Valstybės nekilnojamąjį turtą valdanti ir jo priežiūrą užtikrinanti valstybės įmonė Turto bankas įdiegė centralizuotą klientų savitarnos sistemą, kuri leidžia gauti, valdyti ir spręsti klientų užklausas vieno langelio principu, užtikrinti darbų vykdymo kontrolę bei kokybę.
Kodėl Reikalinga Nekilnojamojo Turto Užklausų Sistema?
Įgyvendinant valstybės administracinio nekilnojamojo turto centralizaciją, tenka ne tik perimti turtą iš kitų valdytojų, bet ir tūkstančius skirtingų sutarčių, tiekėjų, įsipareigojimų. Naujoje sistemoje yra susisteminta esminė informacija apie kiekvieną valdomą objektą, juose įsikūrusius klientus ir objektą aptarnaujančius tiekėjus, galiojančias sutartis, visą su objektu susijusią dokumentaciją.
Sistemos Funkcionalumas
- Klientai turi prieigą ir gali teikti užklausas.
- Registruoti avarijas, gedimus.
- Stebėti vykdymą.
- Teikti papildomą informaciją tiekėjams.
Turto banke įdiegta „Granlund Manager“ nekilnojamo turto priežiūros ir energijos vartojimo optimizavimo bei stebėjimo programinė įranga. Šiuo metu šia savitarnos sistema gali naudotis daugiau nei 140 Turto banko klientų, kurie įsikūrę maždaug 700 skirtingų objektų visoje Lietuvoje. Kas mėnesį vidutiniškai registruojama 400-500 užklausų, daugiau nei trečdalį jų sudaro įvairių gedimų registravimas, apie 5 proc.
Savitarnos Sistemos Privalumai
Vykdant valstybės turto centralizaciją siekiama užtikrinti paslaugų kokybę, kokybiniai reikalavimai įtraukiami į sutartis su tiekėjais. Savitarnos sistema leidžia stebėti, per kiek laiko sureaguojama į užregistruotus atvejus, kaip greit jie sprendžiami.
Žinoma, prireikė šiek tiek laiko sistemos vartotojams įgusti naudotis sistema, tačiau akivaizdus yra laiko, per kurį sureaguojama į užklausas pokytis. Jei pirmąjį šių metų pusmetį vidutiniškai jis buvo apie 12 valandų, tai dabar iki 3-4 valandų ir toliau mažėja.
INVESTICIJOS Į NEKILNOJAMĄJĮ TURTĄ. FINALAS!
ES Finansuojamas Projektas
Klientų užklausų valdymo sistema buvo viena iš trijų dalių, kurios sudarė ES lėšomis finansuojamą projektą. Pirmuoju etapu - 2018 m. Naujoje sistemoje žengėme prie dalinio sąskaitų faktūrų suvedimo automatizavimo.
Anksčiau tie patys dokumentai buvo apdorojami tris kartus, naudojantis dviem skirtingomis sistemomis, dėl to būdavo ne tik sugaištama daug laiko, bet ir atsirasdavo klaidų, duomenų neatitikimų, vėluodavo ataskaitos, ilgai užtrukdavo sąskaitų apdorojimas bei išrašymas, nuolat sulaukdavome klientų nepasitenkinimo.
Trečioji ES finansuojamo projekto dalis buvo susijusi su Valstybės turto informacinės paieškos sistemos (VTIPS) tobulinimu. Turto bankas yra šios sistemos tvarkytojas, o duomenis į ją teikia valstybės nekilnojamojo turto valdytojai, kurių šiuo metu yra 494, sistema naudojasi per du tūkstančius vartotojų.
Bendradarbiaujant su valstybės įmone Registrų centru taip pat buvo sukurta integracija, kurios dėka pakanka duomenis suvesti į VTIPS, o į nekilnojamojo turto registrą (NTR) jie perduodami automatiškai. Nuo šių metų rugpjūčio tinklalapyje www.valstybesturtas.lt pradėtos skelbti patikėjimo, panaudos, nuomos, o taip pat pardavimo sutartys su privačiais bei juridiniais asmenimis dėl valstybės nekilnojamojo turto.
