Dokumentai yra neatsiejama mūsų gyvenimo dalis, būtini visose žmogaus gyvenimo veiklos ir kitose srityse. Be jų neįmanomas valdymas, mokslo, kultūros, ūkio šakų raida, be jų nebūtų ir istorijos. Dokumentai - didelis tautos turtas, todėl reikia mokėti teisingai rašyti, įforminti ir išsaugoti ateities kartoms.
Dažnai žmonės rengia dokumentus tiksliai nežinodami, kuo reikia vadovautis, juos rengiant. Prisirenka daug šablonų, pavyzdžių, bet reikėtų vadovautis Dokumentų rengimo taisyklėmis. Taisyklingai parengtas dokumentas - tai tarsi Jūsų preciziškos atsakomybės ir kruopštumo vizitinė kortelė. Šiais laikais, kai dokumentai vis dažniau siunčiami elektroniniu formatu, jie sukuria pirminį įvaizdį apie Jus.
Dokumentų rengimo taisyklės - tai tarsi dokumentų rengimo etiketas, todėl tikrai vertėtų dokumentus rengti atsakingai, nes tai ne tik informacijos perteikimo forma, bet ir savęs pristatymo galimybė. Galima atsispausdinti aibę labai brangių ir įmantrių vizitinių kortelių, bet jos vienu akimirksniu gali netekti savo solidaus įvaizdžio, jeigu savo dalykinio bendravimo ar verslo partneriui nusiųsite netvarkingai ar netinkamai parengtą dokumentą. Puikiai žinome posakį: žmogų pasitinka pagal aprangą, o išlydi pagal protą.
Taisyklės užtikrina unifikuotą, suvienodintą dokumentų rengimo tvarką, rodo asmens, įstaigos ar organizacijos atsakingą ir neatsainų požiūrį į dokumentų rengimą.
Dokumentai įforminami tokių formatų, pagal LST EN 20216:2001 ir ISO 353:1975 standartus, popieriaus lapuose: A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) ir A4 LL (297 x 210 mm). Dokumentai įforminami paliekant tokio pločio paraštes: kairioji - 30 mm, dešinioji - ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė - 20 mm, apatinė - ne mažesnė kaip 20 mm.
Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos. Dokumentai spausdinami vienoje lapo pusėje, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni lapai.
Kiekvienas dokumento rekvizitas rašomas nustatytoje vietoje ar plote. Kai dokumento rekvizitai išdėstomi ne viename lape, jie turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo rekvizitas ir po juo rašomi kiti rekvizitai.
Taisyklėse nurodoma, kad Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas išdėstomas išilginiu centruotu būdu dokumento pradžioje po viršutine parašte. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbu arba prekių ženklu. Jei prekių ženklas yra dokumento kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas šalia jo. Kai herbo arba prekių ženklo rekvizito dokumente nėra, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas po dokumento viršutine parašte.
Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis, gali būti didesnėmis negu kitų rekvizitų, raidėmis, išilginiu centruotu būdu. Kai yra keletas dokumento sudarytojų, jų pavadinimai išdėstomi vienas po kitu ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Pavadinimas turi atitikti teisės aktuose nustatytą pavadinimą.
Adresatas rašomas nuo dokumento kairiosios paraštės kampiniu vėliaviniu būdu. Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“.
Dokumento registracijos numerį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo dokumentų registre eilės numeris. Dokumente prieš registracijos numerį rašoma žodžio „numeris“ santrumpa „Nr.“, pvz.: Nr.
Rašant datą skaitmenų grupėmis, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Rašant datą mišriuoju būdu, nurodomas metų skaitmuo ir žodžio „metai“ santrumpa „m.“, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena“ santrumpa „d.“. Vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio, pvz.: 2015 m. Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu išilginiu centruotu būdu.
Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi pavadinimus.
Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Parašo rekvizitas išdėstomas po dokumento tekstu pagal šiuos reikalavimus.
Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje. Kai dokumentą pasirašo ne vienas tos pačios įstaigos darbuotojas, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kitu pagal pasirašančių asmenų einamas pareigas ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Kai dokumentą pasirašo kelių įstaigų vadovai, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kitu dokumento sudarytojų pavadinimų išdėstymo eilės tvarka ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Dokumento rengėjo nuorodoje rašomi dokumentą parengusio asmens vardas (vardo raidė) ir pavardė, kontaktinė informacija (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas). Dokumento priedas yra atskirai įforminta dokumento teksto sudedamoji dalis. Dokumento tekste priedas paprastai nurodomas skliausteliuose įrašant žodį „priedas“ ir, jei dokumentas turi daugiau nei vieną priedą, jo eilės numerį.
Su įvairiais dokumentais susiduriama nuolat ir dažnai. Kiekvienas žmogus, ateidamas į šį pasaulį, tampa įvairios informacijos vartotoju bei skleidėju. Jis pirmajame savo gyvenimo etape susiduria su laikmenomis, kuriose fiksuojama tam tikra informacija, tai yra dokumentais. Vienas iš pirmųjų dokumentų yra gimimo kortelė. Ji pakabinama naujagimiui ant rankos ir kaklo. Tokia informacija pasižymi dideliu glaustumu bei tikslumu. Vėliau individą lydi dar vienas svarbus pirmojo gyvenimo etapo dokumentas - gimimo liudijimas. Šis dokumentas liudija žmogaus tapatybę. Pirmajame žmogaus gyvenimo etape sutikti dokumentai yra oficialūs, pirminiai.
Beveik kiekvieną dieną, kiekviename žmogaus žingsnyje yra būtini dokumentai. Šie dokumentai tampa neatsiejama mūsų gyvenimo dalimi, kadangi be jų neįsivaizduojame savo dienotvarkės, planų. Svarbesni žmogaus gyvenimo faktai paprastai yra fiksuojami dokumentuose, tam tikrose laikmenose. Žmogui mirus, daromos nuotraukos, fiksuojami įvairūs žmogaus gyvenimo faktai. Žmogus tiesiog gyvena tarp dokumentų. Nori jis to ar ne, dokumentai apsupa jį, užtvindo jo erdvę.
Dokumento sąvoka įvairiais istoriniais laikotarpiais daugiausia priklausė nuo materialių objektų (molio plytelė, papirusas, popierius), kuriuose buvo galima fiksuoti tam tikras žinias ir patirtį. Vėliau plėtojantis mokslui ir technikai, atsirado naujos informacijos laikmenos, todėl dokumento sąvoka išsiplėtė. Dokumentu pradėta vadinti ne tik visą spausdintą informaciją, bet ir informaciją kitose laikmenose. Tai reiškia, kad dokumentas yra bet kokioje materialioje laikmenoje esanti informacija, užfiksuota tam tikra ženklų sistema, kuri gali būti perduodama erdvėje ir laike.
Dokumentų vertės ekspertizė - dokumentų įvertinimo ir atrankos saugoti ar naikinti procesas. Lietuvos archyvų fondo dokumentai yra nuolatinio, ilgo (nuo 10 iki 100 metų) ir laikino (iki 10 metų) saugojimo. Dokumentų saugojimo terminai nustatomi darant jų vertės ekspertizę pagal Lietuvos archyvų departamento patvirtintus norminius dokumentus. Ją atlieka fondų sudarytojų ar laikytojų ekspertų komisijos, sudaromos institucijos vadovo. Naikinti institucijų dokumentus be jų vertės ekspertizės draudžiama. Valstybinės archyvų sistemos įstaigos turi teisę tikrinti, ar teisingai atlikta dokumentų vertės ekspertizė. Jeigu rasta pažeidimų, jos gali uždrausti naikinti dokumentus.
Svarbu pabrėžti, kad nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai paprastai yra skirti viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti. Juose įforminamas darbo atlikimas ir jo rezultatai. Nuostatai, taisyklės, programos nustato įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas. Dažniausiai įstaigoje ar organizacijoje rengiami siunčiamieji ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama įvairi informacija ar duomenys bei fiksuojami su įstaigos veikla susiję tam tikri faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis. Tokiuose dokumentuose yra duomenys, naudojami būsimoje veikloje.
