Asmeninio darbuotojo turto naudojimo įmonės reikmėms politika

Božena Sliževska, „Buhalterės.lt“ vyr. buhalterė, pateikia penkis patarimus, į ką svarbu atkreipti dėmesį:

• Kokioms reikmėms naudojami
• Kaip prižiūrimi
• Kaip vedama ridos ir degalų apskaita
• Kaip padengiamos išlaidos
• Kokia atsakomybė taikoma už tvarkos pažeidimą

Ji atkreipia dėmesį, kad įmonės automobiliai pirmiausia turi būti naudojami darbo valandomis darbo užduotims atlikti.

Įmonė, siekdama valdyti savo IKT infrastruktūrą bei užtikrinti jos saugumą, suteikia nuotolinio prisijungimą prie savo IKT (kompiuterių, planšečių, telefonų ir pan.) jų techninę priežiūrą vykdantiems Darbuotojams, išoriniams paslaugų teikėjams - programinės įrangos diegimui, atnaujinimui, gedimų šalinimui ir panašios techninės pagalbos darbams.

Darbuotojo susirašinėjimo su kitais Darbuotojais ir Trečiaisiais asmenimis (klientais, tiekėjais ir pan.) naudojant Bendrovės elektroninio pašto, socialinių tinklų ar panašią paskyrą duomenys yra saugomi Bendrovės ir (ar) Bendrovės pasitelkto atitinkamų elektroninių paslaugų tiekėjo informacinėse sistemose siekiant užtikrinti Bendrovės teisėtus interesus - sudarytų sutarčių vykdymą, ypač atsižvelgiant į tai, kad toks susirašinėjimas laikomas sutarčių dalimi, informacijos pateikimą kontrahentams, efektyvų darbo organizavimą, taip pat ir paties darbuotojo darbo palengvinimui.

Bendrovės komunikacijos sistemos, įskaitant elektroninį paštą, socialinius tinklus ir pan., technologiškai yra sukurtos informacijos saugojimui.

Darbuotojai keldami bet kokią informaciją į Bendrovės IKT, įskaitant elektroninių pranešimų siuntimą naudojant Bendrovės elektroninį paštą, socialinių tinklų ir kitas panašias paskyras, gali ir privalo suprasti, kad tokia informacija neišvengiamai bus išsaugota. Darbdavio naudojamos technologijos neleidžia pažymėti keliamos informacijos, įskaitant elektroninio pašto žinutes, kaip asmeninės ir tokia techninė įranga reikalauja neproporcingai didelių kaštų, todėl įkėlus asmeninio pobūdžio informaciją ji gali atsitiktinai tapti žinoma kitiems asmenims.

Bendrovė nevykdo nuolatinio, sistemingo IKT stebėjimo.

Bendrovė tikrina IKT tais atvejais, kai nėra kitų priemonių 9.6. punkte nurodytiems tikslams pasiekti.

Tikrindami IKT, Bendrovės paskirti Darbuotojai turi kiek įmanoma labiau sumažinti renkamų, naudojamų ir saugojamų Duomenų kiekį.

Siekiant užtikrinti bendrovės turto (įskaitant ir tvarkomus duomenis) saugumo užtikrinimui, patekimas į bendrovės patalpas galimas tik su darbuotojams ir/ar praktikantams išduotomis praėjimo kortelėmis. Kiekviena kortelė turi atskirą identifikacinį kodą, kuris yra priskiriamas darbuotojui ir gali būti nustatoma kada ir kuris darbuotojas pateko į patalpas ir iš jų išėjo.

Mokesčių aspektai naudojant įmonės turtą

„Svarbu pažymėti, kad nuo 2024 m. sausio 1 d. Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI) sugriežtinus tvarką darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais.

Iki šiol pajamomis natūra nebuvo laikomos kelionės darbiniu automobiliu iš namų į darbą ir atgal. Tačiau dabar pasikeitusi tvarka nulėmė, kad už tai teks juridiniams asmenims susimokėti papildomai.

