Ar Įmonės Vidiniai Dokumentai Privalo Būti Sudaromi Lietuvių Kalba?

Vidinių įmonės dokumentų rengimas padeda užtikrinti, kad įmonės veikla būtų organizuota, skaidri ir atitiktų teisės aktų reikalavimus bei gerąsias verslo praktikas. Jeigu Jums kyla klausimų susijusių su vidinių įmonės dokumentų rengimu, esame pasiruošę Jums padėti.

Galime padėti Jūsų verslui sukurti ar atnaujinti dokumentus taip, kad jie atitiktų tiek Lietuvos Respublikos teisės aktus, tiek geriausią verslo praktiką. Taisyklės užtikrina unifikuotą, suvienodintą dokumentų rengimo tvarką, rodo asmens, įstaigos ar organizacijos atsakingą ir neatsainų požiūrį į dokumentų rengimą. Taisyklingai parengtas dokumentas - tai tarsi Jūsų preciziškos atsakomybės ir kruopštumo vizitinė kortelė.

Galima atsispausdinti aibę labai brangių ir įmantrių vizitinių kortelių, bet jos vienu akimirksniu gali netekti savo solidaus įvaizdžio, jeigu savo dalykinio bendravimo ar verslo partneriui nusiųsite netvarkingai ar netinkamai parengtą dokumentą. Dokumentų rengimo taisyklės - tai tarsi dokumentų rengimo etiketas, todėl tikrai vertėtų dokumentus rengti atsakingai, nes tai ne tik informacijos perteikimo forma, bet ir savęs pristatymo galimybė. Šiais laikais, kai dokumentai vis dažniau siunčiami elektroniniu formatu, jie sukuria pirminį įvaizdį apie Jus. Puikiai žinome posakį: žmogų pasitinka pagal aprangą, o išlydi pagal protą.

Procesiniai Dokumentai Valstybine Kalba

Civilinio proceso kodekso 113 straipsnis nustato kalbos reikalavimus procesiniams dokumentams:

• Visi procesiniai dokumentai ir jų priedai teismui pateikiami valstybine kalba, išskyrus šiame Kodekse ir kituose teisės aktuose numatytas išimtis.
• Kai dalyvaujantys byloje asmenys, kuriems turi būti įteikti procesiniai dokumentai, nemoka valstybinės kalbos, teismui turi būti pateikti šių dokumentų vertimai į jiems suprantamą kalbą.

Dokumentų Rengimo ir Įforminimo Taisyklės

Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės (2001 m. kovo 30 d. Nr.) nustato tam tikrus reikalavimus dokumentų rengimui:

• Lietuvos archyvų departamentas rengia ir leidžia teisės norminius aktus, derina kitų valstybės institucijų ir įstaigų parengtus teisės aktus.
• Valstybės ar savivaldybių institucijų, įstaigų ar įmonių vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus ir veiklą sudaryti ir gauti dokumentai turi būti užregistruoti dokumentų registruose, susisteminti pagal institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentacijos planą, sutvarkyti ir įtraukti į apskaitą.
• Juridiniai asmenys gali teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas, gavę Lietuvos archyvų departamento išduotą licenciją tokiai veiklai.

Pagrindiniai Dokumentų Rengimo Aspektai

Dokumento Sudarytojo Pavadinimas

Taisyklėse nurodoma, kad dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbu arba prekių ženklu. Jei prekių ženklas yra dokumento kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas šalia jo. Kai herbo arba prekių ženklo rekvizito dokumente nėra, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas po dokumento viršutine parašte. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis, gali būti didesnėmis negu kitų rekvizitų, raidėmis, išilginiu centruotu būdu. Kai yra keletas dokumento sudarytojų, jų pavadinimai išdėstomi vienas po kitu ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Pavadinimas turi atitikti teisės aktuose nustatytą pavadinimą.

Dokumento Data

Rašant datą skaitmenų grupėmis, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Rašant datą mišriuoju būdu, nurodomas metų skaitmuo ir žodžio „metai“ santrumpa „m.“, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena“ santrumpa „d.“. Vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio, pvz.: 2015 m. Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu išilginiu centruotu būdu.

Kiti Svarbūs Elementai

• Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi pavadinimus.
• Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas išdėstomas išilginiu centruotu būdu dokumento pradžioje po viršutine parašte.
• Adresatas rašomas nuo dokumento kairiosios paraštės kampiniu vėliaviniu būdu. Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“.
• Dokumento registracijos numerį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo dokumentų registre eilės numeris. Dokumente prieš registracijos numerį rašoma žodžio „numeris“ santrumpa „Nr.“, pvz.: Nr.
• Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė.