Viešinama Informacija
- Valstybei priklausančio objekto adresas, unikalus numeris.
- Sutarties sudarymo ir galiojimo data.
- Bendra nuomos kaina ir vieno kvadratinio metro kaina, kai sudaroma nuomos sutartis.
- Pardavimo kaina, kai sudaroma pirkimo-pardavimo sutartis.
- Teisinis pagrindas, kuriuo vadovaujantis sudaryta sutartis valstybės turtu.
Kuomet sandoris sudarytas su fiziniu asmeniu, pateikiami tik nuasmeninti sandorio šalies duomenys.
Jungtinė Turto banko specialistų ir rangovų komanda projektą „Valstybės nekilnojamojo turto centralizuoto valdymo tobulinimas“ Nr. 10.1.1-ESFA-V-912-01-0018 įgyvendino 2018-2021 m. Bendra projekto vertė 1,3 mln. eurų, jis buvo bendrai finansuojamas Europos Sąjungos struktūrinių ir Europos socialinio fondo lėšomis.
NT CRM Sistemos Privalumai
- Automatizuoti procesai ir integracijos: Sumažinkite išlaidas žmogiškiesiems ištekliams ir sutaupykite laiko automatizuodami kasdienes užduotis (pranešimų siuntimas, priminimai, užduočių generavimas ir kt.), kad Jūsų komanda galėtų koncentruotis į svarbiausias ir daugiausiai vertės kuriančias veiklas. Taip pat NT CRM sistemą suintegruokite su jau turimomis sistemomis, taip maksimaliai sumažindami rankinio darbo ir duomenų dubliavimo.
- Lengvas pritaikymas be programavimo: NT CRM sprendimą pritaikykite individualiems įmonės ar vartotojo poreikiams be jokio programavimo. Konfigūruokite sistemą „drag and drop“ principu, laisvai dėliokite sau ir komandai patogius „darbastalius“, sudarinėkite sąrašus su norimais stulpeliais iš duomenų bazės, kurkite sau aktualias ataskaitas, automatizuokite užduotis naudojantis jau paruoštais įrankiais.
Informacija Vienoje Vietoje
Išsami nekilnojamojo turto objektu susijusi informacija vienoje vietoje. Nekilnojamojo turto kortelėje fiksuokite potencialius pirkėjus, priskirkite turtą įsigijusį asmenį ar įmonę.
Įkelkite pasirašytus dokumentus kaip preliminarią, rezervacinę ir notarinę sutartis. Pasinaudojus papildomais laukais, įkelkite kitus dokumentus, kaip turto perdavimo aktą ar bet kurį kitą, Jums svarbų dokumentą.
Istorija
Matykite konkretaus nekilnojamojo turto objekto veiksmų ir redagavimo istoriją. Valdant daug nekilnojamojo turto objektų, suprantama, informacija, buvę įvykiai ar svarbios pastabos, užsimiršta. Dėl šios priežasties, peržvelgę nekilnojamojo turto objekto istoriją, raskite svarbius komentarus, įvykdytas ar suplanuotas užduotis kaip skambučius ar apžiūras ir išsiųstus šio objekto komercinius pasiūlymus.
Susijusi Informacija
Susiekite nekilnojamojo turto objektą su kitu objektu ar objektais. Jei butą naujame NT projekte klientas įsigijo kartu su sandėliuku ir požemine parkavimo vieta - svarbu šiuos objektus susieiti, kad esant poreikiui, rastumėte šią informaciją per vieną NT objektą ir vienu sykiu matytumėte susijusią informaciją.
Integracija Su NT Tinklapiais Ir Portalais
Automatizuokite TopBroker platformos ir Jūsų valdomų tinklapių duomenų apsikeitimą su API integracija. Atvaizduokite, suvestą informaciją TopBroker platformoje, reprezentaciniuose tinklapiuose, kelių mygtukų paspaudimu. Taupykite laiką, kad nereikėtų tos pačios informacijos vesti daugiau nei vieną kartą.