VMI Teisės departamento vadovė Rasa Virvilienė naujienų portalui tv3.lt paaiškino, kiek šiuo metu įmonės atstovams reikėtų sumokėti, jei su automobiliu yra važiuojama namo.

VMI atstovė R. Virvilienė paaiškina, kad pajamos natūra - tai viena iš pajamų gavimo formų, tad vėliau svarbu neužmiršti prievolės susimokėti papildomai. „Darbuotojo iš įmonės gaunamos pajamos natūra turi būti apmokestinamos kaip gyventojo su darbo santykiais susijusios išmokos, t. y. nuo pajamų natūra įmonė privalo sumokėti tuos pačius mokesčius, kaip ir nuo darbo užmokesčio“, - kalbėjo specialistė.

Pasak pašnekovės, kai darbuotojas turi galimybę asmeniniais tikslais naudoti darbdavio automobilį (nepriklausomai, kokiu pagrindu automobilis darbdaviui priklauso), darbuotojo gauta nauda įvertinama vienu iš 2 būdų:

• kai darbuotojo gauta nauda apima automobilio naudojimą be degalų - 0,70 proc.;
• kai darbuotojo gauta nauda apima automobilio naudojimą su degalais - 0,75 proc.

R. Virvilienė sako, kad praktikoje įmonės dažniausiai pasirenka darbuotojo gautą naudą skaičiuoti 0,75 proc., kai pajamų natūra davėjas apmoka ir asmeniniais tikslais sunaudotus degalus.

Pavyzdžiui, įmonė suteikia darbuotojui asmeniniais tikslais naudoti automobilį, kuris naudojamas įmonės veikloje ir kurio tikroji rinkos kaina sausio 1 d. yra 50 tūkst. eurų. Įmonė taip pat priima sprendimą apmokėti ir asmeniniais tikslais sunaudotus degalus, todėl darbuotojo gautą naudą vertins 0,75 proc. nuo automobilio vertės. Tokiu atveju darbuotojas per mėnesį gauna 375 eurų pajamų natūra, nuo kurių turi būti apskaičiuota ir sumokėta 75 eurų GPM“, - paaiškino R. Virvilienė.

Dar vienas darbuotojo gautos naudos įvertinimo būdas - pajamų natūra įvertinimas mėnesio paskutinę dieną. Šiuo atveju, kaip teigė pašnekovė, atsižvelgiama į automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą laikotarpiu, kuriuo darbuotojas galėjo automobiliu naudotis asmeniniais tikslais.

Naudos apskaičiavimo dydis apima tokias automobilio eksploatavimo išlaidas, kaip plovimą, remontą, draudimą ir pan., todėl papildomai nuo tokių išlaidų gyventojo nauda neskaičiuojama“, - apie mokestinį skaičiavimo būdą kalbėjo VMI atstovė.

R. Virvilienė primena, kad tais atvejais, kai asmeninėms reikmėms naudojami įmonės nupirkti degalai, gauta nauda turi būti vertinama atskirai dar ir pagal pajamų natūra davėjo degalams įsigyti turėtas išlaidas.

Pavyzdžiui, įmonė padalinio vadovui leidžia naudoti jos automobilį ne tik darbo, bet ir asmeninėms reikmėms. Pagal susitarimą darbuotojas šį automobilį darbo reikmėms gali naudoti 70 proc., o asmeninėms reikmėms - 30 proc. viso naudojimo laiko (asmeniniams poreikiams tenkinti sunaudotus degalus darbuotojas apmoka pats). Gautą naudą pasirenkama vertinti pagal tikrąją automobilio nuomos rinkos kainą, kuri yra 520 eurų per mėnesį. Darbuotojo gauta nauda natūra - 156 eurų (520 x 30 proc.) per mėnesį, nuo kurių turi būti apskaičiuota ir sumokėta apie 31 eurą GPM“, - paaiškino R. Virvilienė.

