Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis, itin svarbi tiek valstybinėms institucijoms, tiek verslininkams. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Tai valdymo proceso sudėtinė dalis, kurios paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti.
Šiame straipsnyje aptarsime individualaus dokumento užduoties vykdymo terminų reglamentavimą, įstaigos dokumentų valdymą, dokumentų įforminimą, elektroninių dokumentų valdymo taisykles ir kitus susijusius aspektus.
Rašytinė Komunikacija ir Jos Svarba Organizacijų Valdyme
Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija. Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas, užtikrinantis efektyvų veiksmų koordinavimą ir valdymą. Visa tai atliekama naudojant tiek tradicinį rašytinį, tiek elektroninį dokumentą kaip komunikacijos priemonę.
Komunikacijas literatūros šaltiniai apibrėžia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą“. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų: siuntėjo, pranešimo, kanalo, jį gavėjui, kuris dekoduoja pranešimą ir susikuria tam tikrą jo prasmę. Tarp siuntėjo ir gavėjo egzistuoja tam tikras atgalinis ryšys.
Komunikacijų pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas.
Pagrindinės sąvokos
Dokumentas (lot. cocumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas.
Dokumentų Valdymas ir Dokumento Sąvoka
Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso, bei leidžia kontroliuoti išlaidas personalui išlaikyti. Tačiau netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti.
Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesą. Todėl tiksli informacija yra būtina.
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti.Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas.
Dokumento sąvoka ir atliekamos funkcijos
Dokumentas (lot. dokumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas - tai informacija, užfiksuota bet kokioje materialinėje laikmenoje, turinti rekvizitus, leidžiančius ją identifikuoti. Dokumentuose gali būti užfiksuoti objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą.
Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y. įvairi informacija, reikalinga įmonės funkcionavimui.
Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas:
- Informacinė funkcija.
- Socialinė funkcija.
- Bendravimo funkcija.
- Teisinė funkcija.
- Valdymo funkcija.
Valdymo dokumentus rengia įstaigos, įmonės pareigūnai pagal savo kompetenciją. Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius:
- tipiniai (tekstas - pavyzdys).
- vizualiniai (lot. skaitydamas ar žiūrėdamas.
Veiklos dokumentų klasifikavimas
Dokumentus galima klasifikuoti įvairiais būdais, atsižvelgiant į jų turinį, formą ir paskirtį. Pagal formą dokumentai gali būti skirstomi į:
- Tekstinius dokumentus
- Grafinius dokumentus
- Audiodokumentus
Originalas (lot. originalis - pirmykštis, tikras) - pirmasis dokumento egzempliorius. Kopija (lot. copia) - tikslus dokumento atgaminimas, padarytas bet kokiomis priemonėmis. Nuorašas - raštu tiksliai nurašytas visas dokumentas.
Įstaigos / Įmonės Veiklos Dokumentų Įforminimas
Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus, t.y. tvarkyti.
Dokumentų rekvizitai
Dokumentų rekvizitai yra būtini elementai, kurie suteikia dokumentui juridinę galią ir leidžia jį identifikuoti. Svarbu laikytis dokumentų rengimo taisyklių, kad dokumentai būtų tinkamai įforminti.
Dokumentų pasirašymas
Dokumentų pasirašymas yra svarbus procesas, kuris patvirtina dokumento autentiškumą ir teisinę galią.
Dokumentų Tvarkymas ir Apskaita
Dokumentų tvarkymas ir apskaita yra būtini efektyviam įstaigos valdymui. Aktualūs dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimai turi būti nuolat stebimi ir įgyvendinami.
Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai.
Dokumentų apyvartos organizavimas
Dokumentų apyvarta - tai dokumentų kelias nuo jų sukūrimo ar gavimo iki įvykdymo ar išsiuntimo. Tinkamas dokumentų apyvartos organizavimas užtikrina greitą ir efektyvų informacijos judėjimą įstaigoje.
Dokumentų registravimas
Dokumentų registravimas yra būtinas dokumentų apskaitos elementas. Registruojant dokumentus, jiems suteikiami unikalūs numeriai, kurie leidžia juos lengvai identifikuoti ir sekti.
Dokumentų užduočių vykdymas. Vykdymo kontrolė
Dokumentų užduočių vykdymas yra svarbus procesas, kuris užtikrina, kad dokumentuose nurodytos užduotys būtų įvykdytos laiku ir kokybiškai. Vykdymo kontrolė leidžia stebėti užduočių vykdymo eigą ir imtis priemonių, jei užduotys nevykdomos tinkamai.
Elektroninių Dokumentų Valdymo Taisyklės
Elektroninių dokumentų valdymas tampa vis svarbesnis šiuolaikinėje verslo aplinkoje. Elektroniniai dokumentai turi atitikti tam tikrus reikalavimus, kad būtų užtikrintas jų autentiškumas, saugumas ir teisinė galia.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. patvirtintos elektroninių dokumentų specifikacijos, skirtos užtikrinti elektroninių dokumentų tinkamą tvarkymą ir ilgalaikį saugojimą. Taip pat svarbu užtikrinti elektroninių dokumentų tikrinimo ir gyvavimo ciklo užtikrinimo reikalavimus.
Svarbu laikytis elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, kad būtų užtikrintas efektyvus ir saugus elektroninių dokumentų valdymas įstaigoje.
Reikalavimai elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms
Elektroninis dokumentas turi atitikti tam tikrus reikalavimus, kad būtų užtikrintas jo patikimumas ir teisinė galia. Svarbu laikytis elektroninio parašo priežiūros institucijos nustatytų funkcijų ir specifikacijų minimalių reikalavimų.
Elektroninio dokumento parašas
Elektroninis parašas yra būtinas elektroninio dokumento autentiškumo patvirtinimo elementas. Svarbu užtikrinti, kad elektroninis parašas būtų tinkamai sukurtas ir naudojamas pagal galiojančius teisės aktus.
Elektroninis parašas: kas, kur, kada, kaip?
Teisės Aktai
Dokumentų valdymą reglamentuoja įvairūs teisės aktai. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas nustato pagrindinius dokumentų valdymo principus.
Dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus nustato Dokumentų rengimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu. Taip pat svarbu atsižvelgti į kitus teisės aktus, reglamentuojančius dokumentų valdymą.
Svarbiausi teisės aktai:
- Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas
- Dokumentų rengimo taisyklės
- Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės
- Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės
Šios taisyklės nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus. Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai.
Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus.