Namo statybos dokumentų saugojimo reikalavimai Lietuvoje

Įstaigos vadovas atsako, kad jo vadovaujamos organizacijos dokumentai būtų išsaugomi reikiamą terminą. Remiantis LR Civilinio kodekso 2.4 str. 3 dalimi, „kiekvienas asmuo, kuris verčiasi verslu ar profesine veikla, privalo tvarkyti savo turtą ir visa kita, kas susiję su jo verslu ar profesine veikla, taip pat saugoti dokumentus ir kitą informaciją apie savo turtą, verslą ar profesinę veiklą taip, kad kiekvienas turintis teisinį interesą asmuo bet kada galėtų gauti visapusišką informaciją apie to asmens turtines teises ir pareigas“.

Dokumentų saugojimo terminai

Dokumentų saugojimo terminai yra nustatyti Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje, patvirtintoje Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100. Šioje rodyklėje apibrėžiami minimalūs saugojimo terminai bendrųjų dokumentų, kurie parengiami didžiojoje dalyje įvairaus tipo įstaigų - tiek valstybinių, tiek privačių - veikloje.

Tačiau esama ir rodyklių, apibrėžiančių specifinių viešojo administravimo sričių ar funkcijų dokumentų saugojimo terminus, pvz., bendrojo lavinimo mokyklų, notarų, antstolių, teismų, „Sodros“, policijos įstaigų ir pan.

Didžioji dalis dokumentų, kuriuos parengia įstaigos, yra iš finansinio ir kito turto valdymo srities, ir daugumos jų saugojimo terminas yra 10 metų. Tai trumpas saugojimo laikotarpis, tačiau jis pakankamai ilgas, kad šio tipo dokumentai būtų kaupiami darbuotojų darbo vietose.

Ilgai saugomi (50 m.) dokumentai yra susiję su darbo santykiais ir darbo užmokesčio apskaita. Šie dokumentai sudaro mažesniąją įmonių dokumentacijos dalį, tačiau jai keliami aukštesni sutvarkymo, apskaitos bei saugojimo reikalavimai.

Dokumentų tvarkymas ir apskaita

Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nurodoma, kad įstaigos bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų užbaigimo. Pvz., 2014 m. Įmonės kasdien parengia ir gauna dokumentus, kurie kaupiami segtuvuose darbuotojų darbo vietose. Pasibaigus kalendoriniams metams, iškyla poreikis ankstesnių metų dokumentus perkelti į archyvą, nes jų prisireikia rečiau, o vietoje jų kaupiasi nauji dokumentai.

Jei tinkamai nesurūšiuotos ir nepažymėtos bylos be sąrašų kaupiasi archyve, ilgainiui darosi sunku rasti reikiamą dokumentą. Perkėlus saugojimui neparuoštus dokumentus į archyvą, tampa sunku atskirti ilgai ir trumpai saugojamas bylas, todėl nemaža dalis dokumentų saugomi ilgiau, nei įstatymais nustatytas terminas.

Todėl itin svarbu suskirstyti dokumentus į bylas pagal saugojimo terminus ir rūšis, parengti jų sąrašus bei apyrašus, siekiant tolesnio efektyvaus įstaigos dokumentų saugojimo archyve.

Dokumentų saugojimo paslaugos

LR Dokumentų ir archyvų įstatymo 2 str. dokumentų saugojimo paslaugą apibrėžia taip: tai „kitų asmenų dokumentų saugojimas specialiose saugyklose pagal licencijos turėtojo sutartinius įsipareigojimus ir teisės aktų nustatytus reikalavimus, siekiant užtikrinti saugomų dokumentų autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą jų saugojimo laiką”. Tai licencijuojama paslauga, kurią teikiančios įstaigos privalo įrengti dokumentų saugyklas pagal Dokumentų saugojimo taisyklių, patvirtintų 2011 m. gruodžio 28 d. Vyriausiojo archyvaro įsakymu Nr. V-157, reikalavimus.