VMI priemonės ir kontrolė

Dėl įsigaliojusios naujos tvarkos, pagal kurią automobilio naudojimas darbuotojų kelionėms į namus ir į darbą vertinamas kaip darbuotojo pajamos natūra, VMI taiko papildomas prevencines priemones.

Pavyzdžiui, siekiant tinkamo mokestinių pareigų vykdymo, apie mokestines pareigas naudojant automobilį ir privatiems poreikiams nuolat laiškais informuojame naujai prabangius automobilius įsigyjančias įmones. Vertinama, ar pranešimus gavusios įmonės deklaruoja pajamas natūra, nedeklaravusius analizuoja, o rizikingiausiems inicijuojami kontrolės veiksmai“, - sakė R. Virvilienė.

Be to, VMI vertina ir visus gaunamus faktus, pavyzdžiui, mokesčių mokėtojų deklaruojamus bei iš trečiųjų šaltinių gaunamus duomenis, viešai pasirodžiusią informaciją žiniasklaidos priemonėse, pateiktus duomenis apie galimą mokesčių vengimą ir pan.

R. Virvilienė tikina, kad itin vertingi yra ir pačių gyventojų pranešimai apie užfiksuotus galimus mokestinius pažeidimus.

VMI specialistė vardijo prevencines priemones:

• Iš pradžių analizuojami pirminiai įmonių apskaitos dokumentai, jie lyginami su trečiųjų šaltinių duomenimis.
• Vertinamos ir aplinkybės, rodančios, kad įmonės automobilis naudojamas ir asmeniniais darbuotojų tikslais.
• Pavyzdžiui, darbuotojas, kuriam priskirtas įmonės automobilis, neturi asmeninio automobilio; įmonė neturi objektyvių įrodymų, kad visos degalų sąnaudos buvo patirtos automobilį naudojant tik verslo tikslais (nedokumentuojamos kelionės, nevedama degalų apskaita) arba kelionių dokumentuose ir arba degalų apskaitoje užfiksuoti tikrovės neatitinkantys faktai; degalai į tarnybinį automobilį pilami ne darbo metu: po darbo, atostogų, nedarbingumo metu, savaitgalių ir švenčių dienomis ir kt.

Naujienų portalas tv3.lt primena, kad anksčiau Lietuvos buhalterių ir auditorių asociacijos prezidentė Daiva Čibirienė yra teigusi, jog toks VMI žingsnis nėra tinkamas mokesčių mokėtojų atžvilgiu. Be to, pasak pašnekovės, gyventojai iš anksto nebuvo tinkamai informuoti apie numatomus pakeitimus.

VMI duomenimis, pastarųjų metų išmokų natūra deklaravimo duomenys aiškiai rodo, kad tendencija šioje srityje yra gerėjanti. Tačiau, VMI nustačius, kad už gautas pajamas natūra vėliau nebuvo sumokėti mokesčiai, įmonių atstovams už tai gali grėsti bauda, priskaičiuojami delspinigiai, o taip pat ir nesumokėto mokesčio dydis.

Teigiama, kad pajamas natūra už 2022 m. deklaravo dvigubai daugiau įmonių nei už 2020 m., beveik 84 mln. eurų išaugo jų apskaičiuotų pajamų suma (2022 m. - beveik 142 mln. eurų). Taip pat beveik 3 kartus augo deklaruotų mokesčių suma: nuo 2020 m. 6 mln. eurų GPM iki 2022 m. - beveik 18 mln. eurų

Nuo 2006 m. po VMI atliktų patikrinimų pagal pasitikėjimo telefonu, e. anketa ir kitais informacijos šaltiniais gautą informaciją, dėl įvairių mokestinius pažeidimų į valstybės biudžetą papildomai sumokėta apie 43,5 mln. eurų mokesčių, baudų ir delspinigių (iš jų per 2023 m. - 534 tūkst. eurų).

