Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis, o dokumentų tvarkymas - svarbus valdymo proceso elementas. Šiame procese dalyvauja valdymo aparatas, pavaldžios įstaigos, struktūriniai padaliniai ir kt. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų, kuriuose pateikiama įvairi informacija, reikalinga įmonės funkcionavimui.
Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija. Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesą. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus, t.y. tiksli informacija.
Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti. Kiekvienais metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10%. Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas.
Rašytinė komunikacija ir jos svarba organizacijų valdymui
Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas. Komunikacijas literatūros šaltiniai apibrėžia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą“. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų: nuo laiško iki masinės reklaminės kampanijos ir pan. Komunikacijos pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas.
Komunikacija (lot. communicatio - pranešimas, perdavimas) - tai informacijos perdavimas nuo siuntėjo jį gavėjui, kuris dekoduoja pranešimą ir susikuria tam tikrą jo prasmę. Tarp siuntėjo ir gavėjo egzistuoja tam tikras atgalinis ryšys.
Visa tai atliekama naudojant tiek tradicinį rašytinį, tiek elektroninį dokumentą kaip komunikacijos priemonę. Tai padeda užtikrinti klientus teikiamos paslaugos patikimumu ir paskatinti ją vartoti.
Integrra - Dokumentų ir užduočių valdymo sistema
Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka
Dokumentų valdymo sąvoka ir reikšmė valdymo organizavimui
Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Jis organizuojamas taip, kad padėtų organizuoti ir tobulinti valdymą.
Įstaigos dokumentų valdymo organizavimas
Dokumentų valdymą organizuoja vadovo sekretorė (inspektorė) mažose įstaigose. Didelėse įstaigose steigiami savarankiški struktūriniai padaliniai, tiesiogiai pavaldūs įstaigos vadovams. Jų sudėtis bei darbuotojų skaičius priklauso nuo įstaigos kategorijos ir struktūros. Tarnautojų darbą reguliuoja pareigybės instrukcijos, užtikrinančios vienodą darbo krūvį ir racionalų darbo pasidalijimą.
Dokumentų tvarkymo principus, taip pat dokumentų atidavimą į archyvą sprendžia Vyriausybės generaline direkcija.
Dokumento sąvoka ir atliekamos funkcijos
Dokumentas (lot. cocumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas (lot. dokumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė: tai objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą atspindinti informacija, įrašyta įvairiose materialinėse laikmenose (popieriuje, magnetinėse juostose, diskuose, duomenų kaupimo bankuose ir kt.), video, kino dokumentai. Ar kt. informacijos laikmena. Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y.
Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas:
- Informacinė funkcija.
- Socialinė funkcija.
- Bendravimo funkcija.
- Teisinė funkcija.
- Valdymo funkcija.
Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius: tipiniai (tekstas - pavyzdys), vizualiniai (lot. skaitydamas ar žiūrėdamas), audiodokumentai (lot. phone - garsas, balsas), kuriuose užfiksuota garsinė informacija atgaminama ir perduodama specialia aparatūra, t.y.
Dokumentų unifikavimas
Dokumentų unifikavimas leidžia kontroliuoti išlaidas personalui išlaikyti, supaprastina organizacinių tvarkomųjų dokumentų sistemą ir t.
Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų įforminimas
Dokumentų priedai
Pridedami dokumentai, dokumentų išrašai ir dokumentų pasirašymas yra svarbūs įforminant įstaigos dokumentus.
Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas
Dokumentų rekvizitai
Aktualūs dokumentų rengimo taisyklių pakeitimai, dokumentų trafaretai yra svarbūs rengiant įstaigos dokumentus.
Įstaigos rengiami dokumentai yra teisės aktai, teisės aktais tvirtinami dokumentai ir dokumentų tekstų pavyzdžiai.
Dokumentų tvarkymas ir apskaita
Dokumentų apyvartos organizavimas
Dokumentų apyvartos organizavimas, dokumentų registravimas ir dokumentų užduočių vykdymas bei vykdymo kontrolė yra svarbūs dokumentų tvarkymo ir apskaitos etapai.
Dokumentų saugojimas
Dokumentų saugojimas, dokumentų paieška ir dokumentų naikinimas yra svarbūs dokumentų tvarkymo ir apskaitos etapai.
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės
Reikalavimai elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms, elektroninio dokumento turinys, metaduomenys, elektroninio dokumento parašas, elektroninis dokumento pasirašymas ir elektroninio dokumento pakuotė yra svarbūs elektroninių dokumentų valdymo aspektai.
