Viešųjų pirkimų komisija yra būtina institucija, užtikrinanti skaidrų ir efektyvų pirkimų procesą. Šiame straipsnyje aptariama, kas gali būti viešųjų pirkimų komisijos nariais, kokie reikalavimai jiems keliami ir kaip komisija veikia.
Viešųjų pirkimų komisijos sudarymas ir reglamentavimas
Pagal Viešųjų pirkimų įstatymo (PĮ) 19 straipsnį, perkančioji organizacija privalo sudaryti viešojo pirkimo komisiją (Komisiją) pirkimo procedūroms atlikti. Komisijai nustatomos užduotys ir suteikiami visi įgaliojimai toms užduotims atlikti.
Perkančioji organizacija gali sudaryti atskiras komisijas pasirengimo pirkimui, ginčų nagrinėjimo ar sutarties vykdymo etapams vykdyti arba tokias užduotis nustatyti pirkimo procedūras atliekančiai Komisijai. Jeigu perkančioji organizacija atlikti pirkimų procedūras įgalioja kitą perkančiąją organizaciją, šiuos veiksmus atlieka įgaliotoji organizacija.
Komisija dirba pagal ją sudariusios perkančiosios organizacijos patvirtintą darbo reglamentą, yra jai atskaitinga ir vykdo tik rašytines jos užduotis ir įpareigojimus.
Komisijos sudėtis
Komisija sudaroma ją sudarančios perkančiosios organizacijos vadovo įsakymu (potvarkiu) iš ne mažiau kaip 3 fizinių asmenų - Komisijos pirmininko ir bent 2 Komisijos narių. Komisijos pirmininku skiriamas perkančiosios organizacijos ar bendru pavaldumu susijusios kitos perkančiosios organizacijos darbuotojas. Kiti Komisijos nariai gali būti ir ne Komisiją sudarančios perkančiosios organizacijos darbuotojai.
Komisiją sudaranti perkančioji organizacija turi teisę pasikviesti ekspertų - dalyko žinovų konsultuoti klausimu, kuriam reikia specialių žinių ar vertinimo. Perkančioji organizacija turi teisę pasiūlyti centrinei perkančiajai organizacijai į sudarytą Komisiją įtraukti perkančiosios organizacijos siūlomus ekspertus.
Reikalavimai komisijos nariams
Skiriant Komisijos narius, turi būti atsižvelgiama į jų ekonomines, technines, teisines žinias ir šio įstatymo bei kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų išmanymą. Komisijoje turi būti bent vienas asmuo, turintis pirkimų specialisto pažymėjimą. Komisijos nariais gali būti tik nepriekaištingos reputacijos asmenys.
PĮ 31 straipsnio 3 dalyje nustatyta, kad visi komisijos nariai turi būti nepriekaištingos reputacijos, tačiau ši norma nėra papildomai detalizuota. Dėl to šiuo atveju reikėtų vadovautis PĮ 2 straipsnio 5 dalies norma, kurioje apibrėžta nepriekaištingos reputacijos asmens sąvoka.
Komisijos posėdžiai ir priimami sprendimai yra teisėti, kai posėdyje dalyvauja daugiau kaip pusė visų Komisijos narių ir kai bent vienas posėdyje dalyvaujantis Komisijos narys turi pirkimų specialisto pažymėjimą, o jeigu Komisija sudaryta iš 3 asmenų, - kai posėdyje dalyvauja visi Komisijos nariai.
Komisija veikia nuo sprendimo ją sudaryti ir užduočių jai nustatymo iki sprendimo ją panaikinti priėmimo arba nuo ją sudariusios perkančiosios organizacijos rašytinių užduočių jai paskyrimo iki visų nustatytų užduočių įvykdymo arba sprendimo nutraukti pirkimo procedūras priėmimo.
Komisija priima sprendimus posėdyje paprasta balsų dauguma atviru vardiniu balsavimu. Balsuoti galima tik už arba prieš siūlomą sprendimą. Jeigu balsai pasiskirsto po lygiai, lemia Komisijos pirmininko balsas. Komisijos sprendimai įforminami protokolu. Protokole nurodomi Komisijos sprendimo motyvai, pateikiami paaiškinimai, Komisijos narių atskirosios nuomonės. Protokolą pasirašo visi Komisijos posėdyje dalyvavę nariai.