Įsipareigoję saugoti įstaigų dokumentus, mes pasirašome sutartį, kuria prisiimame atsakomybę už dokumentų saugumą, informacijos konfidencialumą ir tinkamas saugojimo sąlygas. Pasirašius dokumentų pasaugos sutartį, mūsų įmonė parengia dokumentų perdavimo-priėmimo saugoti aktą, ir jį patvirtinus užsakovui, transportuoja dokumentus į „Archyvitos“ saugyklą.

Priimant dokumentus, sutikrinama, ar perduoti dokumentai atitinka apskaitos dokumentus bei aktą, nurodoma, kiek bėginių metrų saugyklos lentynose užims perduoti dokumentai. Kas mėnesį išrašoma sąskaita pagal saugomų dokumentų kiekį ir sutartyje sutartą įkainį.

Kasmet, pasibaigus dalies dokumentų saugojimo terminui, mūsų įmonės darbuotojai parengia dokumentų naikinimo aktą, ir jį patvirtinus užsakovo vadovui, dokumentus sunaikina saugiu būdu.

Įgalioti užsakovo asmenys ar darbuotojai, prisijungę per prieigą klientams mūsų svetainėje, gali užpildyti užklausos formą, pagal kurią mūsų darbuotojai suras norimą dokumentą ir pateiks jį prašoma forma (elektroniniu būdu arba originalą paštu ar per kurjerį, per sutartą pateikimo laiką). Dokumento kopijos ar originalo pateikimo laikas gali būti skubus (per 3-8 darbo valandas) arba neskubus (per 1-2 darbo dienas).

UAB „Archyvita“ turi licencijuotas dokumentų saugyklas (LR Vyriausiojo archyvaro tarnybos 2006-08-21 išduota licencija Nr.0003) ir saugo klientų dokumentus jau 10 metų. Šiuo metu mes turime įrengę LR Vyriausiojo archyvaro tarnybos licencijuotas dokumentų saugyklas Kaune ir Vilniuje, kurių bendras plotas sudaro 2744,65 kv.m. Dokumentų saugyklos atitinka apsaugos nuo gaisro, įsilaužimo, apšvietimo, drėgmės ir temperatūros reikalavimus. UAB „Archyvita“ įdiegta dokumentų valdymo tvarka, kuri atitinka ISO 27001 informacijos apsaugos valdymo reikalavimus.

Preliminariosios sutartys ir notarinis patvirtinimas

Nekilnojamojo turto rinka pastaraisiais metais išlieka aktyvi, o naujos statybos būstų pasiūla - ribota. Todėl vis dažniau pirkėjai pasirašo sutartis dėl dar nepastatyto turto įsigijimo. „Preliminarioji sutartis yra šalių susitarimas, pagal kurį jos įsipareigoja ateityje sudaryti pagrindinę - pirkimo-pardavimo - sutartį. Tai savotiškas įsipareigojimas, kuriuo pirkėjas ir pardavėjas iš anksto apsibrėžia būsimo sandorio sąlygas“, - aiškina advokatų profesinės bendrijos AVOCAD advokatas Eimantas Čepas.

Civilinis kodeksas numato specialų reglamentavimą, kai kalbama apie būsimo turto įsigijimą. Tokiu atveju pirkėjas - fizinis asmuo - gali sudaryti preliminariąją nepastatyto gyvenamojo namo ar buto pirkimo-pardavimo sutartį, pagal kurią pardavėjas įsipareigoja pastatyti sutartyje numatytą turtą ir vėliau sudaryti pagrindinę sutartį.

Vienas iš įprastų šių sutarčių elementų - pirkėjo mokamas avansas, kuris dažnai sudaro reikšmingą sumą. Tačiau būtent šis elementas vėliau gali tapti pirkėjo galvos skausmu. „Kadangi statybos procesai gali užtrukti metus ar ilgiau, kyla rizika, kad sutarties terminas pasibaigs, o turtas dar nebus pastatytas. Tokiu atveju pirkėjas susiduria su situacija, kai sumokėtas avansas įšaldomas, o pardavėjas nebegali vykdyti įsipareigojimų dėl finansinių sunkumų“, - pažymi advokatas.

