Verslo kasdienybėje grynųjų pinigų operacijos vis dar užima reikšmingą vietą, nepaisant sparčiai populiarėjančių elektroninių atsiskaitymų. Kiekviena įmonė, kuri savo veikloje susiduria su grynaisiais pinigais - ar tai būtų atsiskaitymai su klientais, ar pinigų išmokėjimas darbuotojams avansu, ar atskaitingų asmenų operacijos - privalo griežtai laikytis kasos darbo organizavimo taisyklių. Vienas pagrindinių dokumentų, užtikrinančių skaidrią ir teisėtą grynųjų pinigų apskaitą, yra kasos knyga.
Nors iš pirmo žvilgsnio jos pildymas gali pasirodyti techninis ir nesudėtingas darbas, praktika rodo, kad būtent čia buhalteriai ir kasininkai dažnai padaro klaidų, kurios vėliau gali užtraukti administracinę atsakomybę ar sukelti problemų mokestinių patikrinimų metu. Svarbu suprasti, kad kasos knyga nėra tik formalumas. Tai yra dokumentas, kuris parodo realią įmonės grynųjų pinigų būklę bet kuriuo laiko momentu.
Kasos knyga yra pagrindinis apskaitos registras, kuriame chronologine tvarka fiksuojamos visos įmonės grynųjų pinigų operacijos. Kiekvienas pinigų įnešimas į kasą ar išėmimas iš jos privalo būti pagrįstas pirminiais dokumentais ir atsispindėti šiame žurnale. Lietuvoje kasos darbo organizavimą ir kasos operacijų atlikimą reglamentuoja Vyriausybės nutarimai bei Kasos darbo organizavimo ir kasos operacijų atlikimo taisyklės.
Pagrindiniai Kasos Knygos Pildymo Principai
Norint išvengti nemalonumų, būtina laikytis esminių pildymo principų:
- Nė vienas įrašas kasos knygoje negali atsirasti be pagrindžiančio dokumento.
- Įrašai kasos knygoje privalo būti daromi tą pačią dieną, kai įvyko operacija. Negalima kaupti kelių dienų orderių ir juos suvesti savaitės pabaigoje.
- Dienos pabaigos likutis apskaičiuojamas taip: Dienos pradžios likutis + Dienos pajamos - Dienos išlaidos = Dienos pabaigos likutis.
- Kasos knygoje pasirašo kasininkas (arba kitas darbuotojas, paskirtas atlikti kasos operacijas) ir vyriausiasis buhalteris. Kasininkas savo parašu patvirtina, kad faktiškai priėmė arba išdavė pinigus ir kad įrašai knygoje atitinka dokumentus. Buhalteris tikrina įrašų teisingumą.
Dažnai pasitaiko atvejų, kai kasos knyga atspausdinama, bet paliekama nepasirašyta. Nepasirašyta kasos knyga neturi teisinės galios. Dar blogiau, kai trūksta parašų ant pačių orderių (ypač gavėjo parašo ant KIO).
Elektroninė vs. Popierinė Kasos Knyga
Šiuolaikinėje apskaitoje popierinės, ranka pildomos kasos knygos tampa retenybe, tačiau jos vis dar legalios ir naudojamos mažesnėse įmonėse. Elektroninė kasos knyga turi keletą esminių privalumų.
- Pirma, ji eliminuoja aritmetinių klaidų tikimybę - programa pati suskaičiuoja likučius.
- Antra, ji užtikrina tvarką numeracijoje.
Tačiau net ir naudojant programinę įrangą, privaloma periodiškai (dažniausiai - mėnesio pabaigoje) atspausdinti kasos knygos lapus, juos pasirašyti ir susegti į bylas kartu su pirminiais dokumentais (KPO ir KIO).
Jei naudojate buhalterinę programą, kasos knygos lapus rekomenduojama spausdinti pasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui (pvz., mėnesiui). Tačiau jei operacijų labai daug, galima spausdinti ir dažniau. Jei per dieną nebuvo atlikta jokių grynųjų pinigų operacijų (nei pajamų, nei išlaidų), tos dienos kasos knygos lapo pildyti nereikia.
Jei įmonė priima atsiskaitymus ne tik eurais, bet ir užsienio valiuta, kiekvienai valiutai rekomenduojama (ir dažnai būtina techniškai) vesti atskirą kasos knygą arba atskirą apskaitos dalį.
