Dokumentų valdymo sistema KONTORA - tai intuityvi, sparti ir lanksti informacinė sistema, veikianti tinklalapio principu. Ji skirta automatizuoti, pagreitinti ir supaprastinti dokumentų valdymo veiklos procesus organizacijoje.
DVS KONTORA sukurta naudojant naujausias ir pažangiausias technologijas, sukaupus daugiau nei 20 metų patirtį ir išanalizavus daugelio įstaigų (savivaldybių, ministerijų, biudžetinių ir viešųjų įstaigų) veiklos principus.
Pagrindiniai DVS KONTORA moduliai ir funkcijos
Gaunamų dokumentų registravimas ir paskirstymas
Modulis skirtas registruoti ir paskirstyti gaunamąją fizinių ir juridinių asmenų korespondenciją. Sistema primins el.
Siunčiamųjų dokumentų registravimas ir išsiuntimas
Modulis skirtas siunčiamųjų raštų registravimui ir išsiuntimui adresatams.
Vidaus dokumentų registravimas ir paskirstymas
Modulis skirtas registruoti visų tipų įstaigos vidaus dokumentus. Visi vidaus dokumentai sistemoje registruojami į specialiai tam sukurtus registrus.
Dokumentų rengimas, derinimas, vizavimas, teikimas pasirašymui
Modulis skirtas registruoti rengiamus dokumentus, elektroniniu būdu derinti dokumento tekstą su kolegomis, vizuoti dokumentą ir teikti pasirašymui (arba pasirašyti elektroniniu parašu).
Naudotojui priskirtų/nukreiptų dokumentų, užduočių stebėsena ir kontrolė
Viename sistemos lange naudotojas mato visų jam nukreiptų dokumentų sąrašą ir jų būsenas. Dokumentai sąraše žymimi skirtingomis spalvomis kurių įvykdymui yra paskirtas skirtingas terminas, taip kiekvienam darbuotojui palengvinamas darbas su jam nukreiptais dokumentais. Įvykdžius darbą su dokumentu, jis dingsta iš bendro sąrašo.
Galimybė skyriaus/padalinio vadovui (ar atsakingam asmeniui) matyti darbuotojams nukreiptus dokumentus ir užduotis, ir kontroliuoti užduočių vykdymo terminus
Modulis suteikia galimybę skyriaus vadovui (ar atsakingam asmeniui) matyti jo kolegoms nukreiptus dokumentus, kuriuose jie nurodyti kaip vykdytojai, bei kontroliuoti paskirtų užduočių įvykdymą. Galima kuruoti daugiau negu vieną padalinį. Sąraše dokumentai žymimi skirtingomis spalvomis , kurios nurodo įvykdymo terminą bei įvykdymo datą. Vėluojantys dokumentai visada pateikiami sąrašo viršuje ir žymimi raudonu šauktuku.
Naudotojui nukreiptų pasirašymui dokumentų peržiūra
Viename sistemos lange naudotojas mato jam nukreiptus pasirašymui dokumentus. Dokumentai pavaizduojami viename sąraše iš visos sistemos. Tai ypač patogus įrankis vadovams ir didesnį kiekį dokumentų pasirašantiems asmenims. Atlikus pasirašymo veiksmą, vadovui (ar pasirašančiajam asmeniui) nereikia atlikti jokių papildomų veiksmų, sistema užfiksuoja atlikimą ir perduoda dokumentą tolimesniam tvarkymui pagal veiksmų seką.
Teisės aktų registravimas ir valdymas
Modulyje sukurti registrai yra skirti dokumentams, kurių tipas - teisės aktas, registruoti. Naudojantis modulio galimybėmis, galima registruojamiems teisės aktams priskirti jų etapus: galiojantis, negaliojantis, pakeistas arba pakeitimas (skirtingų etapų dokumentai žymimi skirtingomis spalvomis). Etapai keičiami rankiniu arba automatiniu būdu. Sistema suteiks patogius įrankius teisės aktų priežiūrai ir valdymui (pavedimų skirstymas, kuratoriaus informavimas, susiejimas su kitų tipų dokumentais.).
Protokolų rengimas, registravimas ir valdymas
Modulis skirtas registruoti rengiamus protokolus, derinti planuojamo protokolo tekstą su kolegomis, vizuoti dokumentą ir teikti pasirašymui (arba pasirašyti elektroniniu parašu). Suderinti ir įstaigos viduje patvirtinti protokolai gali būti siunčiami tiesiai iš sistemos per e. paštą, e.