Perkančioji organizacija paskiria asmenį (asmenis), atsakingą (atsakingus) už pirkimo sutarties vykdymą. Šis reikalavimas gali būti netaikomas, jeigu komisijai nustatytos užduotys apima visus sutarties vykdymo etapus.
Perkančiųjų subjektų pirkimo komisijos
Perkantysis subjektas pirkimo (pirkimų) procedūroms atlikti privalo (mažos vertės pirkimų procedūroms, pagal preliminariąją sutartį atliekamoms atnaujinto tiekėjų varžymosi procedūroms, dinaminės pirkimo sistemos pagrindu atliekamo kiekvieno konkretaus pirkimo procedūroms - gali) sudaryti pirkimo komisiją (toliau - Komisija), nustatyti jai užduotis ir suteikti visus įgaliojimus toms užduotims atlikti. Jeigu perkantysis subjektas atlikti pirkimų procedūras įgalioja kitą perkantįjį subjektą ar perkančiąją organizaciją, šiuos veiksmus atlieka įgaliotasis subjektas.
Komisija sudaroma ją sudarančio subjekto vadovo įsakymu (potvarkiu) iš ne mažiau kaip 3 fizinių asmenų - Komisijos pirmininko ir bent 2 Komisijos narių (toliau kartu - Komisijos narys, Komisijos nariai). Šie asmenys gali būti ir ne Komisiją sudarančio subjekto darbuotojai.
Komisijos pirmininku skiriamas Komisiją sudariusio subjekto vadovas arba jo įgaliotas šio subjekto ar bendru pavaldumu susijusio kito subjekto darbuotojas. Skiriant Komisijos narius, turi būti atsižvelgiama į jų ekonomines, technines, teisines žinias ir šio įstatymo bei kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų išmanymą. Komisijos nariais gali būti tik nepriekaištingos reputacijos asmenys.
Komisija veikia nuo sprendimo ją sudaryti ir užduočių jai nustatymo iki sprendimo ją panaikinti priėmimo arba nuo ją sudariusio subjekto rašytinių užduočių jai paskyrimo iki visų nustatytų užduočių įvykdymo arba sprendimo nutraukti pirkimo procedūras priėmimo. Komisija priima sprendimus posėdyje paprasta balsų dauguma atviru vardiniu balsavimu. Balsuoti galima tik už arba prieš siūlomą sprendimą. Jeigu balsai pasiskirsto po lygiai, lemia Komisijos pirmininko balsas. Komisijos sprendimai įforminami protokolu. Protokole nurodomi Komisijos sprendimo motyvai, pateikiami paaiškinimai, Komisijos narių atskirosios nuomonės.
PĮ 31 straipsnio 1 dalyje nustatyta, kad perkantieji subjektai pirkimų procedūroms privalo sudaryti pirkimo komisiją. Įstatyme įtvirtintos išimtys, kuomet pirkimo komisijos galima nesudaryti, t. y. mažos vertės pirkimų procedūroms, atnaujinto tiekėjų varžymosi procedūroms pagal preliminariąją sutartį bei dinaminės pirkimo sistemos pagrindu atliekamoms procedūroms - šiais atvejais komisijos sudarymas yra perkančiojo subjekto teisė, o ne pareiga.
Komisija gali būti sudaroma tiek nuolatinės sudėties (nebent kiltų poreikis ją keisti) visiems perkančiojo subjekto vykdomiems pirkimams, tiek kiekvienam pirkimui atskirai.
Jeigu pirkimo procedūras atlieka pats perkantysis subjektas - komisiją sudaro, nustato atitinkamas užduotis ir visus įgaliojimus suteikia pats perkantysis subjektas. Tuo tarpu, jeigu pirkimo procedūras pagal įgaliojimą atlieka kitas perkantysis subjektas pagal PĮ 91 straipsnį, tuomet pirmiau nurodytus veiksmus atlieka būtent įgaliotasis perkantysis subjektas. Atitinkamai jis yra ir atsakingas už šios komisijos veiklą, funkcijas ir tokios veiklos atitiktį PĮ nustatytiems reikalavimams.
Komisija atlieka atitinkamo perkančiojo subjekto nustatytas pirkimų procedūrų vykdymo užduotis. PĮ 31 straipsnio 1 dalyje taip pat nustatyta, kad komisija yra atskaitinga ją sudariusiam perkančiajam subjektui, tačiau tai nereiškia, jog komisija yra varžoma perkančiojo subjekto bei, vykdydama savo funkcijas, negali savarankiškai priimti sprendimų.
