Kaip būti produktyviu: patarimai ir strategijos

Nesvarbu, ar siekiate naujų tikslų, ar tiesiog norite geriau išnaudoti savo laiką, supratimas, kaip būti produktyvesniam, gali jums padėti. Būti produktyviu reiškia pasiekti tai, ką buvote užsibrėžę padaryti. Turite viziją, turite tikslą, nustatėte, ką bandote daryti, ir imatės tikslingų veiksmų siekdami to.

Žemiau ekspertai pateikia praktinių įžvalgų, kaip būti produktyvesniam ir kaip sukurti pusiausvyrą, kuri neleistų perdegti.

Kai esate produktyvus, jūs kasdien įsipareigojate sau ir rodote dėmesį sau. Jūs sau sakote, kad galite atlikti sunkias užduotis, ir šie modeliai bei toks požiūris atsiranda kitose srityse.

Šis domino efektas gali prasidėti darbe ar jūsų asmeniniame gyvenime. Tai gali net prasidėti nuo jūsų treniruočių rutinos - iš tikrųjų yra koreliacija tarp žmonių, kurie sportuoja, ir kurie yra produktyvūs.

Tačiau tapimas produktyvesniu neturėtų vykti izoliuotai, ypač darbe. Tikslų formulavimas turėtų prasidėti nuo individualaus produktyvumo ir tada plisti į komandinius bei organizacinius lygius.

Egzistuoja sąvoka, vadinama „bendruomenės tragikomedija“, kur žmonės maksimaliai išnaudoja savo produktyvumą, ir tai gali kirsti komandai bei organizacijos veiklai.

Kaip produktyvumas gali pagerinti jūsų gyvenimą

Pasak Nwokoma, kai esate produktyvus, jūs kasdien įsipareigojate sau ir rodote dėmesį sau. Jūs sau sakote, kad galite atlikti sunkias užduotis, ir šie modeliai bei toks požiūris atsiranda kitose srityse.

Šis domino efektas gali prasidėti darbe ar jūsų asmeniniame gyvenime. Tai gali net prasidėti nuo jūsų treniruočių rutinos - iš tikrųjų yra koreliacija tarp žmonių, kurie sportuoja, ir kurie yra produktyvūs.

Galite pasiekti tūkstančius užsiėmimų be poreikiant įrangos.

Kaip tapti produktyvesniu

Tad subalansuotas produktyvumas gali pakeisti mūsų gyvenimą į gerąją pusę - bet kaip iš tikrųjų galite tapti produktyvesniu kasdieniame gyvenime? Štai keletas praktinių patarimų, kaip pradėti:

1. Įeikite į tinkamą minties būseną

Pradėdami nuo individualaus lygio, svarbu nustatyti savo chronotipą, kuris atspindi jūsų asmeninį vidinį laikrodį ir kada jaučiatės labiausiai energingas. Pavyzdžiui, jei esate rytinis žmogus, tikriausiai nenorėsite taupyti svarbiausių užduočių vakarai.

Be to, vietos savo namuose paskyrimas darbui ar kūrybai gali padėti įsitraukti į darbą. „Kaip ir sportininkui, kuomet tobulinate savo techniką ir našumą, svarbu sužinoti, kas jums veikia“.

2. Eikite lėtai, kad judėtumėte greitai

Prieš pradėdami užduotį, pagalvokite apie galutinį rezultatą ir sudarykite planą. „Surinkite savo įrankius, išteklius ir žmones, ir sudarykite planą, prieš pradėdami kelionę“. Galų gale, jūs tikriausiai nesiimtumėte virti didelį patiekalą be recepto, laikrodžio, ingredientų, virtuvės reikmenų ir net draugo pagalbos - tad kodėl pradėti svarbią projektą be jokio pasirengimo?

Strateginis planavimas ir supratimas, ką reikia atlikti ir kada, yra labai svarbūs.