Sutarčių registravimas ir tvarkymas
Šio modulio paskirtis - registruoti ir valdyti pasirašytas sutartis. Sudaroma galimybė rengti, derinti, vizuoti, pasirašyti, šio tipo dokumentus bei kaupti informaciją apie įsigytas prekes ir paslaugas (įskaitant jų vertes). Tampa lengva ir patogu kontroliuoti sutarčių etapus, kokias sutartis vėluojama vykdyti, kokios įvykdytos arba planuojamos. Naujas sutartis galima kurti naudojantis sutarčių šablonais, taip supaprastinant jų rengimą. Sutartis susiejus su kitais reikalingais dokumentais daug paprasčiau bei greičiau surasti reikalingą informaciją (pvz. Pradinės sutarties ir priedų susiejimas). Naudojantis veiksmų istorijos registru galima peržiūrėti, kas ir kada atliko rengimo ir derinimo veiksmus. Sutarčių derinimo, vizavimo mechanizmas leidžia vykdyti sutarčių perdavimą derinantiems, vizuojantiems asmenims, kurie galės registruoti savo įrašus.
Veiklų vykdymo tvarkymas ir kontrolė
Šie moduliai skirti tvarkyti įvairių veiklų vykdymo apskaitą ir vykdyti kontrolę pagal visus sistemoje apskaitomus dokumentų tipus. Visos sistemoje paskirtos rezoliucijos, užduotys ar pavedimai matomi vienoje vietoje. Tai sudaro galimybes ypač paprastai kontroliuoti visas organizacijoje vykstančias veiklas su dokumentais pagal iniciatorių, kuratorių ar vykdytoją.
Darbų sekų parengimas ir naudojimas
Modulis suteikia galimybę iš anksto sistemoje aprašyti šablonines organizacijoje vykstančių darbų sekas (darbų tvarkas, kurias atlieka DVS KONTORA naudotojai,). Registruodamas naują darbą atsakingas asmuo pasirenka šabloninę darbų seką, priskiria vykdytojus ir darbų atlikimo terminus.
Standartizuotų dokumentų blankų rengimas ir naudojimas
Dokumentų šablonų modulio paskirtis - užtikrinti paprastesnį ir greitesnį standartizuotų dokumentų kūrimą pildant dokumento turinį per dokumento šablono formos laukus. DVS KONTORA dokumentų šablonų funkcijos leidžia kurti ir išsaugoti bet kokius įstaigoje naudojamų dokumentų šablonus ir sukurti konkrečius dokumentus pagal pasirinktą dokumento šabloną. Kuriant šabloną galima aprašyti dokumento laukų išdėstymą, atitinkantį dokumento tipą, bei jo turinį.
Pavadavimų valdymas
Darbuotojo atostogų, ilgesnės trukmės komandiruočių ar išėjimo iš darbo atvejais atsiranda poreikis perduoti dokumentus vykdyti kitam įstaigos darbuotojui. Tam DVS Kontoroje yra realizuotas Pavadavimų valdymo funkcionalumas, leidžiantis automatiškai (gavus duomenis iš Personalo valdymo sistemos) arba rankiniu būdu nurodyti laikotarpį, kuriuo įstaigos darbuotojas gali prisijungti kito asmens vardu ir atlikti veiksmus su kitam asmeniui priskirtais dokumentais.
Bylų valdymas
Bylų modulis skirtas darbams su dokumentacijos planu atlikti - parengti, kopijuoti ir suderinti saugomų bylų dokumentacijos planą, peržiūrėti registrų sąrašą ir bylų apyrašus. Taip pat pasirengti atrinktų bylų aktų naikinimui.
Gautų elektroninių pranešimų tvarkymas
Modulis skirtas elektroninius laiškus, kuriuos asmenys siunčia į tam tikrą iš anksto nurodytą elektroninį paštą, automatiškai persiųsti į DVS KONTORA. Gauti elektroniniai laiškai patenka į DVS modulį „El. pranešimai“, kuriame patikrinami ir automatiškai užregistruojami. Šių laiškų pagrindu ypač paprasta sukurti reikiamo tipo dokumentą ir atlikti visus lydinčius veiksmus (paskirti atsakingus asmenis, stebėti veiksmų atlikimą, pasirašyti el. parašu ir pan.). Šis modulis sudaro galimybę tiksliai žinoti kreipinio datą ir laiką, lengvai užregistruoti gautą dokumentą (sistema užpildo reikiamus kortelės laukus iš el.
