Avanso apyskaita sudaroma ir tuo atveju, kai darbuotojas atsiskaito už jam avansu išmokėtas lėšas. Avanso apyskaitos sudaromos kai įmonės darbuotojas (atskaitingas asmuo) už savo asmeninių pinigų perka prekes (paslaugas) įmonės reikmėms. Taip pat darbuotojas gali vykti į komandiruotę, kurios metu patirtos išlaidos (apgyvendinimo išlaidos, dienpinigiai ir pan.) turi būti kompensuojamos iš įmonės lėšų.
Avanso apyskaitoje nurodomos kokio išlaidos buvo patirtos įmonės naudai ir pagal šį dokumentą pinigai išmokami atskaitingam asmeniui. Avanso apyskaitoje galima priskirti Pirkimo sąskaitą (ji prieš tai turi būti įvesta į sistemą) arba Paslaugas (laisvai įvedamos kitos išlaidos). Pvz. komandiruotės tikslams galite susikurti "paslaugas" : Dienpinigiai, Transportas ir pan.
Avansinės apyskaitos antraštė:
- Numeris - sistemos pasiūlomas apyskaitos numeris.
- Pavadinimas - apyskaitos trumpas pavadinimas.
- Skolą registruoti pagrindine valiuta - nepriklausomai nuo to ar išlaidos patirtos užsienio valiuta, skola atskaitingam asmeniui bus užregistruota nacionaline valiuta
Avanso apyskaitos eilutės:
- Išlaidos - Pirkimo sąskaita arba Paslaugos.
- Į avanso apyskaitą galima įtraukti įvestą Pirkimo sąskaitą arba kitas išlaidas (eilutėje pasirenkama Paslaugos), pvz. transporto, dienpinigiai, kurios nėra įforminamos sąskaita faktūra.
Prekės->PrekėsSkola atskaitingam asmeniui dažniausiai registruojama nacionaline valiuta. Tačiau jei nuimsite atitinkamą varnelę, galite skolą užregistruoti ir užsienio valiuta. Tokiu atveju jei atskaitingas asmuo bus patyręs išlaidų keliomis valiutomis, bus suformuoti keli skolos įrašai pagal vieną avanso apyskaitą.
Avanso apyskaitos sukūrimas: Norint sudaryti avanso apyskaitą, visų pirma turi būti sukurtas Atskaitingas asmuo.
Pinigai->Atskaitingi asmenys Pinigai->Avanso apyskaitos
Pakoreguokit ar jei blogai mąstau: pvz mėnesio pradžioje išduodame avansą 1000 lt ir išrašome KIO tokia suma, tada kai ataskaitingas asmuo išleidžia pinigus pvz: mėnesio vidury pateikia s/f kur išleido pinigus,ir tuomet pildome Avansine apyskaita,tenais surašome iš ko ir kokia suma pirkome. Tai, viskas teisingai.
Jokioms atskiroms sąskaitoms KIO nerašote, visos sąskaitos bus surašytos AA, KIO rašote tik avansų išdavimui arba viršytų išlaidų likučiui grąžinti. Dažnai avanso apyskaitoje būna įrašomi ir sakykime, kuro įsigijimo kvitai.
Vadovui rašau avansinę ir nežinau kurią datą rašyti ar PVM sąskf.išrašymo ar pinigų priėmimo kvito datą , nes išrašyta skirtingimis dienomis.
Nepanaudoto avanso likutis
Dažniausiai darbuotojams lieka nepanaudoto avanso ir jie grąžina į kasą nepanaudotus pinigėlius, bet av.apyskaitoje grąžinimo nerodau, rodomas nepanaudoto avanso likutis. Grąžinimą užfiksuoju tik apskaitoje, nes apyskaitas pildau exel programėlėje.
Ar būtina apyskaitoje parodyti, kad yra grąžinami pinigai, nes realiai apyskaitoje turėtų būti o Lt?
Taip, pasirašykite kasos darbo organizavimo ir operacijų atlikimo tvarką. Joje kaip tik nurodykite, kokią didžiausią sumą galima palikti atskaitingam asmeniui, perkeliant likutį kitų būsimų periodų pirkimams. Tokiu atveju jis galės neįnešinėti kiekvieną mėnesį likučio, jei neviršys nustatytos sumos. Tik metų gale, gruodžio 31 d., tegul pilnai atsiskaito.
Man aišku,kai yra atsiskaitymas kortele, tada matosi tikrai, kad jis pirko. O kai moka grynais buvo neaišku.
Pavyzdys:
Iš įm.kasos buvo išduotas avansas komandiruotei litais. Atskaitingas asmuo komandiruotės mėtu perka valiutą (yra valiutos pirkimo kvitukai), ir ja atsiskaito užsienyje už pirktas prekes, pila benzino. tačiau dalį pinigų litais (prieš perkant valiuta) išleidžia benzinui.
Klausimai:
- Ar galiu tą likutį latais nepriimti iš atsk.asmens, o pakabinti jam, kita mėn.?
- Kur perskaičiuojami tie dokumentai valiutos buhalteriniu kursu? Ar reikia kokios pažymos?
Kuro išlaidų apmokėjimas
Darbuotojas dirba komandiruotėse. Jam yra apmokamos kuro išlaidos. Visais atvejais direktorius pats įpildavo kuro ir apmokėdavo įmonės kortele. Tačiau darbuotojas pritrūko kuro, užsipylė ir apmokėjo grynaisiais pinigais. Suma nėra didelė - 100 lt su PVM. Tačiau ant kuro čekiuko nėra jokių įmonės rekvizitų. Kaip teisingai suforminti visus dokumentus nuo a..iki...z ?
Patarimai:
Dontcha, jūs paimkite kokią kad ir seną knygą apie apskaitą. Ten viską rasite - registrų, žurnalų, aktų pavyzdžiai, paaiškinimai. Dabar dirbate aklai, klausinėjate paprastų dalykų. Ir apskaitos politiką - bet tik gerą, įsigykite, ne tokią, kaip čia internete klaidžioja.
Visos gautos sąskaitos registruojamos kaip skolos tiekėjams - štai tame Pirkimų skolon žurnale ir paskirstoma, kas prekės, kas kitos atsargos, kas iš karto į sąnaudas (elektra, vanduo). Aš čia parašiau tik kaip pavyzdį kas gali būti toje AA kad būtų aišku su korespondencijomis.
Lentelė: Avanso apyskaitos pildymo etapai
| Etapas | Veiksmas | Pastabos |
|---|---|---|
| 1 | Avanso išdavimas | Išrašomas KIO (kasos išlaidų orderis) |
| 2 | Išlaidų patvirtinimas | Darbuotojas pateikia sąskaitas faktūras ir kitus dokumentus |
| 3 | Avanso apyskaitos pildymas | Surašomos visos sąskaitos ir kiti dokumentai |
| 4 | Likučio grąžinimas arba išmokėjimas | Jei liko nepanaudotų pinigų, jie grąžinami į kasą. Jei išlaidų buvo daugiau nei išduotas avansas, darbuotojui išmokamas skirtumas. |