3. Nustatykite etapus ir švęskite pergales pakeliui

Nors galutinio rezultato pripažinimas yra svarbia yra jūsų sėkmingumo dalis, taip pat turėtumėte pripažinti savo pasiekimus projekto arba treniruočių plano metu. „Eikite lėtai, kad judėtumėte greitai“ mantra sako, kad nustatydami išmatuojamus etapus ir jų kiekybinę vertę, aiškiai apibrėšite, kur siekiate.

4. Sumažinkite užimtumo darbo kiekį dieną

Net 53 procentai darbuotojų laiko praleidžiama atliekant nepagrįstai užimtus darbus.

Tokie dalykai kaip el. laiškų planavimas ir užduočių organizavimas užima per daug mūsų darbo laiko. „Turėtume užsiimti strateginėmis ir kūrybiškomis užduotimis ir kurti tarpusavio ryšius“. „Kruopščiai apsvarstykite, kiek jūsų darbo yra užimtas darbas ir kaip jį galima sumažinti, nes tai ne tik padidina produktyvumą, bet taip pat padidina mūsų įsitraukimą.“

5. Suderinkite tikslus darbe

Jei jūsų tikslas yra tapti produktyvesniu darbe, pasikalbėkite su savo vadovu ir suderinkite tikslus, kad sukurtumėte skaidresnę tikslų sistemą organizacijoje.

„Svarbiausias veiksmas, kurį galite atlikti kaip asmenybė, vadovas ar vykdantysis direktorius, yra užtikrinti, kad būtų aiškus ryšys tarp žmonių darbo ir įmonės tikslų“. Jūsų tikslai turėtų derėti į vadovo tikslus, kurie vėliau pereina į platesnius komandos tikslus ir galiausiai susieti su įmonės tikslais. „Kiekvienas turėtų pabusti kasdien ir žinoti, kaip jų darbas prisideda prie įmonės tikslų“.

6. Planuokite neliečiamas užduotis savo dieną

Jūsų dieną turėtų sudaryti įprasti elementai, kurie padės jums būti produktyvesniems, įskaitant tai, ką darote darbe ir už jo ribų.

„Man kasdien eiti į sporto salę yra nepajudinama taisyklė, nes žinau, kad tai mane nuteikia tinkamai, tai padeda atsiriboti nuo „biuro mąstymo“ ir grįžus į darbą mąstyti kūrybingai“. „Labai svarbu nustatyti šias ribas ir nuosekliai jų laikytis, užtikrinant, kad darote tai, kas yra geriausia jums kaip asmeniui.“

7. Įtraukite džiaugsmą į savo rutiną

Kartais mūsų įsipareigojimai gali pasirodyti truputį monotoniški, paliekant jus mažiau susižavėjusiais tuo, ką darote. Dėl to turėtumėte teikti pirmenybę džiaugsmui.

„Mūsų treneris Stanforde dažnai sakydavo, kad laimingi plaukikai yra greiti plaukikai, ir manau, kad tas pats lygmuo tinka ir darbe“. „Darbo vietoje nepakanka įtraukti džiaugsmo, ir turėtume švęsti savo komandos draugus, sukurti aplinką beveik kaip sporto komandos atmosferą. Tai motyvuoja žmones norėti atlikti darbą ir būti juo susijaudinusiais.“

Tai siejasi su Nwokoma idėja švęsti kiekvieną pasiekimą ar mažą pergalę, nepriklausomai ar tai būtų asmeninis treniruotės pasiekimas ar komandos projekto pabaiga su bendradarbiu.

8. Įtraukite lankstumą į savo rutiną

Žinoma, ne viskas vyksta pagal planą, nesvarbu, kiek strateguojate. „Jūsų ketinimas gali būti sportuoti kasdien 45 minutes, tačiau galbūt susiduriate su iššūkiais dėl vaikų ar pasitaiko nenumatytas susitikimas“. „Duokite sau malonės, prisiminkite, kad esame žmonės, ir likite ištikimi savo siekiams, net jei viskas nevyksta taip, kaip norėtumėte.“

9. Atsitraukite, kad sukurtumėte naujas idėjas

Jeigu norite būti produktyvesni, galite manyti, kad reikia maksimaliai išnaudoti kiekvieną minutę - bet laiko atsitraukimas nuo atsakomybių iš tikrųjų didina produktyvumą.