VMI užfiksavus nustatytus pažeidimus dėl pajamų natūra nesumokėjimo gali priskaičiuoti mokestį, delspinigius ir skirti baudą.

Nuotolinis darbas ir mokesčiai

Darbdavio patalpose užtikrinti saugias ir sveikas darbuotojo darbo sąlygas nesudėtinga. O kaip jas užtikrinti, kai darbuotojas dirba nuotoliniu būdu? Atsako mokymų įmonės COUNTLINE lektorė Jurgita Navikienė.

Dažnam vadovui ir buhalteriui žodžių junginys „pajamos natūra" sukelia galvos skausmą. Tai reiškia, kad padidės mokesčių našta, kai prie sutarto darbuotojo darbo užmokesčio teks pridėti pinigais įvertintas pajamas natūra (turtu ar paslaugomis gautą naudą). Tuomet nuo bendros sumos reikės apskaičiuoti gyventojų pajamų mokestį (GPM) bei valstybinio socialinio ir privalomojo sveikatos draudimo įmokas. Todėl pajamų natūra apmokestinimo stengiasi išvengti daugelis darbdavių.

Taigi, jeigu darbuotojas dirba nuotoliniu būdu ir atsakingas darbdavys nupirks bei pristatys į jo namus ergonomišką stalą, patogią kėdę, kompiuterį ir stalinę lempą - tai yra aprūpins būtiniausiomis darbo priemonėmis - ar visi minėti daiktai turi būti laikomi pajamomis natūra ir atitinkamai apmokestinami? Atsakymai galimi du - ir taip, ir ne.

Galimi turto įvardijimo scenarijai

Ar tai yra, ar nėra pajamos natūra priklauso nuo įvairių aplinkybių. Pirmas scenarijus galėtų būti toks: tokias darbo priemones darbdavys įvardija kaip įmonės ilgalaikį ar trumpalaikį turtą ir jį kontroliuoja. Tokiu atveju turtas apskaitomas ilgalaikio turto registruose. Jeigu kai kurių perduotų daiktų vertė nesiekia ilgalaikio turto minimalios vertės, tuomet ir priskyrusi jų įsigijimo kainą leidžiamiems atskaitymams, įmonė vis tiek kontroliuoja šį turtą, tvarkydama jo kiekinę apskaitą. Darbuotojui nebedirbant nuotoliniu būdu, darbdavys šį turtą susigrąžintų į įmonę. Tuomet pajamų natūra neatsiranda ir darbdavys jokių papildomų mokesčių neišskaičiuoja iš darbuotojo algos.

Antras scenarijus: kai nupirktas darbo priemones darbdavys perduoda darbuotojui ir jokios kontrolės nevykdo. Tuomet perdavimo momentu turėtų būti apskaičiuojama minėto turto įsigijimo vertė, įskaitant ir sumokėtą PVM sumą, ją pridėjus tą mėnesį prie darbuotojo algos. Tuomet nuo darbuotojo algos turi būti nuskaitomi visi su darbo santykiais susiję mokesčiai. Jeigu tokios naštos darbdavys nenori „užkrauti" ant darbuotojo pečių, mokesčius nuo pajamų natūra galima sumokėti ir darbdavio lėšomis. Tačiau šie mokesčiai turi būti priskiriami neleidžiamiems atskaitymams.

Apmokestinamasis pelnas

Perdavus darbuotojui darbo priemones naudoti nuotoliniu būdu, tačiau darbdaviui ir toliau jas įvardijant kaip įmonės turtą, jų įsigijimo savikaina bus leidžiami atskaitymai, apskaičiuojant pelno mokestį. Tą patį galima teigti ir apie galimybę pasinaudoti pirkimo PVM atskaita - ji galima.

Kai bus apmokestintos pajamomis natūra perduoto turto įsigijimo kaina, tuomet šio turto įsigijimo savikaina taip pat galės mažinti apmokestinamąjį pelną. Visgi šiuo atveju mokestinė našta yra gerokai didesnė. Taip pat šiuo atveju nėra galima PVM atskaita.

