Efektyvus informacijos perdavimas darbe yra gyvybiškai svarbus sėkmingam komandos darbui ir organizacijos veiklai. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip tinkamai pateikti svarbią informaciją, užtikrinant jos aiškumą, saugumą ir efektyvumą.
Konfidencialumas ir informacijos saugumas
Kiekviena įmonė turi paslapčių. Vienos paslaptys yra techninio pobūdžio, pavyzdžiui, gėrimo gamybos procesas, kitos paslaptys susijusios su klientų vardais ir adresais, kurie gali būti naudingi įmonės konkurentams, ar ketinamu įsigyti kontroliniu akcijų paketu. Ir mažos, ir didelės organizacijos paslaptis reikia ginti. Konfidencialumas - tai užtikrinimas, kad informacija bus prieinama tik autorizuotiems vartotojams.
Konfidencialios informacijos samprata
Konfidencialumas yra etinis principas, kurio privalu laikytis bendraujant vienam asmeniui su kitu (žodžiu, raštu, įskaitant el. ryšio priemones), neatskleidžiant trečiosios šalies interesų.Slapta informacija laikoma darbuotojo ar kito asmens privataus telefono numeris, namų adresas, asmeninis el. paštas, tautybė, išsilavinimas (įskaitant įgytus laipsnius), amžius, darbuotojo kasmetinio ar bandomojo laikotarpio įvertinimo rezultatai, profesinės karjeros ankstesnėse darbovietėse istorija, vairavimo pažymėjimo, sąskaitos banke numeriai, slaptažodis prisijungti prie el. bankininkystės sistemos. Net asmeninės nuotraukos laikomos konfidencialia informacija. Konfidenciali informacija - ne tik esami, bet ir praeities duomenys. Asmeniniai darbuotojo užrašai taip pat konfidenciali informacija. Konfidenciali gali būti ir baigtinė informacija.
Konfidenciali informacija saugoma iki tam tikro termino. Paprastai paslapties saugojimo terminas - tol, kol informacija tampa viešai žinoma. Jei informacija daugiau nebus naudojama, iš asmeninio kompiuterio reikėtų pašalinti darbinius failus, ištrinti klientų tapatybę nurodančius ar kitus duomenis. Jei tokie duomenys būtų atskleisti tai galėtų sukompromituoti tam tikrus asmenis.
Darbuotojo ir vadovo atsakomybė
Kiekvienas darbuotojas, dirbantis su konfidencialia informacija, prisiima atsakomybę šią informaciją identifikuoti, apsaugoti, tinkamai laikyti ir saugoti.
- Identifikavimas: Svarbu identifikuoti, kur slapta informacija laikoma, perdirbama ar pernešama. Ji gali būti saugoma el. laiškuose, elektroninėse dokumentų laikmenose, spausdintuose dokumentuose.
- Apsauga: Konfidencialią informaciją darbuotojas turi saugoti užkirsdamas kelią ja pasinaudoti neturintiems tam teisių asmenims (kad jie jos neperžiūrėtų, nekopijuotų, neištrintų ar nepažeistų). Todėl negalima atskleisti slaptažodžių.
- Komunikavimas: Pastebėjus, kad kažkas atliko konfidencialios informacijos pakeitimus spausdintoje ar elektroninėje laikmenoje, būtina apie tai informuoti vadovus ir kitus atsakingus asmenis.
- Laikymas: Rekomenduojama saugoti dvi konfidencialios informacijos kopijas (elektroninę laikmeną, spausdintus dokumentus), nes net ir kruopščiai saugomą informaciją darbuotojai geba aplieti kava ar sugadinti failą.
Vadovas privalo aprūpinti darbuotoją reikiamomis priemonėmis. Vadovai turi pasirūpinti, kad darbuotojų kompiuteriuose būtų įdiegtos antivirusinės programos, neleidžiančios virusams sugadinti informacijos darbuotojo kompiuteryje. Vadovas turėtų užtikrinti prieigą prie slaptos informacijos tik tam personalui, kuriam būtina ją žinoti. Įmonės vadovas turi užtikrinti, kad priimamas į darbą asmuo pasirašytų pasižadėjimą saugoti konfidencialią informaciją. Svarbu, kad pasirašyta nebūtų tik formaliai, neįsigilinus į turinį.
Saugos komunikacija
Saugos komunikacija yra esminė darbo vietos saugumui užtikrinti. Ji apima ne tik formalias taisykles ir instrukcijas, bet ir emocinį poveikį, kuris gali padėti darbuotojams geriau suvokti ir įsiminti saugos reikalavimus.
Efektyvūs saugos pranešimai
Tradicinė saugos komunikacija dažnai remiasi sausais faktais, formaliomis taisyklėmis ir nuobodžiomis instrukcijomis. Tokie tradiciniai saugos pranešimai, nors ir būtini, kartais gali būti ignoruojami ar pamirštami. Žmogaus smegenys geriau reaguoja į informaciją, kuri sukelia emocinį atsaką. Baimė yra viena stipriausių žmogaus emocijų ir dažnai naudojama saugos komunikacijoje. Tačiau svarbu ne tik gąsdinti, bet ir siūlyti sprendimus: neužtenka vien tik įbauginti.
Humoras gali būti netikėtai veiksminga priemonė saugos komunikacijoje. Nors jis naudoja komišką elementą, jis aiškiai nurodo pavojų, susijusį su įrenginiu. Sėkminga saugos komunikacija reikalauja ne tik techninių žinių, bet ir emocinio intelekto. Gebėjimas suprasti ir valdyti emocijas, tiek savo, tiek kitų, yra esminis kuriant veiksmingus saugos pranešimus.
„STKY“ principas
Kartais, norint efektyviai komunikuoti saugos srityje, neužtenka vien mandagių prašymų ar sausų instrukcijų. Kai kuriais atvejais reikia stipresnių, netgi šokiruojančių priemonių. Čia puikiai tinka trumpinys „STKY”, reiškiantis „Stuff That Kills You” (liet. Dalykai, kurie tave nužudo). Šis ryškus ir tiesmukas pavadinimas yra skirtas akimirksniu atkreipti dėmesį į mirtinai pavojingas situacijas ar veiksnius darbo vietoje.
Efektyvus bendravimas tarp kartų
Darbo vietoje dažnai susiduria skirtingų kartų atstovai, turintys skirtingus bendravimo įpročius. Supratimas ir prisitaikymas prie šių skirtumų gali padėti išvengti nesusipratimų ir pagerinti komandos darbą.
Kartų skirtumai
Kiekviena karta turi savitus bendravimo stilius:
- Kūdikių bumo karta (gim. 1946-1965 m.): vis dar lieka ištikimi pokalbiams telefonu ar gyviems susitikimams.
- X karta (gim. 1966-1976 m.): darbiniais reikalais mieliau renkasi komunikuoti el. paštu. Jų laiškai - struktūruoti, detalūs.
- Tūkstantmečio karta (gim. 1977-1994 m.): mintimis dalijasi trumpomis ar ilgesnėmis žinutėmis el. pašte, socialiniuose tinkluose ar kitose platformose.
- Z karta (gim. 1995-2012 m.): mėgsta greitą bendravimą žinutėmis, esant skubiam reikalui - skambučiu su arba be vaizdo.
Bendravimo patarimai
Prieš vienaip ar kitaip reaguojant į kolegos atsiųstą el. laišką ar žinutę ekspertė rekomenduoja, jei reikia, pasitikslinti, ką jo siuntėjas norėjo pasakyti. Todėl, prieš pasiduodami emocijoms, nepamirškime įjungti šalto proto ir, jei reikia, pasitikslinti, ką kolega norėjo pasakyti.
Priekabiavimo prevencija
Priekabiavimas darbe yra nepriimtinas ir žalingas reiškinys, kuris gali rimtai pakenkti darbuotojų psichikos sveikatai ir darbingumui. Svarbu žinoti, kaip atpažinti priekabiavimą ir kaip į jį reaguoti.
Priekabiavimo formos ir atpažinimas
Lygių galimybių įstatymas draudžia priekabiavimą dėl lyties, rasės, tautybės, kalbos, kilmės, socialinės padėties, tikėjimo, įsitikinimų ar pažiūrų, amžiaus, lytinės orientacijos, negalios, etninės priklausomybės, religijos. Darbo kodeksas papildomai numato draudimą priekabiauti dėl narystės politinėje partijoje ar asociacijoje. Priekabiavimas pasireiškia priešišku nepageidaujamu elgesiu, nukreiptu į konkretų asmenį dėl jo turimo tapatybės bruožo - lyties, negalios, amžiaus, lytinės orientacijos ar kt. Šis elgesys gali pasireikšti žodžiu, raštu arba fiziniais veiksmais.
Darbdavio atsakomybė
Priekabiavimo ir seksualinio priekabiavimo prevencija apima platų priemonių spektrą - nuo įtvirtintų organizacijos vidiniuose dokumentuose iki žodinio etiškų elgesio normų skatinimo. Svarbu nuolatos skatinti darbuotojus nesudaryti priekabiavimui palankios darbo aplinkos ir pastebėjus šio elgesio apraiškas informuoti organizacijos vadovą ir (arba) atsakingus asmenis. Darbuotojai turi jaustis saugūs pateikti skundą dėl priekabiavimo ir (arba) seksualinio priekabiavimo, todėl aiški ir visiems žinoma tvarka padidintų tikimybę tai padaryti. Patartina pa(si)tvirtinti atskiras priekabiavimo ir seksualinio priekabiavimo prevencijos taisykles, kuriose aiškiai numatytumėte, kaip organizacijoje reaguojama į priekabiavimą ir seksualinį priekabiavimą, kokiu būdu galima apie tai pranešti, kokie organizacijos veiksmai gavus pranešimą bus atliekami, kaip tiriami priekabiavimo atvejai bei kaip užtikrinama šių taisyklių įgyvendinimo priežiūra.
Ką daryti patiriantiems priekabiavimą
Patyrus priekabiavimą arba seksualinį priekabiavimą, dažnai būna sunku žengti pirmą žingsnį ir kreiptis pagalbos. Patiriamo priekabiavimo arba seksualinio priekabiavimo neigimas ir pateisinimų ieškojimas neužkerta kelio situacijos pasikartojimui. Patiriant priekabiavimą arba seksualinį priekabiavimą iš to paties lygio kolegų, galima kreiptis pagalbos į komandos vadovą arba lygioms galimybėms užtikrinti paskirtą asmenį, jei organizacijoje yra numatytos tokios pareigos, ir informuoti apie situaciją žodžiu arba pateikti formalų skundą.
Nuo 2022 m. lapkričio 1 d. įsigalios Darbo kodekso pakeitimai, numatantys papildomų pareigų darbdaviams: siekiama užkirsti kelią smurtui ir priekabiavimui darbe. Darbo kodekso pakeitimuose nurodyta, kad darbdavys, kurio įmonės vidutinis darbuotojų skaičius yra didesnis nei penkiasdešimt, šio kodekso nustatyta tvarka įvykdęs informavimo ir konsultavimo procedūras, privalo patvirtinti smurto ir priekabiavimo prevencijos politiką, įprastais darbovietėje būdais ją paskelbti ir įgyvendinti.
| Metai | Reikalavimų dėl psichologinio smurto |
|---|---|
| 2021 (I pusmetis) | 18 |
| 2022 (I pusmetis) | 28 |