Dokumentų Vertės Ekspertizė

Dokumentų vertės ekspertizė - dokumentų įvertinimo ir atrankos saugoti ar naikinti procesas. Lietuvos archyvų fondo dokumentai yra nuolatinio, ilgo (nuo 10 iki 100 metų) ir laikino (iki 10 metų) saugojimo. Dokumentų saugojimo terminai nustatomi darant jų vertės ekspertizę pagal Lietuvos archyvų departamento patvirtintus norminius dokumentus. Ją atlieka fondų sudarytojų ar laikytojų ekspertų komisijos, sudaromos institucijos vadovo. Naikinti institucijų dokumentus be jų vertės ekspertizės draudžiama. Valstybinės archyvų sistemos įstaigos turi teisę tikrinti, ar teisingai atlikta dokumentų vertės ekspertizė. Jeigu rasta pažeidimų, jos gali uždrausti naikinti dokumentus.

Dokumentų Samprata

Su įvairiais dokumentais susiduriama nuolat ir dažnai. Kiekvienas žmogus, ateidamas į šį pasaulį, tampa įvairios informacijos vartotoju bei skleidėju. Jis pirmajame savo gyvenimo etape susiduria su laikmenomis, kuriose fiksuojama tam tikra informacija, tai yra dokumentais. Vienas iš pirmųjų dokumentų yra gimimo kortelė. Ji pakabinama naujagimiui ant rankos ir kaklo. Tokia informacija pasižymi dideliu glaustumu bei tikslumu. Vėliau individą lydi dar vienas svarbus pirmojo gyvenimo etapo dokumentas - gimimo liudijimas. Šis dokumentas liudija žmogaus tapatybę.

Dokumentų būna įvairių: juridinių, mokslinių, techninių, valdymo ir kt. Žinoma, toks skirstymas yra labai sąlygiškas, nes dažnai tą patį dokumentą galima priskirti kelioms grupėms. Šiame darbe aptariami buhalterinės apskaitos dokumentai, dar vadinami apskaitos dokumentais arba pirminiais apskaitos dokumentais. Pirminiai apskaitos dokumentai - informacijos apie įmonės valdomo turto, įsipareigo¬jimų, pajamų ir sąnaudų kitimą šaltinis.

Dažniausiai įstaigoje ar organizacijoje rengiami siunčiamieji ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama įvairi informacija ar duomenys bei fiksuojami su įstaigos veikla susiję tam tikri faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis. Tokiuose dokumentuose yra duomenys, naudojami būsimoje veikloje. Valdymo veiklos dokumentavimas - tai apibrėžtos formos dokumentų, susijusių su kuria nors valdymo funkcija, rengimas. Dokumentų tvarkymas nuo rengimo arba gavimo iki jų užduočių atlikimo ir įdėjimo į bylą vadinamas dokumentų apyvarta.

Buhalterinės Apskaitos Dokumentai

Buhalterinė apskaita turi tiksliai atspindėti įminės būklė ir specifinius jos bruožus tam tikru laiko momentu. Buhalterinė apskaita atliekama tam tikra tvarka ir nuoseklumu. Kiekvienas apskaitos principas turi būti įgyvendintas. Pateikiama apskaitos proceso nuoseklumo schemą, kurioje matome, kaip turėtų būti organizuojamas visas apskaitos procesas.

Iš pateiktos schemos matome, kad ūkinė ooperacija turi būti atspindėta pirminiame dokumente, kurį išanalizavus, informacija registruojama apskaitos registruose. Lygiagrečiai su apskaitos registrais informacija užfiksuojama analitinėse kortelėse ir laikotarpio pabaigoje sutikrinama sintetinės ir analitinės apskaitos duomenys.

Pagal jį, apskaitos dokumentas -popierinis arba elektroninis liudijimas, patvirtinantis ūkinę operaciją arba ūkinį įvykį ir turintis rekvizitus, pagal kuriuos galima nustatyti ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio tapatumą. Taigi svarbiausia, kad apskaitos dokumente būtų visi rekvizitai, užtikrinantys atitinkamos ūkinės operacijos vienodą interpretavimą (jos tapatumą).

Vienas iš pagrindinių reikalavimų, keliamų finansinei atskaito¬mybei bei visai apskaitinei informacijai - jos patikimumas ir neutralumas. Vadinasi, ir apskaitos dokumentai, kurių pagrindu ši informacija formuojama, taip pat turi būti patikimi (jų teisingumu turi būti įmanoma objektyviai įsitikinti). Dėl to klaidinga teigti, kad teisės aktais nustatyti rekvizitai yra svarbūs tik skaičiuojant mokesčius. Tuo tarpu įrašams apskaitoje atlikti tinka bet kokie dokumentai.

