiško data gali būti rašoma laiško dešinėje arba kairėje pusėje po antrašte sutrumpintu arba pilnuoju būdu, tai priklauso nuo kalbos, kuria rašomas laiškas rašybos taisyklių. Kai kuriuos mėnesių pavadinimus anglų kalboje galima rašyti sutrumpintai, pvz.: January - Jan., April - Apr., December - Dec. Yra keturi mėnesiai kurių pavadinimai netrumpinami tai: March, May, June, July. Dar data rašoma trumpuoju būdu, t.y. skaitmenų grupėmis, per pasvirusius dešinėn brūkšnelius / , kitaip jie vadinami slash (slešas), vadovaujantis taisykle - pirmiasia rašome dieną ir mėnesį arba atvirkščiai, o tik po to metus, pvz.: 2003 m.
- Įstaigos, įmonės ar organizacijos arba asmens, kuriam siunčiamas laiškas, adresatas rašomas kairėje laiško blanko pusėje prie paraštės ne mažiau kaip per vienos eilutės intervalą žemiau datos rekvizito. Laikantis anglų mandagumo taisyklių, prie asmens pavardės yra pridedami žodeliai reiškiantys to asmens statusą visuomenėje, t.y. ištekėjusioms moterims rašome Mrs. (Missis arba Mistress), netekėjusioms panelėms - Miss., kai nežinoma moteris ištekėjusi, ar ne rašome Ms., o vyrams - Mr. Prieš pareigybės pavadinimą anglų kalboje būtina parašyti žodelį The, bet tik tada, kai prieš tai nenurodome asmens vardo ir pavardės.
- Kreipinys yra visuotinai priimtas dalykas kiekviename oficialiame laiške. Jis rašomas prie kairės lapo paraštės ne mažiau kaip vienos eilutės intervalu po adresato rekvizijto. Kreipiamasi dažniausiai bendruoju posakiu Dear Sir (pone) arba Madam (pone), Customer (pirkėjau), Client (kliente).
- Laiško turinyje išdėstome tekstą.
- Atsisveikinimo formulė rašoma pabaigus rašyti tekstą, ne mažiau kaip vienos eilutės intervalu po tekstu, prie kairės lapo paraštės arba centruotu budu.
- Parašas rašomas po atsisveikinimo formule, kitoje eilutėje, paliekant ne mažiau kaip vienos eilutės tarpą. Po to galime parašyti tinkamą atsisveikinimo formuluotę, tada paliekama eilutė parašui ranka, po to parašome siuntėjo vardą ir pavardę (vardo inicialus galima trumpinti), dar žemiau - užimamas pareigas. Prieš vardą ar jo inicialus geriau parašyti žodelius Mr. ar Mrs., Miss., kurie palengvina bendravimą nusakydami siuntėjo lytį ir padėtį visuomenėje. Pastarojo parašo rekvizito pavyzdžiu naudojamės, kai laišką rašome kieno nors pavedimu arba tenka pasirašyti firmos vardu. Čia p. p.
- Priedų rekvizitas rašomas po parašo rekvizitu prie kairės lapo paraštės, praleidus ne mažiau kaip vieną eilutę. Rašomas žodis Enclosure (-s) išvertus reiškia priedas (-ai) arba trumpinimas Enc.
- Datos lygyje arba ne mažiau vienos eilutės intervalu aukščiau datos dešinėje laiško pusėje, rašome Your ref. dedame dvitaškį ir nurodome gautojo dokumento registracijos numerį. Po juo rašome Our ref. Paprastai nuorodose rašomi laiškų registraciniai numeriai bylose. Po kreipiniu, kai kuriais atvejais, prieš tekstą užrašomas laiško tikslas (tema). Order No. Laiško paskutinio lapo apatiniame kampe virš apatinės ir šalia kairiosios paraščių rašome laiško rengėjo nuorodą: spausdinusio asmens pavardė arba inicialai.