Įstaigos rengiamų dokumentų tekstas gali būti laisvos formos, jei kiti teisės aktai nenustato konkrečių dokumento teksto dėstymo reikalavimų. Įstaigos rengiamų dokumentų tekstas gali susidėti iš įvadinės ir dėstomosios dalių. Įvadinėje dalyje paprastai nurodomas dokumento sudarymo ir (ar) veiksmų teisinis pagrindas, pvz.: akto įvadinėje dalyje gali būti nurodytas teisės aktas, kuriuo sudaryta komisija, surašomi komisijos narių vardai ir pavardės. Jei dokumente yra lentelių, grafikų, schemų, jos gali būti pateikiamos dokumento tekste arba įforminamos kaip dokumento priedai.
Be to, rengiami dokumentai gali būti papildomi šiais rekvizitais: herbu arba prekių ženklu, specialiąja žyma, rezoliucija, adresatu, dokumento tvirtinimo žyma (kai tvirtinama įstaigos vadovo parašu), vizomis, dokumento paieškos nuoroda, dokumento rengėjo nuoroda.
Valdymo veiklos dokumentavimas - tai apibrėžtos formos dokumentų, susijusių su kuria nors valdymo funkcija, rengimas. Dokumentų tvarkymas nuo rengimo arba gavimo iki jų užduočių atlikimo ir įdėjimo į bylą vadinamas dokumentų apyvarta. Paprastai visi dokumentai informacinio apdorojimo tikslu klasifikuojami pagal įvairius požymius. Dokumentų mokslinis klasifikavimas gana painus, kadangi jie turi įvairią ir daugialypę vidinę struktūrą.
Aišku, kad dokumentų klasifikavimas - jų skirstymas į tam tikras grupes pagal bendrus požymius. Dokumentų turinio klasifikavimo problema visada buvo aktuali, todėl šiuo metu yra viena iš geriausiai išnagrinėtų šioje mokslo srityje. Klasifikuoti stengiamasi lygiagrečiai su atsirandančiais žmonijos naujais poreikiais ir bendrais moksliniais laimėjimais dokumentų tyrimo srityje.
Dokumento turinį nusako keturi pagrindiniai kriterijai: išdėstymo pobūdis, lingvistiniai-terminologiniai ypatumai (mokslinė, mokymo, profesinė, populiari), fiksuojamos dokumente informacijos rūšis (gamybinė, oficiali ir kt.), dokumento struktūra (dėstymo tvarka - skyriai, poskyriai ir kt.). Dokumentų klasifikavimas pagal paskirtį - paprastai diskusinė tema. Kiekvienas dokumentas turi tam tikrus uždavinius ir atlieka tam tikras funkcijas visuomenėje. Dokumentai taip pat klasifikuojami į grupes (sistemas) pagal informacijos, esančios juose, pobūdį. Pavyzdžiui, dokumentuose fiksuojama buhalterinės apskaitos, planavimo, statistikos, materialinio pobūdžio, socialinės saugos, techninio tiekimo, prekybos, techninė ir kitokia informacija.
Organizacinių tvarkomųjų dokumentų sistema paprastai skiriasi nuo kitų sistemų (buhalterinės apskaitos, statistikos, prekybos ir pan.) tuo, kad ji taikoma visose įstaigose ir organizacijose. Akivaizdu, kad organizacinių tvarkomųjų dokumentų sistemoje dokumentais vykdoma bendra funkcija, tai yra atliekamas valdymo proceso organizavimas. Pavyzdžiui, visų įstaigų valdymo veikla išreiškiama tvarkomais dokumentais, posėdžių, pasitarimų, susirinkimų, konferencijų eiga fiksuojama specialiuose protokoluose, informacija perduodama raštais, ir pan.
Kadrų valdymo srityje šiuo metu yra naudojamos unifikuotos dokumentų formos, tokios kaip anketos, pristatymai, įsakymai, prašymai, atostogų grafikai. Vietoj daugybės dokumentų, kuriais buvo tvarkomi įstaigos kadrų klausimai, liko 18 unifikuotų formų. Vizualinius dokumentus žmogus paprastai suvokia akimis, juos skaitydamas ar žiūrėdamas į juos. Vizualiniai dokumentai klasifikuojami į tekstus ir vaizdinius dokumentus. Vaizdiniai dokumentai - schemos, brėžiniai, piešiniai, diagramos, fotografijos.