„Pavyzdžiui, sportavimas, pasivaikščiojimas ar meditavimas leidžia mums būti geriausia savęs versija, kad galėtume grįžti ir būti geriausia darbuotoja ar žmogumi, kuriuo norime būti“. Be to, dažnai geriausiomis idėjomis ateiname, kai atsitraukiame nuo savo atsakomybių.

Ši metodika kartais vadinama „kūrybiniu klaidžiojimu“, nes ji sujungia skirtingas sritis. „Pamokos, kurias įgyjate iš sričių už darbo vietos ribų, taip gerai pritaikomos darbo vietoje“, ypač kūrybiškumui ir inovaciniams sprendimams. Be sportelio arba meditavimo, mūsų geriausios idėjos taip pat gali atsirasti iš maudymosi duše, muzikos klausymosi arba žiūrėjimo ar meno kūrimo.

10. Supraskite ryšį tarp produktyvumo ir poilsio

Be atsitraukimo, yra ir daugybė priežasčių, kodėl pertraukos gali padėti tapti produktyvesniems.

Tikrasis produktyvumo ir tikslų pasiekimas efektyviu ir veiksmingu būdu reikalauja poilsio. Su poilsiu galime geriau mąstyti, kurti naujas idėjas, inovuoti ir išgauti informaciją iš smegenų greičiau. Be poilsio lengviau daryti klaidas ir negilinti kritinio mąstymo.

Šio produktyvumo ir poilsio pusiausvyros reikšmę galima palyginti su maratono treniruotėmis, kuriose treniruotės labai intensyvios, bet iki didžiojo bėgimo mažinamos.

„Manau, kad tiek sporte, tiek darbe, yra ritmai, kuriuos turime išgyventi, kad pasiektume aukščiausią produktyvumą“. „Sporte reikia labai sunkiai dirbti ir tada atleisti pavarų svirtį. Darbo pasaulyje reikia laiko toli nuo susitikimų giliam darbui atlikti.“

Produktyvumas vs. toksiškas produktyvumas

Daugiau ne visada yra daugiau. Svarbu įsitikinti, kad jūsų produktyvumo pastangos nevirs į toksišką produktyvumą, kuris yra nesveikas ir nesustabdomas noras būti nuolat produktyviu, neatsižvelgiant į poveikį jūsų gerovei, santykiams ar gyvenimui.

Šią sritį galima apibūdinti kaip „produktyvumo teatras“ arba „perkrovimas ir perpildymas.“ Pirmasis, yra plačiai paplitęs organizacijose ir susijęs su darbuotojų apsimetimu produktyviais.

Jie įjungia savo „Slack“ šviesą žaliai, kad parodytų, jog yra pasirengę, jie užpildo savo kalendorius susitikimais, jie siunčia pranešimus visą parą ir daro šiuos labai atlaidžius veiksmus. „Jūs darote šou, o ne realų darbą.“

Tada tenka perdegimas, kuris organizacijose labai paplitęs. Tai gali turėti pasekmių produktyvumo perspektyvoje, bet taip pat paveikti jūsų darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą.

Toksiškas produktyvumas gali atsirasti, jei užsitraukiate į darbą ar kitą veiklą, kad išvengtumėte kitų dalykų. Tai gali pasireikšti, kai apleisite savo sveikatą ir keičiate rutiną ar elgesį. „Jei anksčiau eidavote į sporto salę, jūs jau nebeeinamėte į sporto salę“. „Jei anksčiau susitikdavote su draugais socialiai, jūs nebegrįžtate susitikti su draugais socialiai.“

Nėra gerai būti visiškai priblokštam savo atsakomybių. „Skirkite laiko pailsėti, žaisti, smagiai leisti laiką, kad iš tikrųjų būtumėte efektyvūs ir galų gale produktyvūs.“ Kodėl tai taip svarbu? Mes gyvename skaitmeniniame amžiuje, todėl ypač svarbu susikaupti, nesiblaškyti, tai sunkiau, nei padaryti patį darbą. Jau nekalbannt apie tai, kad produktyvi diena sukelia tam tikrą pasitenkinimą.

