Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis, turinti didelę reikšmę tiek valstybinėms, tiek privačioms organizacijoms. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais, o gebėjimas operatyviai išnaudoti informacijos šaltinius įgyja ypatingą reikšmę. Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis, kurios paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti.
Šiame straipsnyje aptarsime dokumentų valdymo svarbą, dokumentų sąvoką, klasifikavimą, rengimo ir tvarkymo reikalavimus, taip pat elektroninių dokumentų valdymą.
Rašytinė Komunikacija ir Jos Svarba Organizacijų Valdyme
Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas. Komunikacijas literatūros šaltiniai apibrėžia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą“. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų: siuntėjo, pranešimo, kanalo, kuriuo pranešimas perduodamas jį gavėjui, kuris dekoduoja pranešimą ir susikuria tam tikrą jo prasmę. Tarp siuntėjo ir gavėjo egzistuoja tam tikras atgalinis ryšys.
Komunikacijų pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas. Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija.
Dokumentų Valdymas ir Dokumento Sąvoka
Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Jis padeda organizuoti ir tobulinti valdymą. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso, o netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti.
Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesą. Todėl labai svarbu turėti tikslią informaciją. Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų, kuriuose yra įvairi informacija, reikalinga įmonės funkcionavimui. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus.
Dokumentas (lot. cocumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė. Tai - bet kokia medžiaga (popierius, kino juosta, magnetinė juosta, diskas) su įrašytu tekstu, garsu, vaizdu ar kt. informacijos laikmena. Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y. įvairios informacijos patvirtinimas.
Dokumentų Funkcijos
Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas:
- Informacinė funkcija.
- Socialinė funkcija.
- Bendravimo funkcija.
- Teisinė funkcija.
- Valdymo funkcija.
Valdymo dokumentus rengia įstaigos, įmonės pareigūnai pagal savo kompetenciją. Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius: originalas, kopija, nuorašas, dublikatas ir kt.
Įstaigos Veiklos Dokumentų Įforminimas ir Rengimas
Dokumentų rengimas ir įforminimas yra svarbi dokumentų valdymo dalis. Įstaigos rengiamų dokumentų įforminimas apima dokumentų spausdinimą, priedų tvarkymą, dokumentų išrašų rengimą ir pasirašymą. Taip pat svarbu žinoti dokumentų rekvizitus ir aktualius dokumentų rengimo taisyklių pakeitimus.
Dokumentų tvarkymo principus, taip pat dokumentų atidavimą į archyvą nustato Vyriausybės generalinė direkcija. Dažniausiai visas operacijas su dokumentais atlieka vienas struktūrinis padalinys - kanceliarija (raštinė).
Dokumentų Tvarkymas ir Apskaita
Dokumentų tvarkymas ir apskaita apima dokumentų apyvartos organizavimą, registravimą, užduočių vykdymo kontrolę. Taip pat svarbu dokumentų saugojimas, paieška ir naikinimas. Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai.
Dokumentų valdymas apima ir elektroninių dokumentų valdymą. Svarbu laikytis elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, kurios nustato reikalavimus elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms, turiniui, metaduomenims, parašui ir kt. Taip pat svarbu elektroninių dokumentų registravimas, bylų sudarymas, tvarkymas, perkėlimas ir saugojimas.
Teisės Aktai
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas ir kiti teisės aktai reglamentuoja dokumentų valdymą. Svarbu žinoti teisės aktų projekto formos, struktūros, turinio, teisės terminijos, teisės akto keitimo ir pripažinimo netekusiu galios teisės technikos rekomendacinio pobūdžio reikalavimus.
Štai keletas svarbių teisės aktų:
- Dokumentų rengimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117.
- Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. įsakymu Nr. V-152.
- Bendrieji elektroninių dokumentų valdymo reikalavimai, patvirtinti Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. V-82.
Šie teisės aktai nustato dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus įstaigoms.
Kaip pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu? | Mark Sign
Dokumentų Klasifikavimas
Dokumentus galima klasifikuoti pagal įvairius požymius:
- Pagal turinį: tipiniai, vizualiniai, audiodokumentai.
- Pagal formą: originalas, kopija, nuorašas, dublikatas.
Svarbu žinoti šiuos klasifikavimo požymius, kad būtų galima efektyviai tvarkyti dokumentus.
| Dokumento forma | Aprašymas |
|---|---|
| Originalas | Pirmasis dokumento egzempliorius |
| Kopija | Dokumento atspaudas, gautas dauginimo priemonėmis |
| Nuorašas | Raštu tiksliai nurašytas visas dokumentas |
| Dublikatas | Pakartotinai išduotas dokumento egzempliorius |
Dokumentų valdymas yra nuolatinis procesas, reikalaujantis nuolatinio dėmesio ir atnaujinimo. Laikantis teisės aktų ir gerosios praktikos, galima užtikrinti efektyvų ir patikimą dokumentų valdymą organizacijoje.
tags: #buto #taisiklingos #naudojimo #pasas