Dokumentai klasifikuojami ir pagal kitus požymius. Įstaigose ir organizacijose paprastai rengiami vadinamieji vidaus ir išorės dokumentai. Vidaus dokumentai surašomi įstaigos valdymo proceso metu. Tai įvairūs organizaciniai dokumentai - įstatai, instrukcijos, nuostatai, kuriuose apibūdinami įstaigos tikslai, kompetencija, uždaviniai, darbuotojų teisės ir pareigos. Kita svarbi vidaus dokumentų rūšis - tvarkomieji dokumentai.
Tvarkomieji dokumentai - kolegialių institucijų, įstaigų vadovų, kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčių valstybės tarnautojų leidžiami teisės aktai viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.). Pagal dokumentų rengimo reikalavimus tvarkomieji dokumentai įforminami blanke. Blankas spausdinamas A4 ar A5 formato popieriaus lape ir turi šiuos rekvizitus: herbą arba prekių ženklą ir dokumento sudarytojo pavadinimą.
Tvarkomųjų dokumentų sudarytojas gali būti kolegiali institucija, įstaigos vadovas, kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus leisti tvarkomuosius dokumentus turintis tarnautojas. Tvarkomųjų dokumentų turinys dėstomas tekstu, kuris gali būti skirstomas punktais, jų pastraipomis ir punktų papunkčiais. Tekstas turi būti glaustas, aiškus, logiškas. Jame negali būti faktų ir situacijų aprašymo, pastabų, atskirai nurodomų pagrindų ir priedų nuorodų. Tekste pirmą kartą minimas pavadinimas negali būti trumpinamas, išskyrus atvejus, kai pateikiama nuoroda į oficialaus paskelbimo šaltinio pavadinimą. Be to, rašomi pasiaiškinimai, tarnybiniai pranešimai, aktai ir pan. Šie dokumentai į kitas įstaigas neperduodami, o naudojami tik įstaigos vidaus reikalams.
Dokumentų būna tipinių ir individualių. Tipiniai dokumentai sudaromi vienos rūšies valstybės įstaigoms (pvz., tipiniai pramonės įmonių nuostatai) arba kokiai nors darbo rūšiai (pavyzdinė raštvedybos instrukcija). Individualių dokumentų turinys kiekvieną kartą, yra originalus, yra asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas. Taip pat yra viešų, slaptų ir tarnybinio naudojimo dokumentų. Ant tokių dokumentų paprastai daromas tam tikras užrašas - “Slaptas”, “Naudotis tarnyboje” ar pan., kuris vadinamas grifu. Tarnybinio naudojimo dokumentais gali naudotis visi įstaigos ar organizacijos darbuotojai, bet šie dokumentai neturi būti skelbiami spaudoje ar kitur. Pagal juridinę galią yra tikrų ir fiktyvių dokumentų. Tikri dokumentai rengiami pagal galiojančias teisės normas ir atitinkantys dokumentų įforminimo taisykles.
Dažniausiai pasibaigus tam tikriems raštvedybos metams, įstaigose ar organizacijose atliekama dokumentų vertės ekspertizė, kurios metu atrenkami laikino, ilgo ir neterminuoto saugojimo dokumentai. Laikino saugojimo dokumentai tokie, kurie saugomi įstaigose iki 10 metų. Viena ilgo saugojimo dokumentų rūšis yra kadrų dokumentai.
Tvirtinimo žymą sudaro dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas ir žodis „priedas“. Jei yra daugiau nei vienas priedas, nurodomas jo eilės numeris.
Gauto dokumento registracijos žymą sudaro dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas), žodis „Gauta“, dokumento gavimo data ir registracijos numeris.
Dokumento suderinimo žymą sudaro didžiosiomis raidėmis rašomas žodis „suderinta“, įstaigos, su kuria dokumentas derinamas, vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data.
Teritorijų planavimo dokumentų rengimo informacinė sistema (TPDRIS)
Vizą sudaro vizuojančio asmens parašas, vardas (vardo raidė) ir pavardė, data, jei reikia - pareigų pavadinimas.