Kalbant apie darbo našumą reikėtų pamąstyti, ar produktyvumas - tai tik varnelės atliktų darbų sąraše? Produktyviai dirbantys žmonės neturi tikslo padaryti kuo daugiau darbų - jų skaičius nesusijęs su produktyvumu. Jei norite būti produktyvūs, jūs turite kokybiškai atlikti mažiau darbų, bet kokybiškai.

Projektų vadovas, besidomintis darbo našumo didinimu, Tony Wongas teigia žinąs keletą svarbių dalykų, kurie padeda dirbti produktyviai. Jis pasidalino patirtimi, kaip darbą padaryti produktyvesniu.

• Padalinkite savo darbų sąrašą į dvi dalis. Nebūtinai turite verstis per galvą, kad viską padarytumėte per vieną dieną. Pasirinkite kelis darbus ir susikaupkite ties jais, kad tikrai darbą atliktumėte gerai.
• Dažniau darykite pertraukas. Jūsų smegenys po kelių valandų įtempto darbo ima siganlizuoti, kad joms reikia poilsio. Išnaudojamos gliukozės atsargos ir jums reikia pasivaikščioti, užkąsti, ar šiaip pamedituoti. Jūs grįšite prie darbo su nauja energija ir pasieksite didesnio efektyvumo.
• Vadovaukitės 80/20 taisykle. Tai reiškia, kad tik 20 % to, ką jūs padarote kiekvieną dieną, sudaro 80% jūsų rezultatų.
• Pašalinkite viską, kas trukdo jūsų produktyvumui. Pavyzdžiui, padalinkite projektą į dalis ir palaipsniui vykdykite.
• Išnaudokite ryto valandas susikaupimui. Produktyvumą tiesiog užmuša rytinis naršymas po savo elektroninį paštą ar internetą. Pradėkite dieną gerais pusryčiais ir mankšta. Tai tarsi kuras darbingai dienai.
• Imkitės sudėtingiausių darbų iki pietų pertraukos, kol dar nesate pavargę. Susitikimus atidėkite vėlesniam laikui. Taip dirbsite žymiai našiau ir prasmingai išnaudosite laiką.
• Išmokite nesileisti blaškomi elektroninio pašto. Dažnai laiškai jūsų pašto dėžutėje tiesiog atitraukia nuo darbo. Pavyzdžiui, žmonės dažnai persiunčia įvairius nereikalingus laiškelius, bet tai tingumo ir neturėjimo ką veikti požymis. Jei gaunate laišką, adresuotą daugeliui žmonių, galima atsakyti ir mandagiai paprašyti tokių laiškų nesiųsti. Jei nepadeda, galima ir pasikalbėti asmeniškai.
• Susikurkite sistemą. Jūs tikriausiai jau per ilgesnį laiką pajutote, kas labiausiai padeda našiai dirbti. Viską planuodami jūs galėsite susikoncentruoti į tai, kas būtina, kitaip smulkmenos jus išblaškys.
• Nepainiokite produktyvumo su tingumu. Nors sunku tai pripažinti, kai kurie susitikimai, pasikalbėjimai, el. pašto tikrinimas - tik priedanga tingėjimui. Susikoncentruokite į savo darbo atlikimą kiek įmanoma.
• Nesiimkite daugelio darbų vienu metu. Dažnas veiklos kaitaliojimas sumažina darbo efektyvumą maždaug 10%. Dirbkite našiau atlikdami vieną užduotį vienu metu. Mažiau yra daugiau - šis paradoksas galioja kalbant apie darbo produktyvumą. Siekdami jo nepamirškite šių pagrindinių dalykų.