Kompensavimo mechanizmas

Darbo kodeksas įpareigoja darbdavius kompensuoti darbuotojui asmeninio turto naudojimą. Atrodytų, ši situacija yra gerokai paprastesnė organizaciniu požiūriu - darbdaviui nereikia nieko įsigyti, tik mokėti kompensaciją darbuotojui.

Vadinasi, „paprastuoju būdu" mokėti tokios kompensacijos nepavyks, kaip mano kai kurie darbdaviai, teigdami, jog moka nedidelę, pavyzdžiui, 100 Eur kompensaciją nuotoliniu būdu dirbančiam darbuotojui „už viską" - vandenį, elektros energiją, asmeninį kompiuterį, kėdę, stalą, stalinę lempą.

Darbo funkcijų atlikimas su asmeniniais įrenginiais, ypač telefonais, yra beveik neatsiejama šiuolaikinės darbo kultūros dalis. Pagrindinis darbo su asmeniniais prietaisais trūkumas - rizika pažeisti žmogaus privatumą.

Praktikoje dažnai pasitaiko situacijos, kai darbdavys įtaria, jog darbuotojas pažeidė įmonės vidines tvarkas, bet visi įrodymai yra būtent asmeniniame telefone. Darbdavio galimybės paimti tokį įrenginį ir jame esančius įrodymus vidiniam tyrimui yra labai ribotos.

Dar vienas dalykas apie kurį darbdaviams reikėtų pagalvoti yra konfidencialumas. Didžioji dalis sutarčių su paslaugų teikėjais ir partneriais turi konfidencialumo nuostatas, pagal kurias abi šalys paprastai įsipareigoja visą su sutarties sudarymu ir vykdymu susijusią informaciją laikyti paslaptyje ir saugoti nuo neteisėtos prieigos ar atskleidimo trečiosioms šalims.

Iš pirmo žvilgsnio atrodo sunkiai suderinami dalykai, tokie kaip patogumas, saugumas ir privatumas, visgi yra derinami. Tam paprastai pasitelkiama BYOD (angl. bring your own device) politika. Tokio vidinio dokumento esmė - aiškiai apibrėžti darbdavio lūkesčius, informuoti apie grėsmes ir darbuotojo atsakomybę.

„Jeigu Jūsų įmonės darbuotojai turi galimybę dirbti nuotoliniu būdu ir tam naudoja savo asmeninius kompiuterius, apsvarstykite galimybę įsigyti verslo naudojamos antivirusinės programos kopiją arba reikalaukite, kad darbuotojai įdiegtų saugią antivirusinę programą į asmeninius prietaisus. Rekomenduojama riboti darbuotojų prieigą prie socialinių tinklų ir asmeninių el. pašto dėžučių, jei to nereikia darbo funkcijoms atlikti. Taip mažinama rizika, kad Jūsų įmonės darbuotojas susidurs su sukčiavimu ir galimai apkrės įmonės kompiuterį ir tinklą“, - skelbia NKSC.

Pabaigai reikia akcentuoti, kad joks dokumentas neužkardys visų grėsmių.

Deklaruojamos pajamos natūra dėl automobilių naudojimo privatiems poreikiams

VMI atliekant švelniąsias stebėsenos priemones ir išimtinais atvejais kontrolės veiksmus per 2022-2024 m. bendrai dėl privačių poreikių tenkinimo įmonės lėšomis bei pajamų natūra gavimo atvejų į biudžetą papildomai mokėtinų mokesčių ir su jais susijusios sumos sudarė beveik 23 mln. eurų.

2025 m. I pusm. bendrai dėl privačių poreikių tenkinimo įmonės lėšomis bei pajamų natūra gavimo atvejų į biudžetą papildomai mokėtinų mokesčių ir su jais susijusios sumos sudarė beveik 4,5 mln. eurų.

tags: #asmeninis #darbuotojo #turtas #naudojimas