Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti. Kiekvienais metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10%.
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija. Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus, t.y. Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesą.
Dokumentų valdymo organizavimas
Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas. Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti.
Dokumentų valdymo organizavimo formos:
- Centralizuota;
- Decentralizuota;
- Mišri.
Kai visus veiksmus su dokumentais atlieka vienas struktūrinis padalinys - kanceliarija (raštinė). Kai dokumentų tvarkymo funkcijas atlieka skirtingose struktūriniuose padaliniuose. organizavimas, atsakomybė.
Dokumento sąvoka ir funkcijos
Dokumentas (lot. dokumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė. ar kt. informacijos laikmena. Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y.
Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas:
- Informacinė funkcija.
- Socialinė funkcija.
- Bendravimo funkcija.
- Teisinė funkcija.
- Valdymo funkcija.
Valdymo dokumentus rengia įstaigos, įmonės pareigūnai pagal savo kompetenciją. Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius.
Įstaigos veiklos dokumentų įforminimas
Dokumentų spausdinimas.
Dokumentų priedai.
Pridedami dokumentai.
Dokumentų išrašai.
Dokumentų pasirašymas.
Dokumentų tvarkymas ir apskaita
Dokumentų apyvartos organizavimas.
Dokumentų registravimas.
Dokumentų užduočių vykdymas. Vykdymo kontrolė.
Dokumentų saugojimas
Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus.
Dokumentų paieška
Dokumentų naikinimas.
Elektroninių dokumentų valdymas
Reikalavimai elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms.
Elektroninio dokumento turinys.
Metaduomenys.
Elektroninio dokumento parašas.
Elektroninis dokumento pasirašymas.
Elektroninio dokumento pakuotė.
Elektroninių dokumentų valdymas įstaigoje.
Elektroninių dokumentų rengimas.
Elektroninių dokumentų registravimas.
Elektroninių bylų sudarymas.
Elektroninių bylų tvarkymas.
Elektroninių bylų perkėlimas.
Elektroninių dokumentų saugojimas.
Elektroninių dokumentų perdavimas.
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių priedai.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. įsakymu Nr. V-152 (Žin., 2012, Nr. 2-63), nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus.
Svarbu! Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai.
Rekomendacijose nustatomi teisės akto projekto formos, struktūros, turinio, teisės terminijos, teisės akto keitimo ir pripažinimo netekusiu galios teisės technikos rekomendacinio pobūdžio reikalavimai. Rekomendacijos patvirtintos Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr.
Taisyklės patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. Rodyklė nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų dokumentų, sudaromų vykdant vidaus administravimo ir kitas bendrąsias funkcijas, saugojimo terminus.
Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. bei elektroninio parašo priežiūros institucijos teises ir funkcijas.
Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 2.
LST ISO 15489-1:2006 Informacija ir dokumentai - Dokumentų valdymas.
tags: #taisyklingas #patalpu #numeravimas