Dokumentų rengimas yra svarbus procesas, reikalaujantis atidumo ir tikslumo. Dažnai žmonės rengia dokumentus tiksliai nežinodami, kuo reikia vadovautis, juos rengiant. Prisirenka daug šablonų, pavyzdžių, bet reikėtų vadovautis Dokumentų rengimo taisyklėmis. Taisyklės užtikrina unifikuotą, suvienodintą dokumentų rengimo tvarką, rodo asmens, įstaigos ar organizacijos atsakingą ir neatsainų požiūrį į dokumentų rengimą. Taisyklingai parengtas dokumentas - tai tarsi Jūsų preciziškos atsakomybės ir kruopštumo vizitinė kortelė.
Galima atsispausdinti aibę labai brangių ir įmantrių vizitinių kortelių, bet jos vienu akimirksniu gali netekti savo solidaus įvaizdžio, jeigu savo dalykinio bendravimo ar verslo partneriui nusiųsite netvarkingai ar netinkamai parengtą dokumentą. Dokumentų rengimo taisyklės - tai tarsi dokumentų rengimo etiketas, todėl tikrai vertėtų dokumentus rengti atsakingai, nes tai ne tik informacijos perteikimo forma, bet ir savęs pristatymo galimybė. Šiais laikais, kai dokumentai vis dažniau siunčiami elektroniniu formatu, jie sukuria pirminį įvaizdį apie Jus. Puikiai žinome posakį: žmogų pasitinka pagal aprangą, o išlydi pagal protą.
Dokumento Sudarytojo Pavadinimo Išdėstymas
Taisyklėse nurodoma, kad dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbu arba prekių ženklu. Jei prekių ženklas yra dokumento kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas šalia jo. Kai herbo arba prekių ženklo rekvizito dokumente nėra, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas po dokumento viršutine parašte.
Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis, gali būti didesnėmis negu kitų rekvizitų, raidėmis, išilginiu centruotu būdu. Kai yra keletas dokumento sudarytojų, jų pavadinimai išdėstomi vienas po kitu ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Pavadinimas turi atitikti teisės aktuose nustatytą pavadinimą.
Kiti Svarbūs Dokumentų Rengimo Aspektai
- Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas išdėstomas išilginiu centruotu būdu dokumento pradžioje po viršutine parašte.
- Adresatas rašomas nuo dokumento kairiosios paraštės kampiniu vėliaviniu būdu. Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“.
- Dokumento registracijos numerį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo dokumentų registre eilės numeris. Dokumente prieš registracijos numerį rašoma žodžio „numeris“ santrumpa „Nr.“.
- Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje.
- Dokumento rengėjo nuorodoje rašomi dokumentą parengusio asmens vardas (vardo raidė) ir pavardė, kontaktinė informacija (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas).
- Dokumento priedas yra atskirai įforminta dokumento teksto sudedamoji dalis. Dokumento tekste priedas paprastai nurodomas skliausteliuose įrašant žodį „priedas“ ir, jei dokumentas turi daugiau nei vieną priedą, jo eilės numerį.
Rašant datą skaitmenų grupėmis, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Rašant datą mišriuoju būdu, nurodomas metų skaitmuo ir žodžio „metai“ santrumpa „m.“, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena“ santrumpa „d.“. Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu išilginiu centruotu būdu.
Dokumentų Vertės Ekspertizė ir Saugojimas
Dokumentų vertės ekspertizė - dokumentų įvertinimo ir atrankos saugoti ar naikinti procesas. Lietuvos archyvų fondo dokumentai yra nuolatinio, ilgo (nuo 10 iki 100 metų) ir laikino (iki 10 metų) saugojimo. Dokumentų saugojimo terminai nustatomi darant jų vertės ekspertizę pagal Lietuvos archyvų departamento patvirtintus norminius dokumentus. Ją atlieka fondų sudarytojų ar laikytojų ekspertų komisijos, sudaromos institucijos vadovo. Naikinti institucijų dokumentus be jų vertės ekspertizės draudžiama.
Duomenų Bazių Kūrimo Principai
Duomenų bazės kūrimas paremtas tam tikrais principais. Pirmasis principas - pasikartojanti informacija (dar vadinama pertekliniais duomenimis) yra nereikalinga, nes užima vietą ir padidina klaidų ir neatitikimų tikimybę. Antras principas pabrėžia informacijos tikslumo ir išsamumo svarbą. Jei jūsų duomenų bazėje laikoma neteisinga informacija, tai visos ataskaitos, kurios grindžiamos iš duomenų bazės gauta informacija, taip pat bus neteisingos.
Suskirstykite savo informaciją į pagrindines kategorijas ar temas, pavyzdžiui, produktai arba užsakymai. Nuspręskite, kokia informacija turi būti saugoma kiekvienoje lentelėje. Kiekvienas elementas tampa lauku ir rodomas kaip lentelės stulpelis. Pasirinkite kiekvienos lentelės pirminį raktą. Pirminis raktas yra stulpelis, kuris unikaliai identifikuoja kiekvieną eilutę. Išanalizuokite kiekvieną lentelę ir nuspręskite, kaip vienos lentelės duomenys susiję su duomenimis kitose lentelėse. Patikrinkite, ar struktūroje nėra klaidų.