Tačiau praktikoje, anot E. Čepo, pirkėjui dažnai tenka kreiptis į teismą, siekiant atgauti sumokėtą avansą, o teismo procesai gali užsitęsti.

Pagal įstatymus privalomai notarine forma turi būti sudaroma tik pagrindinė turto pirkimo-pardavimo sutartis. „Notarinis patvirtinimas sudaro prielaidas tiesiogiai panaudoti sutartį kaip teisinį pagrindą gauti vykdomąjį dokumentą. Tai reiškia, kad pardavėjui nevykdant įsipareigojimų, pirkėjas gali kreiptis tiesiogiai į notarą dėl vykdomojo įrašo atlikimo, o šį dokumentą iš karto pateikti antstoliui priverstiniam išieškojimui“, - pažymi AVOCAD advokatas Eimantas Čepas.

Preliminariosios sutarties tvirtinimas notarine tvarka - efektyvi apsaugos priemonė, ypač įsigyjant dar nepastatytą būstą. „Tai racionalus žingsnis pirkėjui, siekiančiam užsitikrinti, kad investuotos lėšos būtų apsaugotos ir esant nenumatytiems statytojo sunkumams būtų galima greitai inicijuoti skolos išieškojimą“, - pabrėžia E. Nekilnojamojo turto pirkimas - ką būtina žinoti? Čepas.

Statybos leidimas vasarnamiui ar sodo nameliui

Nuosavas vasarnamis ar sodo namelis gali tapti puikia investicija kiekvienam, mėgstančiam leisti laiką gamtoje ar tiesiog nevengiančiam pabėgti nuo miesto šurmulio. Svarbiausias dalykas, kurį reikėtų žinoti visiems, svarstantiems statyti vasarnamį ar sodo namelį, yra tai, kad nuo jo ploto ir aukščio priklausys, ar jo statyboms bus reikalingas leidimas. Leidimas bus reikalingas tuo atveju, jeigu statomo vasarnamio/sodo namelio plotas viršys 80 m2 arba statinys bus aukštesnis nei 8,5 m. Tokiu atveju jam galios visi gyvenamo namo statybai taikomi reikalavimai.

Tačiau, jei ketinate statyti vasarnamį, kurio patalpų (įskaitant pastogės ir naudojimo paskirtimi susietų patalpų) bendras plotas ir aukštis neviršys minėtų normų, jam statybos leidimas reikalingas nebus. Svarbu atkreipti dėmesį, jog palėpės plotas į bendrą pastato plotą nėra įskaičiuojamas tuo atveju, jeigu ji nėra įrengta.

Net ir išsiaiškinus, jog planuojamam vasarnamiui ar sodo nameliui statybos leidimas nėra reikalingas, derėtų žinoti, apie kitus, šiam statiniui taikomus reikalavimus. Tokiu atveju statinys vis tiek privalės atitikti sodų bendrijos nustatytus reikalavimus - sodo namas/vasarnamis privalo išlaikyti reglamentuotą atstumą - statinys negali būti statomas arčiau nei 3 metrai iki sklypo ribos. Jeigu atstumas mažesnis, prieš pradedant statybas privalu gauti rašytinį kaimyninio sklypo savininko sutikimą.

Statiniui, kuriam nereikalingas leidimas, statybų projektas taip pat nėra būtinas. Sodo paskirties pastatams, kurių naudojimas oficialiai įvardijamas kaip ne ilgesnis nei keturi mėnesiai per metus, taip pat nėra nustatomi minimalūs privalomi pastatų energetinio naudingumo reikalavimai. Tai reiškia, jog prieš teikiant deklaraciją apie statybos užbaigimą energetinio naudingumo sertifikavimas nėra būtinas. Užbaigus tokio statinio statybas jums reikės deklaruoti statybų užbaigtumą.

