Derybos yra svarbi verslo ir politikos dalis, ypač kai kalbama apie santykius su užsienio šalimis. Norint pasiekti sėkmingų rezultatų, būtina tinkamai pasirengti, laikytis etiketo ir pasirinkti tinkamą taktiką. Šiame straipsnyje aptarsime pagrindinius reikalavimus derybų delegacijai su užsienio šalimi.
Pasirengimas Deryboms
Kruopštus pasirengimas yra raktas į sėkmingas derybas. Štai keletas svarbių žingsnių, kuriuos reikia atlikti:
- Informacijos rinkimas: Gaukite informaciją apie galimą partnerį, jo dalyvavimą panašiose derybose, finansinę padėtį ir kitus svarbius aspektus.
- Pozicijos nustatymas: Nustatykite savo poziciją derybose, numatykite galimus sprendimų variantus.
- Tikslų patikslinimas: Pirmasis etapas - dalyvių interesų, pozicijų ir tikslų patikslinimas.
Turbūt nėra nė vieno transporto organizacijos vadovo, kuriam nebūtų tekę dalyvauti derybose arba jas organizuoti. Transportininkų dalykiniai ryšiai plečiasi, partnerių - tiek iš savo šalies, tiek iš užsienio - ratas gausėja, tad periodiškai vis tenka susėsti prie derybų stalo ir susitarti dėl gyvybiškai aktualių dalykinės veiklos klausimų. Derybos - be galo svarbus dalykas, neretai net nulemiantis tolesnes organizacijos veiklos perspektyvas, tad joms būtina iš anksto kruopščiai pasirengti.
Derybų Vieta ir Laikas
Derybų vietos ir laiko pasirinkimas taip pat yra svarbus. Štai keletas patarimų:
- Laikas: Pirmoji dienos pusė - darbingiausias metas. Tik nepradėkime derybų pernelyg anksti: aštuntą valandą rytą mūsų smegenys paprastai dar nėra įsitraukusios į aktyvią protinę veiklą. Nepatartina derybų rengti organizacijos darbų įkarštyje, tarkim, mėnesio, ketvirčio ar metų pabaigoje, kai ir taip rūpesčių - per akis.
- Vieta: Renkantis vietą, reikia atsižvelgti į daugelį aplinkybių. Ar jums reikės specialių priemonių arba apsiverčiamų lentelių? Ar reikia jas nuomotis ir iš kur? Ar reikalinga speciali įranga? Ar galėsite pernakvoti kur nors netoliese, jei nepavyks susitarti per dieną? Pasistenkite rasti vietą, kuri atitiktų kuo daugiau jūsų reikalavimų.
Dėl derėjimosi datos tariamasi iš anksto. Geriausia tai daryti prieš gerą mėnesį. Atšaukti numatytą datą be itin rimtos priežasties, nukelti derėjimąsi vėlyvesniam laikui arba, atvirkščiai, jį paankstinti - pirmas žingsnis į pralaimėjimą.
Derybų Vietos Tipai
Priklausomai nuo situacijos, galima rinktis skirtingas derybų vietas:
- Sava vieta: Kabinetas ar kambarys jūsų kompanijos pastate laikoma sava vieta. Sunku išvengti nenumatytų pertrūkių.
- Neutrali vieta: Trečiosios šalies kontora arba išnuomota patalpa laikoma neutralia vieta. Vieta nepažįstama abiems šalims, todėl nė viena neįgyja pranašumo.
- Svetima vieta: Antrajai derybų šaliai priklausantis kabinetas ar kambarys.
Derybų Etiketas
Elgesio kultūra - žmonijos kultūros dalis, ji reikalauja laikytis svarbiausių bendravimo taisyklių, būti paslaugiems, mandagiems ir taktiškiems. Štai keletas etiketo taisyklių, kurių reikėtų laikytis derybų metu:
- Visiems dalyviams iš anksto privalu tiksliai pranešti, kur vyks derybos. Nepakanka nurodyti vien adresą: būtina pažymėti ir aukštą, salės ar kabineto numerį.
- Paprastai svečiai pasitinkami prie paradinių durų arba vestibiulyje, kad jiems nereikėtų klaidžioti koridoriais ieškant nurodytų patalpų.
- Į posėdžių salę ar į kabinetą, kur vyks derybos, atvykusiuosius palydi ne priimančios firmos galva, o jo sekretorė, referentas ar padėjėjas.
- Tik prie derybų stalo priimančios organizacijos vadovas sėdasi pirmas. Tačiau, prieš tai vyksta pasisveikinimo ceremonija, kurioje pagal rangą žemėjančia tvarka pristatomi visi derybų dalyviai.
- Abiejų pusių derybininkų privalo būti maždaug vienodai - ir pagal dalyvių skaičių, ir pagal jų rangą.
- Jeigu deramės su užsieniečiais, būtina iš anksto susitarti, kokia kalba vyks derybos ir kas jose vertėjaus. Paprastai kiekviena šalis turi po savo vertėją, kuris sėdi savo delegacijos vadovo kairėje.
- Per derybas alkoholiniai gėrimai negeriami - tai būtų etiketo pažeidimas. Iš anksto ant stalo pastatomas tik mineralinis vanduo ir gaivieji gėrimai. 40 minučių nuo derybų pradžios praėjus, svečiams pasiūloma kavos arba arbatos.