Sukurkite lenteles ir pridėkite kelis įrašus su duomenų pavyzdžiais. Pažiūrėkite, ar iš lentelių pavyksta gauti norimus rezultatus. Pritaikykite duomenų normalizavimas taisykles, kad pamatytumėte, ar jūsų lentelių struktūra tinkama. Patartina užrašyti duomenų bazės paskirtį popieriuje - jos paskirtį, kaip tikitės ją naudoti ir kas ją naudos. Idėja yra turėti gerai išplėtotą misijos pareiškimą, kurį galima nurodyti visame kūrimo procese.
Norėdami rasti ir tvarkyti reikiamą informaciją, pradėkite nuo esamos informacijos. Surinkite šiuos dokumentus ir pateikite kiekvieno rodomo informacijos tipo sąrašą. Jei neturite esamų formų, įsivaizduokite, kad turite sukurti formą, kad įrašytumėte kliento informaciją. Kokią informaciją įtrauktumėte į formą? Nustatykite ir išvardykite kiekvieną iš šių elementų. Jei duomenų bazę naudos ir kiti asmenys, paprašykite taip pat pateikti savo idėjas.
Tada pagalvokite, kokių tipų ataskaitas arba el laiškus siųsite remdamiesi duomenų bazės informacija. Apgalvokite ataskaitos struktūrą ir įsivaizduokite, kaip ji atrodys. Kokią informaciją norėtumėte įtraukti į ataskaitą? Sudarykite visų elementų sąrašą. Galvodami apie laiškus ir ataskaitas, kuriuos galbūt norėsite sukurti, galėsite nustatyti elementus, kurie turėtų būti duomenų bazėje.
Svarbiausia prisiminti, kad bet kokia informacija turi būti suskaidyta į mažiausias įmanomas naudingas dalis. Šiuo atveju, kad būtų patogiau naudoti, vardą ir pavardę reikėtų atskirti. Pavyzdžiui, norint surikiuoti ataskaitą pagal pavardes, klientų pavardės turi būti saugomos atskirai. Pagalvokite apie klausimus, į kuriuos turi atsakyti duomenų bazė. Norėdami suskirstyti informaciją į lenteles, pasirinkite pagrindines kategorijas, arba temas. Kai pasirinksite lentelės temą, tos lentelės stulpeliuose turi būti tik informacija apie tą temą.
Pavyzdžiui, į lentelę Klientai naudinga įtraukti tokius stulpelius kaip Pavadinimas, Adresas, Miestas, valstybė, pašto kodas, Siųsti el. paštą, Pasveikinimas ir El. pašto adresas. Visiems lentelės įrašams bus priskirtas toks pat stulpelių rinkinys, todėl stulpelių Pavadinimas, Adresas, Miestas, valstybė, pašto kodas, Siųsti el. paštą, Pasveikinimas ir El. pašto adresas informaciją galite saugoti kiekvienam įrašui.
Krakių Apylinkių Moterų Pavardžių Daryba XX a.
Lietuvos istorijos šaltiniuose moterų asmenvardžių užfiksuota kur kas mažiau negu vyrų. Nors daugiausia tyrėjų dėmesio sulaukė XVII-XVIII a. šaltiniuose užfiksuoti Lietuvos moterų antroponimai, tačiau tiriant moterų asmenvardžių darybą itin aktualūs ir vėlesnių amžių užrašymai. Iš tėvo asmenvardžio sudaryti moterų onimai rodo skirtingiems Lietuvos regionams būdingas lietuvių kalbai įprastas pavardžių priesagas, kurios pagrindžia moterų mergautinių pavardžių darybos lietuviškumą ir gyvybingumą. Ypač svarbūs ir įdomūs lietuviškai rašyti XX a.
Šįkart tirti pasirinktos vakarų aukštaičių šiauliškių arealui priklausančių Krakių moterų pavardės. Medžiaga surinkta iš lietuvių kalba rašytos Krakių RKB 1921-1925 m. santuokos metrikų knygos, kurioje užrašytos 269 moterų pavardės, iš kurių 249 - mergautinės jaunųjų pavardės, šaltinyje užfiksuotos kartu su pamatiniu tėvo asmenvardžiu, 20 - santuokinių dar kartą ištekančių našlių pavardžių.
Istorinių vakarų aukštaičių šiauliškių arealo moterų asmenvardžių tyrimai rodo tam tikrus jų sudarymo polinkius. Taigi XVI-XVIII a. vakarų aukštaičių šiauliškių arealo metrikų knygose vyrauja moterų pavardžių užrašymai su slaviškomis priesagomis -ova, -ovna, bet neretai pasitaikė ir lietuviškų priesagų, iš kurių dažniausios - -aitė, -aičia ir -ytė.