Paprasčiausias būdas gauti statybos leidimą - kreiptis į bet kurią architektūros paslaugas teikiančią įmonę, kuri padės išspręsti kilusius klausimus ir atliks visus būtinus žingsnius už jus. Tačiau pateikti prašymą statybų leidimui gauti galite ir patys. Jei visi nurodyti reikalavimai įvykdomi iš karto, įgaliotas valstybės tarnautojas IS „Infostatyba“ prašymą užregistruoja.

Jeigu terasa yra atvira ir priglausta prie statinio - ji yra traktuojama kaip atskiras statinys ir ją galima statyti be leidimo, tačiau, jei terasa statoma išliejant tuos pačius pamatus ir naudojant tą pačią stogo dangos konstrukciją, kaip ir sodo namo - terasa jau traktuojama kaip namo dalis. Tokiu atveju leidimo nereikia tol, kol bendras namo ir terasos plotas neviršija 80 m2. Net jeigu tokia terasa bus įrengiama vėliau, ji bus laikoma namo rekonstrukcija, o tai reiškia jog statinys vis tiek turės atitikti leidimo reikalavimus.

Vis dažniau prie sodo namo ar vasarnamio renkamasi statyti atvirą terasą. Svarstant apie kitus galimus priestatus, svarbiausia taip pat atsižvelgti į planuojamą jų plotą. Priestatui statybos leidimas nėra reikalingas, jei bendras jo ir pastato plotas neviršija 80 m2. Jei planuojama statyti pirtis bus naudojama savoms reikmėms, jos plotas sodo paskirties sklype neviršys 80 m2 ploto bei jau minėto 8,5 metrų aukščio, o jos tarpatramis nebus didesnis nei 6 metrai, statiniui leidimas nebus reikalingas.

Pagalbiniai ūkio pastatai

Neatsiejama sodybos dalis - pagalbiniai ūkio pastatai ( pvz. sandėliukai, šiltnamiai ir pan.), taip pat dažniausiai gali būti statomi be leidimo, jei šių plotas ir aukštis neviršija nurodytų reikalavimų. Jei pagalbiniai pastatai, esantys privačiame namų valdos žemės sklype, ūkininko sodybos žemės ūkio paskirties žemės sklype ar sodo sklype neviršija 50 m2 ploto ir 5 m aukščio, jie priskiriamas I nesudėtingų statinių kategorijos grupei.

Jeigu sodyboje statomo pagalbinio pastato plotas neviršys 8,5 m aukščio ir 80 m2 bendrojo ploto, jis bus priskiriamas prie II-os grupės nesudėtingų statinių. Tokiam statiniui leidimas taip pat nebus reikalingas, jei jis statomas sodo paskirties sklype ar kaimo vietovėje, kurios gyventojų skaičius nėra didesnis nei 3 tūkst., o gyvenvietė nėra įtraukta į saugomų teritorijų sąrašą.

Savavališkos statybos įteisinimas

Nors dažnai pradedant statybas be leidimo tikimasi, jog prireikus, jas bus galima įteisinti, taip baigiasi toli gražu ne visada. Savavališką statybą galima įteisinti tik tais atvejais, kai žemės sklype, kuriame vykdomos statybos, ji yra galima pagal galiojančius detaliuosius planus ar žemės valdos projektus, taip pat bendruosius planus, specialiojo teritorijų planavimo dokumentus bei neprieštarauja aplinkos apsaugos, paveldosaugos, saugomų teritorijų apsaugos teisės aktų reikalavimams.

Jei savavališka statyba atitinka šiuos reikalavimus, prieš pradedant tokios statybos įteisinimo procesą privaloma sumokėti baudą, kuri apskaičiuojama atsižvelgiant į savarankiškai atliktus darbus ir sąnaudų vertę.

Šalyje nuolat fiksuojant grubius statybų pažeidimus dar 2019 metais buvo nuspręsta duomenis apie suteiktus statybos leidimus atverti visuomenei, tokiu būdu statybų kontrolę padarant efektyvesne.

Svarbu: Ši informacija yra bendro pobūdžio ir gali keistis. Visada pasitarkite su specialistais ir patikrinkite galiojančius teisės aktus prieš pradedant statybas.

tags: #kur #saugomi #namu #statybos #dokumentai