Dokumento paieškos nuoroda rašoma dokumento pabaigoje, apatinės paraštės dešinėje pusėje. Jei apatinėje paraštėje nurodomi įstaigos duomenys, dokumento paieškos nuoroda rašoma virš apatinės paraštės.
Tikrumo žyma rašoma, kai reikia paliudyti įstaigos sudaryto ar jos gauto dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą.
Teisės aktai gali būti papildomi šiais rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda, gauto dokumento registracijos žyma, rezoliucija.
Punktai žymimi arabiškais skaitmenimis ir visame tekste numeruojami iš eilės, po skaitmens dedamas taškas ir pradedama rašyti didžiąja raide. Punkto pastraipos nenumeruojamos. Punkto papunkčiai žymimi arabiškais skaitmenimis ir numeruojami iš eilės. Papunkčius sudaro punkto ir papunkčio eilės numeriai. Po punkto ir papunkčio skaitmenų dedami taškai. Kai papunkčius sudaro sakinio dalys, jie pradedami mažąja raide ir atskiriami vienas nuo kito kabliataškiu.
Teisės akto tekstas turi būti glaustas, aiškus, logiškas. Jame negali būti faktų ir situacijų aprašymo, pastabų, atskirai nurodomo pagrindo. Tekste pirmą kartą minimas pavadinimas negali būti trumpinamas, išskyrus atvejus, kai pateikiama nuoroda į oficialų paskelbimo šaltinį.
Preambulėje nurodomas teisės akto priėmimo pagrindas ar veiksmų tikslai. Preambulė paprastai pradedama žodžiais „Vadovaudamasis (-si)“, „Įgyvendindamas (-a)“, „Vykdydamas (-a)“, „Atsižvelgdamas (-a)“, „Siekdamas (-a)“.
Kolegialios institucijos leidžiamo nutarimo ar sprendimo dėstomojoje dalyje veiksmą reiškiantys žodžiai „nutaria“ (nutarime), „nusprendžia“ (sprendime) rašomi išretintai esamojo laiko trečiojo asmens forma, po jų dedamas dvitaškis, jei dėstomoji dalis skirstoma punktais.
Tvirtinamų dokumentų tekstą sudaro punktai ir jų pastraipos, punktų papunkčiai, kurie rašomi pagal šių Taisyklių 69 punkte nustatytus reikalavimus.
Dokumento priedas yra atskirai įforminta dokumento teksto sudedamoji dalis.
Kai pridedami dokumentai tekste neįvardijami arba įvardijami apibendrintai, teksto pabaigoje nurodomas kiekvienas pridedamas dokumentas ir jo lapų skaičius.
Jei prie siunčiamo atspausdinto įstaigos dokumento pridedami dokumentai, kurie siunčiami tik elektroniniu paštu, atspausdintame dokumente nurodomi siunčiamų rinkmenų pavadinimai ir formatas.
Kai reikia patvirtinti dokumento išrašo tikrumą, dokumento išraše nurodoma tikrumo žyma, rašoma pagal šių Taisyklių 53-55 punktuose nustatytus reikalavimus. Jei dokumento išraše nėra nurodoma tikrumo žyma, po parašo rekvizitu dedamas įgaliojimus turinčio įstaigos struktūrinio padalinio arba įstaigos antspaudas.
Dokumentams, kuriems nustatytas ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, spausdinti naudojamas popierius, atitinkantis standarte LST EN ISO 9706:2001 „Informacija ir dokumentai. Dokumentinis popierius. Pastovumo reikalavimai (ISO 9706:1994)“ nustatytus reikalavimus.
Dokumentai spausdinami vienoje lapo pusėje, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antras ir tolesni lapai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių.
Pasirašomas ar tvirtinamas vienas dokumento egzempliorius, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą ar apibendrintai nurodytiems adresatams, gali būti pasirašomas įstaigoje liekantis egzempliorius, o adresatams gali būti siunčiamos dokumento kopijos ar nuorašai, patvirtinti atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu.
Jei dokumentas, išskyrus elektroninius dokumentus, siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, pasirašyti teikiamame dokumente šalia rengėjo nuorodos ar specialiojoje žymoje nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas.
Informaciniai dokumentai - įstaigų siunčiamieji ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai, pažymos, aktai, protokolai ir kt.).