Kiekviena įmonė stengiasi apsaugoti savo turtą, efektyviai ir tikslingai jį naudoti. Vienas iš būdų užtikrinti efektyvų įmonės darbą - kilnojamojo ir ilgalaikio turto santykio nustatymas. Inventorizacija - tai viso įmonės turto, tiek materialaus, tiek nematerialaus, patikrinimas natūra, siekiant nustatyti jo faktinę būklę ir palyginti ją su apskaitos duomenimis.
Inventorizacija atliekama siekiant apsaugoti turtą ir užtikrinti patikimą finansinę atskaitomybę. Jos metu tikrinami turto objektų būvimo įmonėje faktai. Inventorizacijos duomenimis tikslinami apskaitos duomenys.
Atlikus inventorizaciją, galima nustatyti turto trūkumą ar perteklių. Inventorizacijos rezultatai atsispindi finansinėje atskaitomybėje.
Kas yra atsargų valdymas? - Baltoji lenta trečiadienį
Lietuvos Respublikoje inventorizacijos tvarką reglamentuoja Inventorizacijos taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1999 m. birželio 3 d. nutarimu Nr. 719. Šios taisyklės nustato inventorizacijos atlikimo principus, terminus ir tvarką.
Literatūroje inventorizacija skirstoma įvairiai. Vienas iš inventorizacijos skirstymo būdų pateiktas 1 schemoje.
1 schema. Inventorizacijos skirstymo būdai
Inventorizacijos rūšys
- Pagal apimtį:
- Visuotinė inventorizacija: tikrinamas visas įmonės turtas.
- Dalies inventorizacija: tikrinama tik kurio nors turto dalis (pvz., atsargos sandėlyje arba tikrinamos tik mokėtinos skolos).
- Pagal atlikimo būdą:
- Faktinė inventorizacija: turto tikrinimas natūra (apžiūra, svėrimas, matavimas ir kt.).
- Dokumentinė inventorizacija: tikrinami dokumentai, patvirtinantys turto įsigijimą, naudojimą ir nurašymą.
- Pagal atlikimo laiką:
- Planinė inventorizacija: atliekama periodiškai, pagal iš anksto sudarytą grafiką (pvz., parengiant metinę finansinę atskaitomybę).
- Neeilinė inventorizacija: atliekama esant tam tikroms aplinkybėms (pvz., pasikeitus materialiai atsakingam asmeniui, nustačius trūkumą ar perteklių, įvykus stichinei nelaimei).
Inventorizacijos etapai
Inventorizacija gali trukti gana ilgai - iki kelių mėnesių. Todėl tikslinga inventorizacijos darbus suskirstyti į kelis etapus:
- Pasirengimas inventorizacijai.
- Turto tikrinimas natūra ir dokumentų tikrinimas.
- Rezultatų apibendrinimas ir įforminimas.
- Sprendimų priėmimas dėl inventorizacijos rezultatų.
Inventorizacijos komisija
Inventorizacija įmonėje prasideda nuo vadovo įsakymo. Įsakyme nurodoma inventorizacijos atlikimo data, inventorizuojamas turtas ir inventorizacijos komisijos sudėtis. Įsakymas paprastai rašomas ūkinių metų pradžioje, numatant planines inventorizacijas ir kada ši komisija atliks. Komisiją ypač patogu įmonėse, kur inventorizuojama periodiškai.
Inventorizacijos komisija - tai nuolatinė arba vienkartinė komisija, sudaryta vienai konkrečiai inventorizacijai atlikti. Jei įmonė vykdo savo veiklą struktūriniuose padaliniuose ar filialuose, sudaromos atskiros inventorizacinės komisijos kiekvienam padaliniui.
Įsakyme dėl inventorizacijos turi būti nurodytos inventorizacijos sąlygas bei reikalavimus. Įsakymo pavyzdys pateiktas 1 priede.
Inventorizacijos komisijos sudėtis
Į inventorizacijos komisijos sudėtį įeina:
- Komisijos pirmininkas.
- Buhalteris.
- Materialiai atsakingi asmenys.
- Kiti įmonės darbuotojai (pvz., technologai, inžinieriai ir kt.).
Inventorizacijoje dalyvauja beveik visi įmonės skyriai.
Inventorizacijos komisijos funkcijos
Inventorizacijos komisija:
- Organizuoja ir vykdo inventorizaciją.
- Nustato inventorizuojamo turto faktinę būklę.
- Palygina faktinius duomenis su apskaitos duomenimis.
- Nustato neatitikimus (trūkumus, perteklius).
- Išsiaiškina neatitikimų priežastis.
- Teikia pasiūlymus dėl neatitikimų pašalinimo ir nuostolių atlyginimo.
Inventorizacijos aprašai
Inventorizacijos rezultatai įforminami sudarant inventorizacijos aprašus. Inventorizacijos aprašas - tai dokumentas, kuriame nurodomas inventorizuojamo turto pavadinimas, kiekis, būklė ir kiti duomenys. Pagal kiekvieną turto buvimo vietą sudaromi atskiri aprašai, t.y. objektai: pavyzdžiui, kabinetas Nr. 1, sandėlis ir t.t. Atskiri aprašai sudaromi pagal buhalterinės apskaitos sąskaitas, kuriose turtas apskaitomas.