- Etiketas nerekomenduoja svečių sodinti prie rašomųjų stalų arba žemų žurnalinių staliukų (pastarieji apskritai tinka tik neoficialiems pokalbiams kamerinėje aplinkoje).
Priimančioji pusė, sodindama derybininkus prie stačiakampio stalo, turėtų laikytis tam tikrų taisyklių. Svarbiausi asmenys sodinami arčiau vadovo, žemesnieji - toliau. Už trumpųjų stalo galų nesodinamas niekas. Tai padidintų psichologinę distanciją tarp abiejų šalių.
Derybų Taktika
Kokios taktikos laikytis, kad derybose būtų pasiekta trokštamų rezultatų? Štai keletas patarimų:
- Nebandykite derėtis su jums visai nepažįstama firma. Išsiaiškinkite, kokia yra jos finansinė padėtis ir materialinės galimybės.
- Jei pastebėjote, kad potencialūs partneriai „stengiasi nepastebėti“, sunerimkite.
- Potencialūs partneriai neretai būna agresyvūs. Nenusileiskite jų spaudžiami. Atminkite: „Sutartis nepasirašoma remiantis vien garbės žodžiu“!
- Derybų partneriai kartais delsia pasirašyti sutartį be jokių konkrečių priežasčių.
- Jei partneris nuolat skuba (atseit neturįs laiko), sunerimkite -visai gali būti, jog šitaip bandoma jūsų kantrybė.
Būkite mandagūs, bet atkaklūs. Stenkitės suprasti partnerį. Partnerio pozicijų netoleravimas trukdo derybų eigai. Nepateikite melagingos informacijos, netgi jei tai daro partneris. Venkite pamokomojo tono.
„Derybų treniruotė“: Derybų strategija, kai kuriama pridėtinė vertė
Derybų Eiga
Derybos paprastai vyksta keliais etapais:
- Pirmasis etapas: Dalyvių interesų, pozicijų ir tikslų patikslinimas.
- Antrasis etapas: Pozicijų svarstymas.
- Trečiasis etapas: Pozicijų derinimas. Svarstomos detalės.
- Ketvirtasis etapas: Daromos išvados, apibendrinimai. Atkakliai siekiama susitarimo.
Svarbu vengti:
- Užsitęsusio tikslinimo etapo (labai sunku nesvarbių detalių aiškinimas).
- Neišaiškintos svarbios detalės.
- Priimamas kiekvienas partnerio pasiūlymas; daromos didelės nuolaidos.
Konfliktų Sprendimas
Kiekvienas konfliktas kyla dėl kokių nors priežasčių, priklausomai nuo to, ar žmogus jas gerai suvokia, ar jos kyla iš pasąmonės. Netinkamas konflikto sprendimas, kartu paėmus, konfliktų šaltinis yra nenoras tiesiai ir atvirai reaguoti į konfliktą. Baimė glūdi dagelio konfliktų esmėje.
Grupės ar struktūrinio vieneto funkcionavimui konfliktas gali būti arba konstruktyvus, arba destruktyvus. Kai konfliktai yra per dažni arba per reti, jie kliudo veiklai.
Derybų Rezultatai
Kai derybos - dviejų žmonių bandymas rasti abipusiškai priimtiną sprendimą - sėkmingas, laimėtojo ir pralaimėjusiojo neturėtų būti. Jų pabaiga turi arba patenkinti abi puses, arba abi puses nuvilti. Derybų meno pagrindas - mėginti suderinti jūsų požiūriu gerą rezultatą su antrosios šalies požiūriu geru rezultatu.
Tinkamai supratus visus su derybomis susijusius veiksmus (pasirengimą, siūlymą, svarstymą, lygimasis, sandorio sudarymą), jos gali būti sėkmingos visoms suinteresuotoms šalims.
Derybų Tipai
Įvairioms deryboms reikia vis kitokių įgūdžių. Kiekvieno verslo ir komercijos derybos pasižymi tam tikromis savybėmis. Jos gali būti oficialios arba neoficialios, nuolatinės arba vienkartinės, žiūrint kas ir dėl ko derasi. Visų verslo dalyvių - darbuotojų, akcininkų, profesinių sąjungų, administracijos, tikėjų, užsakovų ir vyriausybės - interesai ir požiūriai skirtingi.
Pavyzdžiui, derybos gali būti:
- Tarimasis dėl atlyginimo terminų ir darbo sąlygų.
- Pareigų ir atsakomybės nustatymas.
- Gamybos apimties didinimas, tarkim, viršvalandžiai.
Apklausa apie Derybas
Siekiant išsiaiškinti nuomonę apie derybas, galima atlikti apklausą. Štai keletas klausimų, kurie gali būti įtraukti į apklausą:
- Ar Jums reikia dalyvauti derybose?
- Ar Jums reikalinga komanda derybų metu?
- Ar suteikiate įgaliojimus savo darbuotojams derybų metu?
- Ar Jūsų pozicija derybų metu yra lanksti?
- Ar derybas visuomet pradedate tikėdamas pasiekti naudingą susitarimą?
- Ar su klientu pradedate pokalbį su „įžanga“, pasakodamas apie firmą, jos veiklą ir pan., o tik po to einate prie reikalo esmės?
- Ar stengiatės bendrauti šiltai ir nuoširdžiai?
- Ar Jums svarbu žmogaus manieros šiame versle?
- Ar reiškiate savo emocijas derybų metu?
Atsakymai į šiuos klausimus gali padėti geriau suprasti derybų procesą ir jo svarbą versle.