Elektroninių dokumentų valdymas įstaigoje apima elektroninių dokumentų rengimą, registravimą, elektroninių bylų sudarymą, tvarkymą, perkėlimą, saugojimą ir perdavimą. Taip pat svarbu laikytis elektroninių dokumentų valdymo taisyklių priedų.
Aktualūs teisės aktai ir taisyklės
Dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus nustato Dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. įsakymu Nr. V-152 (Žin., 2012, Nr. 2-63).
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118, nustato ruošius reikalavimus.
Bendrieji reikalavimai dokumentų valdymo sistemoms ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų bendruosius reikalavimus patvirtinti Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100.
Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimus nustato Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. 2.
Elektroninių archyvų informacinių sistemų atitikties vertinimo metodika, elektroninių dokumentų tinkamumo ilgalaikiam saugojimui užtikrinimo, tikrinimo ir gyvavimo ciklo užtikrinimo reikalavimus nustato Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-156.
Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus. Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. 28 d. įsakymu Nr. V-53.
LST ISO 15489-1:2006 Informacija ir dokumentai - Dokumentų valdymas.
Dažniausiai užduodami klausimai apie bendrijos pirmininko veiklą
Ką daryti, kai bendrijos pirmininkas piknaudžiauja alkoholiu ir neatlieka savo funkcijų? Už tinkamą bendrijos veiklos organizavimą ir veiklą atsakingas bendrijos pirmininkas. Jeigu bendrijos pirmininkas nereaguoja į savininkų keliamas problemas, dėl to, kad jis nevykdo teisės aktais jam priskirtų pareigų, skundą galima parašyti savivaldybei - darbuotojai atliks patikrinimą, gal...
Ar gali pirmininkas įdarbinti savo giminaitį sekretoriumi dokumentų tvarkymui? Bendrijos narių visuotinis susirinkimas nustato bendrijos pirmininko atlyginimą ir įgalioja asmenį pasirašyti (pakeisti) su juo darbo sutartį. Metinę bendrijos pajamų ir išlaidų sąmatą (biudžetą) taip pat tvirtina bendrijos narių visuotinis susirinkimas
Ar esantis namo pirmininkas privalo turėti visus raktus? Bendrijos pirmininkas organizuoja bendrijos veiklą, jai atstovauja ir atsako už jos tikslų įgyvendinimą. Bendrijos pirmininkas turi rūpintis bendrojo naudojimo objektais ir turi prie jų prieiti ir turi suteikti priegą darbuotojams, kai to reikia.
Kaip perduodami dokumentai ir daiktai keičiantis pirmininkams? Jūs teisingai parašėte, kad perduodama pasirašant perdavimo - priėmimo aktą. Akte turi būti parašyta, kada, kas, kam, kokiu pagrindu ir ką perduoda.
Bendrijos pirmininkė man, bendrijos nariui, nepateikia dokumentų apie veiklą. Ar man, bendrijos nariui, susipažįstant su bendrijos dokumentais privalomas buhalterės ir valdybos dalyvavimas? Bendrijos pirmininkas bendrijos nariams ir visiems savininkams už praėjusius metus atsiskaito per tris pirmuosius naujų metų mėnesius, pateikdamas revizoriaus (revizijos komisijos) atliktą revizijos ataskaitą, bendrijos veiklos ir metinę ataskaitą ir metines finansines ataskaitas.
Garažų Bendrijos pirmininkas mokesčius už garažą renka grynais, neišduoda pinigų priėmimo kvitų ir atsisako nurodyti sąskaitą, į kurią galima butų sumokėti garažo mokesčius. Į ką kreiptis? Reikėtų paraginti bendrijos pirmininką tinkamai organizuoti bendrijos veiklą (vadovaujantis Bendrijų įstatymu ir kitais teisės aktais, bendrijos įstatais). Pareikalaukite, kad jis atidarytų bendrijos vardu sąskaitas banke (privalo būti ir atsiskaitomoji, ir kaupimoji (depozitinė) sąskaitos), kad būtų organizuotos bendrijos buhalterinės apskaitos paslaugos.
Šiame straipsnyje apžvelgėme pagrindinius vetrungės bustas vadybininko pareiginių nuostatų aspektus, susijusius su dokumentų valdymu, rengimu, tvarkymu ir apskaita. Taip pat aptarėme elektroninių dokumentų valdymo taisykles ir atsakėme į dažniausiai užduodamus klausimus apie bendrijos pirmininko veiklą.
tags: #vetrunges #bustas #vadybininkas