Superproduktyvių žmonių yra kiekvienoje industrijoje. Pasak Michaelio Mankinso tyrimo, produktyviausi kompiuterinių programų kūrėjai per dieną parašo 9 kartus daugiau naudojamų kodų už vidutinį kūrėją. Jis taip pat atrado, kad geriausias Niujorko „Le Bernardin Restaurant“ žuvininkas gali paruošti tris kartus daugiau žuvies, už vidutinį žuvininką, prie geriausio Blackjack kortų dalintojo stalelio žaidimas vyksta 5 kartus ilgiau, o geriausias „Nordstorm“ pardavėjas parduoda 8 kartus daugiau rūbų. Kaip jiems tai pavyksta?

Portalas hbr.org surinko duomenis apie daugiau kaip 7000 žmonių, kuriuos jų vadybininkai vertino pagal produktyvumo lygį bei 48 specifinius elgesio modelius. Kiekvieną asmenį taip pat įvertino vidutiniškai 11 kitų žmonių, įskaitant kolegas, pavaldinius bei kitus. Identifikuoti specifiniai elgesio modeliai, susiję su aukštu produktyvumo lygiu, bei atlikta veiksnių analizė. Iškilo 7 gausios grupės, identifikuojančios produktyviausių žmonių reguliariai paktikuojamus įgūdžius.

7 įgūdžiai, kuriuos praktikuoja produktyviausi žmonės:

1. Nusistatykite didelius tikslus
2. Būkite nuoseklūs
3. Turėkite žinių bei techninės patirties
4. Rezultatų siekite su užsidegimu
5. Laukite problemų ir spręskite jas
6. Imkitės iniciatyvos
7. Bendradarbiaukite

Jei norite tapti produktyvesni, atkreipkite dėmesį į šį sąrašą ir paklauskite savęs, ką galite patobulinti. Jums sunku kažką pradėti? Galbūt galėtumėte būti nuoseklesni? Jei esate vadybininkas, norintis padėti vienam iš savo darbuotojų padaryti daugiau, paklauskite savęs, gal šiame sąraše yra kažkas, kas galėtų padėti. Galbūt jūsų darbuotojas sunkiai dirba, tačiau neturi įgūdžių, padėsiančių padidinti jo produktyvumą? Ar galite jam padėti įgyti tuos įgūdžius? Ar galite padėti jiems nusistatyti motyvuojančius tikslus?

Atrodo, kad produktyviausi žmonės viską padaro magijos - arba trumpesnių kelių - pagalba, tačiau, pasirodo, didelis produktyvumas tėra įgūdžių rinkinys. Įgūdžių, kuriuos įgyti ir naudoti gali visi. Norint dirbti produktyviau, nebūtina dirbti sunkiau. Reikia tiesiog dirbti gudriau.

Bent jau taip teigia Robertas C. Pozenas, kuris vienu metu vadovavo pasaulinei finansų paslaugų įmonei ir dėstė pilną kursą Harvardo verslo mokykloje. Jis taip pat parašė šešias knygas, viena iš jų - „Extreme Productivity“ (liet. ekstremalus produktyvumas). Joje R. C. Pozenas siūlo tapti produktyviais susikuriant tikslų siekimo sistemą, kovojant su darbų atidėliojimu, taikant kitokią projektų vykdymo strategiją bei susikuriant gyvenime rutiną.

Interviu „Washington Post“ R. C. Pozenas pasakojo, kad jo filosofija yra skirti savo laiką patiems svarbiausiems tikslams. Pasak jo, reikia įvardinti ir įvertinti savo prioritetus, paremtus asmeniniais įgūdžiais, troškimais ir darbovietės poreikiais. Tada kuo lengviau atsikratyti žemiausiai esančių prioritetų. O aukščiausius prioritetus galima įgyvendinti efektyviau, jei užuot pradėję nuo faktų ir duomenų tikrinimo, pirma pasidarysite preliminarias išvadas.