TopBroker platformoje pažymėjus NT objektą kaip rezervuotą ar parduotą, atitinkamai informacija atsinaujins ir Jūsų svetainėje. Įkėlus naują NT objektą su statusu Naujas, atitinkamai objektos bus atvaizduotas ir Jūsų reprezentacinėje svetainėje.
Eksportas Į NT Portalus
Eksportuokite nekilnojamo turto objektus, kaip skelbimus, į Lietuvoje veikiančius NT skelbimų portalus vos vieno mygtuko paspaudimu. Atnaujinus nuotraukas, redagavus kainą, ar pakeitus kitą informaciją TopBroker platformoje, informacija automatiškai atsinaujins ir NT portaluose. Taupykite laiką, vesdami NT objektų informaciją tik vieną kartą į mūsų sistemą.
Ir TopBroker pasirūpins, kad Jūsų NT objektų skelbimas atsirastų Lietuvos nekilnojamojo turto skelbimų portaluose. Kelių mygtukų paspaudimu įkelkite NT objektus kaip naujus, pasinaudodami funkcija “Atnaujinti NT portaluose”.
Pakeiskite NT skelbimo kontaktinę informaciją, pasinaudodami funkcija “Eksportuoti kaip” ir nurodydami komandos narį, kurio vardas, el. paštas bei telefono numeris turėtų atsirasti skelbime, vietoje Jūsų kontaktinės informacijos. Patogu, jei išvykstate atostogų ir norite, kad jų metu, Jūsų klientais pasirūpintų kolega ar turite neišnaudotą NT objektų talpinimo į NT portalą limitą ir norite juo pasidalinti ir optimizuoti reklamai skirtas išlaidas.
Užklausų Surinkimas Iš Reprezentacinės Svetainės
Valdykite potencialių klientų užklausas iš reprezentacinės svetainės. Atlikus svetainės integraciją su TopBroker, gaukite potencialių klientų užklausas tiesiai į sistemą, su iš anksto užpildytais duomenimis.
Naujas užklausas iš tinklapio automatiškai bus priskiriamos konkrečiam komandos nariui. Taip pat gauti pranešimą apie naują užklausą visiems atsakingiems asmenims - pavyzdžiui pardavėjui ir už pardavimus atsakingam vadovui ir užtikrinti, kad į potencialaus kliento užklausą bus sureaguota laiku ir naujos užklausos informacija nepasimes el. pašto dėžutėje tarp kitų laiškų ir liks neatsakyta.
Nekilnojamojo Turto Objekto Pardavimo Proceso Stebėjimas
Dažniausiai, nekilnojamojo turto kompanijose, nt objektus grupuojami pagal 3-4 pagrindinius statusus:
- Aktyvus - naujas NT objektas, kuris yra reklamuojamas ir aktyviai pardavinėjamas, vyksta apžiūros.
- Rezervuotas - pardavėjas su klientu pasirašė NT objekto rezervacinę ar preliminarią sutartį, tačiau objektas yra reklamuojamas ir toliau aktyviai.
- Parduodamas bei statusas parduotas - pardavėjas pasirašė notarinę sutartį, bei atsiskaitė už NT objektą.
Startui, puikūs statusai, pardavimo etapai, tačiau TopBroker leidžia praplėsti NT turto pardavimo ar nuomos etapus ir suskirstyti į smulkesnius žingsnius, kuriuos pardavėjas gali sekti.
Pavyzdžiui statusas parduota, gali būti skirstoma į smulkesnius žingsnius kaip pasirašyta notarinė sutartis, laukiama atsiskaitymo, atsiskaityta ir pasirašytas turto perdavimo aktas.
Įpratus dirbti su trimis ar keturiais statusais, pardavėjas, suskirstęs tris pagrindinius statusus į smulkesnius žingsnius, gali aiškiau bei patogiau sekti ir tobulinti NT objekto pardavimo procesą.