PĮ 31 straipsnio 1 dalyje įtvirtinta, kad komisijos užduotys ir įpareigojimai, kurias joms nustato perkantieji subjektai, turi būti tik rašytinės formos. Vis dėlto įstatyme daugiau nėra aiškių, privalomųjų įpareigojimų nustatymo formos reikalavimų. Tai reiškia, kad perkantieji subjektai užduočių įforminimo ir komisijos supažindinimo su paskirtomis užduotimis nuostatas gali nustatyti vidaus tvarkos dokumentuose.
Komisijos darbo tvarka (komisijos pareigas, teises, atsakomybes ir kt. sąlygas) reglamentuojama komisijos darbo reglamentu, kurį rengia ir tvirtina ją sudaręs perkantysis subjektas. Jeigu perkantysis subjektas yra sudaręs ne vieną komisiją, jis gali nustatyti vieną komisijos darbo reglamentą visoms komisijoms, arba, jeigu yra poreikis, atskirus darbo reglamentus prieš kiekvieną naujai sudaromą komisiją (t. y. kiekviena perkančiojo subjekto sudaryta komisija gali turėti po atskirą darbo reglamentą, jeigu perkantysis subjektas mano, kad tai yra reikalinga).
Atskirų komisijų sudarymo poreikis priklauso tiek nuo perkančiojo subjekto dydžio bei jo vykdomų pirkimų apimties, tiek nuo vykdomų pirkimų pobūdžio. Atskira komisija konkrečiam pirkimui gali būti reikalinga tuomet, kai perkantysis subjektas vykdo nestandartinį, sudėtingą pirkimą, kuriam yra reikalingos specialios žinios (pavyzdžiui, perkantysis subjektas siekia įsigyti oro uosto rekonstrukcijos darbus ir šiuo atveju reikalingos tam tikros techninės statybų srities žinios, arba siekia įsigyti informacinės sistemos įdiegimo darbus ir yra reikalingos informacinių technologijų srities žinios).
PĮ 31 straipsnio 2 dalyje reglamentuojami reikalavimai komisijos sudėčiai. Komisijos sudėtį įsakymu arba potvarkiu tvirtina ją sudarančio perkančiojo subjekto vadovas. Šiame įsakyme ar potvarkyje turėtų būti nurodyta, kokie asmenys yra skiriami komisijos nariais (nurodant jų vardus, pavardes, pareigas), kas iš jų yra skiriamas komisijos pirmininku, taip pat, ar yra sudaroma nuolatinės sudėties komisija visiems perkančiojo subjekto vykdomiems pirkimams, ar komisija sudaroma konkrečiam pirkimui, ar konkrečios srities pirkimams.
Įstatyme nėra nustatytų reikalavimų dėl komisijos narių keitimo. Jeigu perkančiajam subjektui atsiranda poreikis pakeisti komisijos sudėtį (pavyzdžiui, vienam iš komisijos narių susirgus, išvykus į komandiruotę, išvykus atostogų, pakeitus darbovietę ar dėl kitų priežasčių), jis gali tai padaryti pagal komisijos darbo reglamentą ar kitus vidaus pirkimų organizavimo tvarką reglamentuojančius dokumentus. Tokiu atveju, keičiant komisijos narių sudėtį, naują sudėtį reikia patvirtinti perkančiojo subjekto vadovo potvarkiu ar įsakymu. Komisijos sudėtis gali būti keičiama bet kuriuo metu (net ir prasidėjus konkretaus pirkimo procedūroms).
Atsižvelgiant į tai, keičiant komisijos sudėtį, pavyzdžiui, prasidėjus konkretaus pirkimo procedūroms, nauji komisijos nariai turėtų susipažinti su vykdomo pirkimo eiga, priimtais sprendimais ir pan. Be to, pakeitus komisijos sudėtį, negali būti keičiamas jau priimtų buvusios komisijos sudėties sprendimų galiojimas. Atitinkamai naujos sudėties komisijai turėtų galioti apribojimas keisti savo priimtus sprendimus, išskyrus išimtines situacijas, pavyzdžiui, kai buvusios komisijos narių sprendimai buvo neteisėti.
