Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Tai ypač svarbu įmonėms, tokioms kaip Žirmūnų Būstas, kur tiksli ir laiku pateikta informacija yra būtina efektyviam funkcionavimui.
Rašytinė Komunikacija ir Jos Svarba Organizacijų Valdyme
Komunikacijos literatūros šaltiniai apibrėžia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą“. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų. Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas.
Pagrindinės Sąvokos
Komunikacija (lot. communicatio - bendravimas, perdavimas) - tai informacijos perdavimas nuo siuntėjo jį gavėjui, kuris dekoduoja pranešimą ir susikuria tam tikrą jo prasmę. Tarp siuntėjo ir gavėjo egzistuoja tam tikras atgalinis ryšys.
Komunikacijų pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas. Komunikacijų spektras yra labai platus: nuo paprasto elektroninio laiško iki masinės reklaminės kampanijos ir pan.
Dokumentų Valdymas ir Dokumento Sąvoka
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Tačiau netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti.
Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesą. Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus, t.y. užtikrinti, kad būtų prieinama tiksli informacija.
Dokumento Sąvoka ir Atliekamos Funkcijos
Dokumentas (lot. cocumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas (lot. dokumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentai atspindi objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą.
Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas:
- Informacinė funkcija.
- Socialinė funkcija. Dokumentai atspindi įstaigos veiklą, vaidmenį ir vietą visuomenėje.
- Bendravimo funkcija. Dokumentai padeda valstybėms, įstaigoms, asmenims ir kt. palaikyti ryšius.
- Teisinė funkcija.
- Valdymo funkcija. Dokumentai leidžia valdyti, perduoti, naudoti ir saugoti informaciją tam tikrą laiką.
Veiklos Dokumentų Klasifikavimas
Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius:
- Pagal turinį: tekstiniai, vizualiniai, audiodokumentai.
- Pagal paskirtį: valdymo, finansiniai, apskaitos ir kt.
- Pagal formą: standartiniai, tipiniai.
Įstaigos Veiklos Dokumentų Įforminimas
Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas. Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas.
Dokumentų Rekvizitai
Dokumentų rekvizitai - tai būtini elementai, suteikiantys dokumentui juridinę galią. Jų išdėstymo tvarka ir turinys reglamentuojami teisės aktais.
Dokumentų Tvarkymas ir Apskaita
Tvarkingas dokumentų valdymas leidžia kontroliuoti išlaidas personalui išlaikyti. Kiekvienais metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10%. Todėl ypatingą reikšmę įgyja sugebėjimas operatyviai išnaudoti informacijos šaltinius.
Dokumentų Apyvartos Organizavimas
Dokumentų apyvarta - tai dokumentų kelias nuo jų gavimo ar sukūrimo iki įvykdymo arba išsiuntimo. Tinkamas dokumentų apyvartos organizavimas užtikrina greitą ir efektyvų informacijos judėjimą įmonėje.
Dokumentų Registravimas
Dokumentų registravimas - tai dokumentų įrašymas į specialius registrus, suteikiant jiems unikalų numerį. Tai leidžia sekti dokumentų judėjimą ir užtikrinti jų saugumą.
Elektroninių Dokumentų Valdymo Taisyklės
Šiuolaikinėje verslo aplinkoje vis didesnę reikšmę įgauna elektroninių dokumentų valdymas. Elektroniniai dokumentai turi atitikti tam tikrus reikalavimus, užtikrinančius jų autentiškumą, vientisumą ir prieinamumą.
Reikalavimai Elektroniniam Dokumentui
Elektroninis dokumentas turi turėti:
- Elektroninį parašą.
- Metaduomenis.
- Pakuotę.
Elektroninių dokumentų valdymas apima jų rengimą, registravimą, tvarkymą, saugojimą ir perdavimą.
Klientų aptarnavimo vadybininko pareigos ir karjeros kelias
Teisės Aktai
Dokumentų valdymą reglamentuoja įvairūs teisės aktai, įskaitant:
- Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymą.
- Dokumentų rengimo taisykles.
- Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles.
- Elektroninių dokumentų valdymo taisykles.
Šios taisyklės nustato dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos ir saugojimo reikalavimus.
Svarbiausi Teisės Aktai
Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu patvirtintos taisyklės:
| Pavadinimas | Įsakymo data ir numeris |
|---|---|
| Dokumentų rengimo taisyklės | 2011 m. gruodžio 20 d. Nr. V-152 |
| Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės | 2011 m. liepos 4 d. Nr. V-117 |
| Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės | 2014 m. rugpjūčio 29 d. Nr. VE-6 |