NT Nuotraukos Ir 3D Turai
Sukelkite visas nekilnojamojo turto objekto nuotraukas be apribojimų. TopBroker sistemos dėka, Jūsų NT objekto nuotraukos atrodys puikiai telefono, planšetės ar kompiuterio ekrane.
Talpinkite video turinį ir 3D turą. Įkėlus kompanijos logotipą bei vandens ženklą, Jūsų Pasinaudokite įvairiomis priemonėmis reklamuodami nekilnojamąjį turtą.
Komerciniai Pasiūlymai
Greitai ir patogiai sukurkite ir išsiųskite savo klientams patrauklius NT objektų komercinius pasiūlymus. TopBroker platformoje kuriamų komercinių pasiūlymų formatas ir dizainas yra pritaikytas įvairiems įrenginiams - mobiliesiems, planšetėms ir kompiuteriams, kad Jūsų klientai matytų tvarkingus ir estetiškus komercinius pasiūlymus per bet kurį naudojamą įrenginį.
Komerciniai pasiūlymai gali būti vieno nekilnojamojo turto objekto, arba masiniai, talpinantis pasiūlyme daugiau nei vieną objektą. Pasiūlyme atvaizduojama Jūsų kontaktinė informacija bei kompanijos prekinis ženklas kartu su išsamia NT objekto informacija bei nuotraukų galerija.
PDF Lankstinukas
Atsispausdinkite iš anksto paruoštą konkretaus nekilnojamojo turto objekto kortelę, katalogą su pilna objekto informacija bei nuotraukų galerija ar atsisiųskite PDF formatu tiesiai į kompiuterį.
Kainos Pokyčio Sekimas
Sekite NT objekto kainos kitimo istoriją, nuo NT objekto įkėlimo į TopBroker platformą iki sandorio užbaigimo. Matykite visas NT objekto kainos korekcijas pardavimo procesu metu.
Sandoriai
Kaupkite įvykdytų sandorių archyvą - kompanijos privatų registrų centrą. Kuo daugiau sandorių užfiksuosite TopBroker platformoje, tuo daugiau informacijos turėsite ir galėsite priimti duomenimis grįstus sprendimas įvertindami ir nustatydami nekilnojamojo turto objekto ar projekto kainodaros strategiją.
Sandorių Ataskaitos
Fiksuokite įvykdytus sandorius ir matykite savo progresą darbalaukyje. Prie konkretaus NT objekto galite fiksuoti ne tik pajamas, kaip įvykdytą sandorį, bet ir išlaidas.
Pajamos, išlaidos bei balansas bus atvaizduojamos statistikos lentelėje, atskirame modulyje - finansai. Galite susikurti įvairių pajamų rūšis, kaip parduoti vidaus apdailos darbai ir fiksuoti įvairius išlaidų tipus, kaip marketinginės išlaidos.
Susikaupus reikšmingam duomenų kiekiui, galite šiuos duomenis analizuoti ir daryti duomenimis grįstas išvadas.
Duomenų Privatumas
Valdykite nekilnojamojo turto objekto duomenų privatumą. Nustatykite, kad Jūsų suvesta informacija apie objektus būtų matoma tik Jums, arba dalinkitės prieiga su kolegomis.
Duomenis Excel Formatu
Atsisiųskite sukauptą informaciją apie nekilnojamojo turto objektus į Excel lentelę. Esant poreikiui, pavyzdžiui atsisiųsti duomenis tolimesniam apdorojimui Excel programoje, TopBroker platformoje galite tai padaryti kelių mygtukų paspaudimu. Atfiltravus duomenis, pagal bet kuriuos iš esamų parametrų, TopBroker atsiųs susistemintą informaciją tiesiai į Jūsų el. pašto dėžutę.
Pagrindinės CRM Funkcijos
Pagrindinės funkcijos sėkmingam kompanijos procesų skaitmenizavimui
tags: #nekilnojamojo #turto #uzklausu #sistema