PĮ 31 straipsnio 2 dalyje nustatyta, kad komisiją turi sudaryti ne mažiau kaip trys fiziniai asmenys, iš kurių vienas skiriamas komisijos pirmininku. Įstatyme nėra nustatyto ribojimo dėl maksimalaus komisijos narių skaičiaus, taigi, perkantieji subjektai vidaus tvarkos taisyklėse patys nustato maksimalų skiriamų komisijos narių skaičių. Jeigu perkantysis subjektas komisiją sudaro atskirai kiekvienam pirkimui, tokiu atveju kiekvienos komisijos narių skaičius gali skirtis, tačiau bet kuriuo atveju negali būti mažesnis nei trys.
Nors įstatyme nustatytas įpareigojimas tik dėl minimalaus trijų komisijos narių skaičiaus, visais atvejais rekomenduotina, kad komisija būtų sudaryta iš didesnio skaičiaus asmenų, pavyzdžiui, ne mažiau kaip penkių asmenų. Tokia rekomendacija sietina su PĮ 31 straipsnio 3 dalyje nustatytu komisijos kvorumu, t. y. Įstatyme nėra įtvirtinto įpareigojimo, kad komisijos nariais (išskyrus pirmininką) būtų skiriami tik ją sudariusio perkančiojo subjekto darbuotojai. Tai reiškia, kad perkantieji subjektai gali pasirinkti ir komisijos nariais skirti ne savo darbuotojus, tačiau trečiuosius asmenis, turinčius tam tikros srities žinių (pavyzdžiui, pirkimų srities specialistus, arba konkrečios srities, susijusios su pirkimo objektu - jūrų transporto sektoriaus, informacinių technologijų, aplinkosaugos ar kitus specialistus).
Tai aktualu ypač tais atvejais, kai komisija yra sudaroma ne viena visiems vykdomiems pirkimams, o konkrečiam pirkimui arba atitinkamo sektoriaus pirkimams. Perkantysis subjektas taip pat turi teisę, esant ekspertinių žinių poreikiui konkrečiu klausimu, pasitelkti ekspertus, kurie nebūtų skiriami komisijos nariais, tačiau vykdytų savo ekspertų pareigas - pavyzdžiui, teiktų konsultacijas, vertinant pasiūlymų techninę dalį ir pan. Taigi, egzistuoja dvi situacijos: pirma, kai ekspertines žinias turintis asmuo paskiriamas į komisijos sudėtį; šiuo atveju ekspertas, kuris turi tam tikras specialias žinias, jas gali pritaikyti, tačiau būdamas komisijos nariu jis teikia ne formalizuotas ekspertines išvadas, o dalyvauja komisijos darbe lygiais pagrindais su kitais jos nariais, priimant komisijos sprendimus, turi tiek pat teisių (įskaitant vieną balsą), kiek ir bet kuris kitas komisijos narys; antra, kai ekspertines žinias turintis asmuo nėra skiriamas būti komisijos nariu, tačiau yra paskiriamas konkrečiai užduočiai atlikti (pavyzdžiui, patikrinti ekonominio naudingumo kriterijų atitiktį (detaliau žiūrėti PĮ 64 straipsnio komentarą), tokiu atveju paskirtas ekspertas neturi sprendimo teisės, tačiau turi teisę teikti savo ekspertines išvadas jam nurodytais klausimais; taigi, tokiu atveju ekspertas priima savo sprendimą dėl ekspertinio vertinimo, tačiau galutinį žodį taria komisija, kurios eksperto pozicija nesaisto.
Kasacinio teismo dėl eksperto, kuris nėra komisijos narys, yra išaiškinta, kad tiekėjų teises gali pažeisti ne eksperto išvada, kaip tokia, o perkančiojo subjekto sprendimas atmesti pasiūlymą. Ekspertas nėra pirkimo komisijos narys, nepriima galutinių sprendimų dėl tiekėjo pasiūlymo, o jo pasiūlymai, nuomonės, vertinimai, kad ir kokio turinio ar formuluočių bebūtų, neįpareigoja pirkimo komisijos priimti konkretaus sprendimo. Eksperto išvada - tai tik asmens, turinčio specialių žinių konkrečioje srityje, nuomonė ir tam tikros išvados, gautos susipažinus su konkurso dalyvio techniniu pasiūlymu bei jam pateikta pirkimų komisijos medžiaga. Šios išvados yra neįpareigojančios pirkimo komisijos priimti tam tikrus sprendimus, o yra jo atlikto tyrimo, pritaikius specialias žinias, rezultatas.