Inventorizacijos aprašus sudaro inventorizacijos komisija, dalyvaujant materialiai atsakingam asmeniui. Aprašai turi būti užpildyti aiškiai, įskaitomai, netrinti ir nebraukyti. Jei daromos pataisos, jos turi būti patvirtintos visų komisijos narių ir materialiai atsakingo asmens parašais.
Inventorizacijos aprašai sudaromi trimis egzemplioriais. Pirmasis egzempliorius perduodamas buhalterijai, antrasis - materialiai atsakingam asmeniui, trečiasis lieka inventorizacijos komisijai.
Aprašai turi būti sunumeruoti didėjančia tvarka. Žodžiais įrašomas paskutinio įrašo lape eilės numeris, kiekis, sudėjus visuose lapuose įrašytus kontrolinius skaičius.
Šiuolaikinėje įmonėje inventorizacijos procesas gali būti labiau ar mažiau kompiuterizuotas. Sandėliuose prekėms identifikuoti naudojamas brūkšninis kodavimas. Naudojant brūkšninių kodų skaitytuvus ir instaliavus atitinkamą programinę įrangą, galima greitai ir tiksliai inventorizuoti turtą.
Inventorizacijos rezultatų įvertinimas ir įforminimas
Buhalterija, gavusi inventorizacijos aprašus, sutikrina juose esančius duomenis su apskaitos duomenimis. Jei nustatomi neatitikimai, sudaromi sutikrinimo žiniaraščiai. Sutikrinimo žiniaraščiuose nurodomi neatitikimų atsiradimo priežastis.
Inventorizacijos komisija išnagrinėja neatitikimų priežastis ir teikia pasiūlymus dėl jų pašalinimo. Rastą perteklių paprastai siūloma užpajamuoti rinkos kainomis, pasitelkiant turto vertintojus. Trūkumas nurašomas į sąnaudas arba išieškomas iš materialiai atsakingų asmenų, įvertinus realias galimybes prisiteisti trūkumus. Sprendimą dėl trūkumo nurašymo ar išieškojimo priima įmonės administracijos vadovas arba savininkas, įformindamas tai įsakymu.
Pertekliaus nustatymo metu, tai klaida, kada ji buvo padaryta ir kaip nustatyta. Inventorizacijos komisijai gali paskirti pakartotinę inventorizaciją. Asmenų, ką laikyti įmonės nuostoliais.
Neatitikimų registravimas apskaitoje
Inventorizacijos rezultatai turi būti užregistruoti apskaitoje per 10 dienų. Taisant neesmines klaidas, t. y. reikšmingai neiškraipomi finansiniai duomenys, daromi įrašai atitinkamose sąskaitose. Nurašant trūkumą - netekimus, registruojami vienodai, t.y. nesikartojančių ūkinių įvykių rezultatais. Jeigu nerandamas į apskaitą įtrauktas ilgalaikis turtas, jo likutinė vertė nurašoma į sąnaudas. Jei turtas vis dar apskaitomas, nors jau nebegalioja gamybos licencija, reikia nurašyti jau negaliojančios licencijos likutinė vertė.
Svarbu atskirti, ar neatitikimai atsirado dėl apskaitos klaidų, ar dėl kitų priežasčių (pvz., stichinės nelaimės, vagystės ir pan.). Nuo to priklauso, kaip neatitikimai bus registruojami apskaitoje.
Pavyzdžiai
Pavyzdys 1: Įrangos inventorizacija
UAB „Aguona“ 2004 m. rugsėjo mėn. atlikus inventorizaciją, nustatytas įrangos trūkumas už 2000 Lt. Įmonė įsigijo įrangą už 900 Lt, parsivežė į gamybos cechą, sumontavo ir išbandė savo sąskaita. Įrenginys pradėtas naudoti 2004 m. Įrangos nusidėvėjimas skaičiuojamas 5 metų laikotarpį, likvidacinė vertė - 30 Lt.
Pavyzdys 2: Baldų inventorizacija
UAB „Aguona“ 2004 m. vasario 12 d. įsigijo baldų komplektą už 7000 Lt. Baldai pradėti naudoti įmonės veikloje 2004 m. balandžio pabaigos. Apskaitoje turi būti užregistruotos ir per 2004 m. balandžio - gruodžio mėn. priskaičiuotos nusidėvėjimo sąnaudos.
Pavyzdys 3: Automobilio inventorizacija
Įmonė 1998 m. sausio 10 d. įsigijo automobilį už 36 100 Lt. Nusidėvėjimo laikotarpis buvo baigtas skaičiuoti 2004 m. sausio mėn. Tačiau inventorizacijos metu nustatyta, kad automobilis dar tinkamas naudoti, t. y. trumpas jo nudėvėjimo laikotarpis. Tokiu atveju apskaitoje turi būti atstatoma 2004 m. sausio mėn. automobilio likutinė vertė, naudojant ypatinguosius straipsnius - pagautę ar netekimus.
Išvados
Inventorizacija yra svarbi priemonė užtikrinti turto apsaugą, patikimą apskaitą ir teisingą finansinę atskaitomybę. Laiku ir tinkamai atlikta inventorizacija padeda išvengti nuostolių, nustatyti apskaitos klaidas ir optimizuoti turto valdymą.
tags: #inventorizacijos #komisija #turtas