Produktyvumo esmė - žinoti, kokie yra jūsų tikslai ir prioritetai. R. C. Pozenas siūlo išsiaiškinti savo tikslus užrašant vidutinio laikotarpio (daugmaž vienerių metų) ir trumpalaikius (maždaug vienos savaitės) profesinius tikslus - įskaitant projektus, pasirengimą jiems ir bet kokias kasdienes užduotis. Tada sudėliokite savo vidutinio laikotarpio tikslus pagal svarbą. Nors jūs turėtumėte apsvarstyti, ką norite daryti, ar kas jums sekasi, taip pat apmąstykite, ko labiausiai reikia jūsų darbovietei. Galiausiai, pagalvokite apie savo trumpalaikius tikslus: aukštai įvertintas trumpalaikis tikslas gali būti arba laiptelis jums siekiant svarbaus ilgalaikio tikslo, arba labai svarbus jūsų vadovui.

„Vietoj to, kad kasdien vykdytų progresą, darbų atidėliotojai bando sugrūsti viską į paskutines projekto valandas. Be to, kad tos paskutinės dienos ar valandos yra labai nemalonios, tokia strategija lemia skubotą, prastą darbo rezultatą“.

Žinoma mes visi šiek tiek atidedam darbus, sako rašytojas. Šiems chroniškiems darbų atidėliotojams R. C. Pozenas siūlo paprastą išeitį: jei negalite dirbti be baigties terminų, susikurkite jų daugiau. Kai kuriems gali užtekti to, kad jie pasiekę „mažąjį“ baigties terminą apdovanos save kokiu nors niekučiu. Tačiau rimtesnių atidėliojimo problemų turintiems žmonėms gali tekti apie savo sugalvotus baigties terminus pranešti viršininkui, taip šie terminai taps realiais.

„Taip būsite priversti greitai išanalizuoti projektų esmines problemas, kas leis jums smarkiai sumažinti jūsų tolimesnio tyrinėjimo mastą“.

Nors galbūt vėliau teks pataisyti pasidarytas išvadas ar išvis jas perrašyti, tačiau tokia strategija yra vis tiek produktyvesnė ir greitesnė nei ilgas nereikalingų faktų tyrinėjimas.

Kiekvienas iš mūsų kasdien priima daug rutininių sprendimų: kokios spalvos kaklaraištį dėtis, kokiu keliu vykti į darbą, ką pirkti maisto parduotuvėje ir taip toliau. Tyrimai rodo, kad tokie sprendimai per dieną išeikvoja daug protinės energijos, todėl tampa sunkiau atlikti darbo užduotis reikalaujančias įtempto mąstymo.

„Tam, kad sumažinčiau sprendimų, kuriuos darau kasdien, skaičių, aš „rutinizuoju“ įvairius savo gyvenimo aspektus, kurie man nelabai rūpi: ką aš valgau ir ką vilkiu“.

Jis iš vakaro pasiruošia rūbus, su kuriais eis į darbą, kiekvienas kostiumas dera su tam tikru kaklaraiščiu ir marškiniais. R. C. Pozenas kasdien pusryčiams valgo dribsnių ir po bananą, o pietums - sumuštinį su vištiena. „Taip man lieka daugiau protinės energijos, reikalingos toms užduotims ir sprendimams, kurie man rūpi“.

Paklaustas, kodėl yra taip svarbu per kuo mažiau laiko atlikti kuo daugiau darbų R. C. Pozenas sako: „Atsakymas į šį klausimą yra kiekvienam žmogui skirtingas, jis priklauso nuo poreikių ir gyvenimo etapo. Asmeniškai aš bandau būti produktyvus darbe tam, kad turėčiau daugiau laiko sau, savo draugams ir savo šeimai. Manau, kad dauguma žmonių siekia to paties.“

Apibendrinant, produktyvumas nėra tik sunkus darbas, bet ir:

• Tinkamas planavimas
• Prioritetų nustatymas
• Poilsis
• Džiaugsmas

Tad siekite produktyvumo, bet nepamirškite pasirūpinti savimi ir savo gerove!

tags: #kad #butu #produktyvus