Įstatyme nėra įtvirtintų aiškių skiriamų komisijos narių ir komisijos pirmininko išsilavinimo ar patirties reikalavimų. Vis dėlto PĮ 31 straipsnio 3 dalyje nustatyta, kad bet kuriuo atveju turi būti atsižvelgiama į skiriamų komisijos narių, įskaitant komisijos pirmininką, žinias bei kompetencijas, t. y. komisijos nariai turi turėti reikiamų ekonominių, techninių, teisinių žinių, turi išmanyti PĮ ir kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus.
Perkantieji subjektai savo vidaus pirkimų organizavimo ir vykdymo tvarką reglamentuojančiuose dokumentuose arba komisijos darbo reglamente gali nustatyti aiškesnius ir konkretesnius reikalavimus, kuriuos turi atitikti skiriami komisijos nariai bei komisijos pirmininkas, atsižvelgiant į minėtas PĮ 31 straipsnio 3 dalyje nustatytas sritis (pavyzdžiui, reikalavimus turėti teisinį, ekonominį ar kt. Visais atvejais rekomenduotina, kad komisijos nariai būtų skirtingų sričių atstovai, kurių kiekvienas turėtų specialių žinių, skirtingos patirties savo profesinėje veikloje. Pavyzdžiui, kad bent vienas komisijos narys (dar geriau - bent keli) turėtų geras teisės žinias, taip pat gerai išmanytų pirkimų reguliavimą bei praktiką; bent vienas komisijos narys gerai išmanytų finansų sritį ir pardavimus, kiti komisijos nariai galėtų turėti specialių konkrečios srities žinių (pavyzdžiui, projektų valdymo, teritorijų planavimo ir kt.); jeigu komisija yra sudaroma konkrečiam pirkimui, bent vienas ar keli komisijos nariai turėtų būti konkrečios su pirkimo objektu susijusios srities atstovai (inžinerinio projektavimo, vandentiekio, dujų ir pan.).
Perkantieji subjektai vidaus pirkimų vykdymo tvarką reglamentuojančiuose dokumentuose taip pat gali nustatyti reikalavimus, kad kiekvienas komisijos narys, prieš pradėdamas darbą komisijoje, susipažintų su pirkimų reguliavimo specifika, pirkimus reglamentuojančiais teisės aktais, pavyzdžiui, sudalyvaujant vidaus ar išorės pirkimų mokymuose, ar papildomai išlaikant perkančiojo subjekto parengtą testą.
PĮ 31 straipsnio 3 dalyje nustatyta, kad visi komisijos nariai turi būti nepriekaištingos reputacijos, tačiau ši norma nėra papildomai detalizuota.
Nors PĮ 31 straipsnio 3 dalyje neįtvirtinta, tačiau, atsižvelgiant į PĮ 33 straipsnio 2 dalies reikalavimus, komisijos kviestiniai nariai ir ekspertai, jeigu perkantieji subjektai konkrečiu atveju tokius pasitelkia, prieš pradėdami darbą privalo būti pasirašę konfidencialumo pasižadėjimus, kurie apibrėžti PĮ 2 straipsnio 4 dalyje, bei nešališkumo deklaracijas, kurios apibrėžtos PĮ 2 straipsnio 5 dalyje. Nurodytos pareigos sietinos su tiekėjų konfidencialios informacijos užtikrinimu bei su vienodo požiūrio į pirkimo dalyvius principu, kurio tikslas skatinti sveiką ir veiksmingą konkurenciją tarp tiekėjų. Visi tiekėjai turi turėti vienodas galimybes.
Apibendrinant, viešųjų pirkimų komisijos nariai turi atitikti aukštus reikalavimus, užtikrinant skaidrų ir efektyvų pirkimų procesą. Tai apima tiek teisinių, ekonominių ir techninių žinių turėjimą, tiek nepriekaištingą reputaciją ir gebėjimą užtikrinti vienodą požiūrį į visus tiekėjus.
Žemiau esančioje lentelėje pateikiami pagrindiniai reikalavimai komisijos nariams:
| Reikalavimas | Aprašymas |
|---|---|
| Ekonominės, techninės ir teisinės žinios | Būtina išmanyti atitinkamas sritis, susijusias su pirkimų procesu. |
| Pirkimus reglamentuojančių teisės aktų išmanymas | Būtina žinoti Viešųjų pirkimų įstatymą ir kitus susijusius teisės aktus. |
| Pirkimų specialisto pažymėjimas | Bent vienas komisijos narys turi turėti tokį pažymėjimą. |
| Nepriekaištinga reputacija | Komisijos narys turi būti nepriekaištingos reputacijos. |