Krakių RKB santuokos metrikų knygoje užfiksuotos 248 mergautinės pavardės, sudarytos su priesagomis -aitė, -ytė, -iukė, -iutė, iš kurių 58 proc. sudarytos kaip bendrinėje kalboje, o 42 proc. skiriasi nuo bendrinės kalbos polinkių. Produktyviausias pavardžių darybos formantas Krakių parapijoje yra -aitė, su šia priesaga sudaryta didžioji dalis (223) mergautinių pavardžių. Kiti darybos formantai retesni: su priesaga -ytė sudarytos 23 pavardės, su priesagomis -iukė ir -iutė - vos po vieną pavardę.
1 lentelė. Moterų pavardžių su priesaga -aitė sudarymas iš vyrų pavardžių
| Vyrų pavardės galūnė | Pavyzdžiai | Skaičius |
|---|---|---|
| -as | Čiap-aitė : Čiapas, Gauč-aitė : Gaučas | 101 |
| -sk- | Bankausk-aitė : Bankauskas, Dulinsk-aitė : Dulinskas | 37 |
| -a | Alekn-aitė : Alekna, Rumb-aitė : Rumba | 22 |
| -ius | Bandzevič-aitė : Bandzevičius, Jankevič-aitė : Jankevičius | 41 |
| -is | Blėd-aitė : Blėdis, Smolsk-aitė : Smolskis | 23 |
Mergautinių pavardžių su priesaga -aitė, sudarytų kitaip nei bendrinėje lietuvių kalboje, skaičius (100) nedaug skiriasi nuo moterų asmenvardžių, sudarytų pagal bendrinės kalbos polinkius (123). Didesnė dalis (123) moterų mergautinių pavardžių su priesaga -aitė sudarytos kaip bendrinėje lietuvių kalboje - priesaga -aitė pridedama, kai tėvo pavardės galūnės yra -as ir -a. Tačiau asmenvardžių, kurių sudarymo polinkiai skiriasi nuo bendrinės kalbos pavardžių sudarymo polinkių, skaičius yra mažesnis vos penktadaliu.
Tai rodo, kad XX a. Krakių santuokos metrikų knygoje priesaga -ytė yra kur kas retesnis mergautinių pavardžių darybos formantas - su šia priesaga sudarytos 23 pavardės iš 249. Dalies (8) moterų mergautinių pavardžių pamatas yra vyrų pavardės su galūne -is. Jos turi baltiškos kilmės patroniminę priesagą -aitis, pavyzdžiui, Gedrait-ytė : Gedraitis, Mikolait-ytė : Mikolaitis, Petrait-ytė : Petraitis.
Taigi didžioji dalis (20) moterų mergautinių pavardžių su priesaga -ytė sudarytos kaip bendrinėje lietuvių kalboje - iš vyrų pavardžių su galūnėmis -is ir -ys. Tik trys pavardės buvo sudarytos ne pagal bendrinės kalbos polinkius - iš vyrų pavardžių su galūnėmis -a, -as, -ius. Tai rodo, kad XX a. Krakių santuokos metrikų knygoje su priesaga -iutė sudaryta viena mergautinė pavardė, kurios pamatinės vyro pavardės galūnė -ius, pavyzdžiui, Mockevič-iutė : Mockevičius, tad ne visai atitinka bendrinės lietuvių kalbos polinkius.
Su priesaga -iukė užfiksuota vienos Krakių santuokos metrikų knygoje užrašytos jaunosios pavardė ir jos pamatinis asmenvardis, plg. Bakuč-iukė : Bakučius. Krakių santuokos metrikų knygoje užfiksuota 20 antrą kartą ištekančių moterų pavardžių, sudarytų su priesaga -ienė, pavyzdžiui, Blėd-ienė, Gaižausk-ienė, Lukoš-ienė. Pamatiniai šių pavardžių asmenvardžiai metrikų knygoje nėra paliudyti, bet akivaizdu, kad ištekėjusių moterų pavardžių priesaga -ienė buvo pridedama prie vyro pavardės kamieno.
Ištyrus Krakių RKB 1921-1925 m. santuokos metrikų knygoje užfiksuotas moterų mergautines pavardes nustatyta, kad 58 proc. jų buvo sudarytos kaip bendrinėje lietuvių kalboje. Vis dėlto nemažõs dalies (42 proc.) mergautinių pavardžių daryba neatitiko bendrinės kalbos polinkių. XX a. pradžioje Krakėse produktyviausias (223 pvd.) moterų mergautinių pavardžių darybos formantas buvo priesaga -aitė, su kuria dažniausiai buvo sudaromos mergautinės pavardės iš vyrų asmenvardžių, turinčių ne tik -as, -a, bet ir kitas galūnes: -ius, -is, -us, -ys. Tai ir lėmė pavardžių su priesaga -aitė dominavimą.
Šiame straipsnyje aptarėme dokumentų rengimo taisykles, pavardžių lentelių išdėstymo principus ir moterų pavardžių darybos ypatumus Krakių apylinkėse XX a. pradžioje. Tikimės, kad ši informacija bus naudinga rengiant dokumentus ir kuriant informacines nuorodas.