Klaidų Taisymas Kasos Knygoje
Net ir patyrę specialistai kartais klysta. Tai viena grubiausių ir, deja, gana dažnų klaidų. Fiziškai neįmanoma iš kasos išimti daugiau pinigų, nei joje yra. Pildant popierinę kasos knygą, griežtai draudžiama naudoti korektorius (baltukus), trinti įrašus ar skutinėti.
Jei padaryta klaida, ji taisoma taip: klaidingas įrašas perbraukiamas vienu brūkšniu (kad būtų galima perskaityti, kas buvo parašyta), šalia rašomas teisingas skaičius ar tekstas, ir pasirašoma. Šalia turi būti užrašas „Taisymu tikėti“, data ir atsakingų asmenų parašai.
Atsakomybė Už Kasos Operacijų Tvarkos Pažeidimus
Kasos operacijų taisyklių pažeidimas nėra tik biurokratinė klaida. Už kasos operacijų tvarkos pažeidimus Lietuvos Respublikos administracinių nusižengimų kodeksas numato baudas tiek atsakingiems asmenims (buhalteriams, kasininkams), tiek įmonių vadovams. Baudos gali svyruoti nuo įspėjimų iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo pažeidimo pobūdžio ir pakartotinumo.
Siekiant išvengti klaidų, rekomenduojama periodiškai atlikti kasos inventorizaciją - sulyginti faktiškai kasoje esančius pinigus su buhalteriniais likučiais. Tai ypač aktualu įmonėse, kur grynaisiais pinigais operuoja ne vienas asmuo.
Taip, jei MB atlieka operacijas grynaisiais pinigais, ji privalo vadovautis tais pačiais kasos darbo organizavimo principais kaip ir UAB. Antspaudas ant kasos dokumentų privalomas tik tuo atveju, jei įmonės įstatuose numatyta, kad įmonė savo veikloje naudoja antspaudą.
Kasos Pajamų ir Išlaidų Orderiai
Pinigai į kasą priimami pagal kasos pajamų orderį (KPO), o iš kasos išmokami pagal kasos išlaidų orderį (KIO). Kasos pajamų ir išlaidų orderius pasirašo įmonės vadovo patvirtinti asmenys. Visos kasos operacijos įrašomos į kasos knygą.
Pinigų priėmimui į kasą naudojamas laisvos formos KPO (kasos pajamų orderio) blankas. KPO kvite turi būti nurodomi visi tie patys apskaitos dokumentų rekvizitai kaip ir KPO, išskyrus priedėlį, t. y. nurodomus dokumentus, kurių pagrindu į kasą priimami pinigai. KPO nurodytas numeris turi sutapti su KPO kvite nurodytu numeriu.
KIO (kasos išlaidų orderyje) turi būti nurodyti šie apskaitos dokumentų rekvizitai: ūkio subjekto, surašiusio apskaitos dokumentą, pavadinimas; apskaitos dokumento pavadinimas; apskaitos dokumento numeris; apskaitos dokumento data; ūkio subjekto, kuriam išduodami vardas, pavardė; pagrindas, kuriuo išduoti pinigai; gavėjas parašo pinigų sumą (žodžiais), kurią gavo, datą ir pasirašo; ūkio subjekto paso arba kito asmens tapatybę patvirtinančio dokumento pavadinimas, jo numeris ir išdavimo vieta.
Išmokėti pinigus iš kasos fiziniams asmenims, kurie nėra ūkio subjekto darbuotojai, leidžiama tik pagal kiekvienam fiziniam asmeniui atskirai išrašytus kasos išlaidų orderius. Jeigu pinigai išmokami pagal įgaliojimą, kasos išlaidų orderio tekste nurodoma (po faktiško pinigų gavėjo vardo ir pavardės) įgaliotojo asmens vardas, pavardė, paso arba kito asmens tapatybę įrodančio dokumento pavadinimas, numeris ir gyvenamoji vieta.
Kasos pajamų ir išlaidų orderiai pildomi tiksliai ir aiškiai rašalu, tušinuku arba techninėmis priemonėmis. Juose negali būti jokių trynimų, braukymų arba taisymų - net ir patvirtintų. Suma žodžiais pradedama rašyti didžiąja raide eilutės pradžioje. Kasos pajamų ir išlaidų orderiuose nurodomi dokumentai, kurių pagrindu į kasą priimami arba iš jos išmokami pinigai. Jie priimami arba išmokami tik kasos pajamų arba išlaidų orderių išrašymo dieną.