Vienas iš privalomųjų rekvizitų - įmonės, surašiusios apskaitos dokumentą, pavadinimas. Tuo atveju, kai visi dokumento egzemplioriai surašomi ir naudojami tik vienoje įmonėje (vadinamieji vidiniai dokumentai), šis rekvizitas gal ir nebūtinas. Faktą, kad dokumentas buvo surašytas konkrečioje įmonėje, galėtų patvirtinti dokumentą surašiusių asmenų vardai, pavardės (šiuos duome¬nis prireikus galima sulyginti su turinčių teisę pasirašyti dokumentus darbuotojų sąrašais ir parašų pavyzdžiais), įmonės padalinių pavadinimai, operacijos pobūdis, taip pat su ja susiję kiti dokumentai (pvz., Avanso apyskaitos, kurioje nėra įmonės pavadinimo, priklausomybę konkrečiai įmonei gali patvirtinti prie apyskaitos pridėti atskaitingo asmens išlaidas patvirtinantys dokumentai, taip pat įmonės vadovo įsakymas siųsti darbuotoją į komandiruotę).

Operacijos turinio rekvizitas yra labiausiai neapibrėžtas, bet kartu ir labai svarbus. Iš operacijos turinio turi būti aišku, koks veiksmas atliktas, koks turto, nuosavybės, pajamų ar sąnaudų straipsnis pasikeitė ir kaip pasikeitė (sumažėjo, padidėjo). Jeigu dokumente v.artojami trumpiniai, kodai ir šifrai, šie duomenys turi būti išsamiau paaiškinti arba pačiame dokumente, arba įmonės vadovybės patvirtin¬tuose klasifikatoriuose (nomenklatūrinių numerių, aatliekamų operacijų, padalinių sąrašuose ir pan.).

Kitas privalomasis apskaitos dokumentų rekvizitas - ūkinės operacijos piniginė arba kiekinė išraiška. Jeigu nurodoma operacijos kiekinė išraiška, kartu būtina pateikti ir matavimo rodiklius. Dar vienas pprivalomasis apskaitos dokumento rekvizitas - jo surašymo data. Sis rekvizitas pirmiausia svarbus dėl to, kad, norint teisingai parengti atskaitomybę, būtina apskaitos registruose užfiksuoti visas per ataskaitinį laikotarpį atliktas ūkines operacijas. Dokumento sudarymo diena nurodo operacijos atlikimo datą (jeigu šios datos nesutampa, dokumente atskirai reikėtų nurodyti ir operacijos atlikimo datą ar laikotarpį).

Kitas privalomasis apskaitos dokumentų rekvizitas - asmens, turinčio teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos dokumentą, vardas (arba pirmoji vardo raidė), pavardė, pareigos, para¬šas. Šio rekvizito funkcija - patvirtinti, kad operacija iš tikrųjų buvo atlikta, o dokumente nurodyti duomenys yra teisingi (tam būtinas atsakingo asmens parašas). Be to, būtina identifikuoti dokumentą pasirašiusį asmenį (reikalaujama nurodyti jo vardą, pavarde) ir patikrinti, ar jis buvo įgaliotas atlikti tokią operaciją (įgaliojimus netiesiogiai apibrėžia pareigos, pvz., kasininkas).

Rekvizitų Papildymo Tvarka

Dar viena galimybė papildyti apskaitos dokumentus trūkstamais rekvizitais numatyta finansų ministro 1999 01 13 įsakymu Nr. 6 patvirtintoje Apskaitos dokumentų rekvizitų papildymo tvarkoje. Šios tvarkos reikia laikytis, kai patikrinimo metu mokesčio administratorius randa dokumen¬tų su ne visais rekvizitais.

Jeigu nustatyta tvarka trūkstamą rekvizitą leidžiama papildyti, įmo¬nė šį darbą turi atlikti per mokesčių inspektoriaus nustatytą terminą, kuris negali būti ilgesnis kaip 10 dienų. Mokesčių inspektorius, gražin¬damas dokumentus papildyti, ant jų uždeda savo antspaudą ir surašo laisvos formos nurodymą (papildyti dokumentus), kuriame įrašo papildytinų dokumentų skaičių ir įvykdymo terminą.

tags: #ar #imones #vidiniai #dokumentai #privalo #buti