Visų tipų dokumentų archyvavimas ir archyvavimo veiklos valdymas
Sistema yra pilnai pritaikyta archyvavimo veiklos valdymui (dokumentacijos planų rengimas ir derinimas, bylų (tomų) tvarkymas ir perdavimas į archyvą, dokumentų atrinkimas saugojimui ar naikinimui) ir dokumentų saugojimui. DVS KONTORA sudarys galimybę patogiai valdyti archyvinių duomenų susidarymą ir šalinimą automatiniu arba rankiniu būdu.
Ataskaitų sudarymas
Sistema turi visą rinkinį dažniausiai naudojamų ataskaitų kurios leidžia ypač greitai gauti reikiamą informaciją griežtos atskaitomybės formoje. Lengva gauti ataskaitas pagal norimus registrus, dokumentacijos planus, pavedimus ir t.t. Sistema sudaro galimybes sudarinėti ir sąrašines ataskaitas iš bet kurio sistemos lango pasirenkant norimus atvaizduoti laukus.
Elektroninių dokumentų valdymas
Sistema pilnai pritaikyta darbui su elektroniniais dokumentais kiekviename modulyje.
- ĮKĖLIMAS: Elektroninių dokumentų įkėlimas ir registravimas. Gautas elektroninis dokumentas įkeliamas ir patikrinamas sistemoje (tikrinamas el. parašo validumas). Registravimo metu automatiškai užsipildo registracijos kortelės laukai iš gauto elektroninio dokumento duomenų.
- PASIRAŠYMAS: Elektroninių dokumentų pasirašymas kvalifikuotu ir nekvalifikuotu elektroniniu parašu be arba su laiko žyma. Elektroninių dokumentų pasirašymo metu sukuriamas ADOC formato elektroninis dokumentas, kuris atitinka Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC - V1.0. Pagal šią specifikaciją sudaromi elektroniniai dokumentai yra prilyginami rašytiniams dokumentams.
- IŠSIUNTIMAS: Elektroninių dokumentų išsiuntimas. Elektroninius dokumentus, pasirašytus el. kvalifikuotu parašu ir užregistruotus siunčiamųjų dokumentų registre, galima išsiųsti tiesiai iš sistemos (dokumento kortelės arba sąrašo). Dokumentai išsiunčiami iš sistemos el. paštu arba per E. pristatymo sistemą nenaudojant papildomos programinės įrangos.
Gaunamų dokumentų (piliečių el. laiškų) registravimas ir paskirstymas
Modulis skirtas įstaigoms, kurios gauna daug kreipinių iš fizinių asmenų ir siekia juos suvaldyti patogiai ir atskaitingai. Tai atskira darbo vieta specialistui kuriam ne tik svarbu tiksliai žinoti kreipinio datą ir laiką, bet ir yra poreikis lengvai jį užregistruoti (sistema užpildo reikiamus kortelės laukus iš el. laiško) bei paskirti vykdymui. Modulis sudaro galimybę informuoti interesantą, kad jo klausimas pradėtas nagrinėti bei pranešti kas atsakingas už savalaikį klausimo sprendimą.
Sąskaitų faktūrų registravimas ir tvarkymas
Raštinių sprendimas
Raštinė - pavaldi institucija (įstaiga, įmonė), kuri naudoja dokumentų valdymo sistemą KONTORA. Kiekviena pavaldi institucija nepriklausomai tvarko tik savo dokumentų apskaitą. Raštinių sprendimas - centralizuota sistema, kurioje Raštinėms suteikiama galimybė tvarkyti savo dokumentų apskaitą dokumentų valdymo sistemoje, yra vykdomas automatizuotas dokumentų ir užduočių apsikeitimas tarp kitų Raštinių.
Dokumentų pateikimas savitarnos būdu
Ši priemonė leidžia lengvai ir patogiai publikuoti įvairaus tipo dokumentus į įstaigos interneto svetainę tiesiogiai iš sistemos ir sudaroma galimybė visiems interesantams susipažinti su pateiktais dokumentais (pvz. Prisijungęs prie dokumentų pateikimo savitarnos, darbuotojas pasirenka norimą teikti dokumentą, užpildo vos kelis su dokumento tipu susijusius laukus (pvz. teikdamas Prašymą atostogoms nurodo pageidaujamas atostogų pradžios ir pabaigos datas) ir mygtuko paspaudimu pateikia jį administracijai. Atsakingi įstaigos administracijos darbuotojai, gavę tokį dokumentą, priklausomai nuo numatytos darbų sekos jį derina, vizuoja ar registruoja kaip vidaus dokumentą. Dokumentą pateikęs asmuo gali patogiai stebėti derinimo proceso eigą ir pateikto dokumento būseną. Esant poreikiui, suinteresuotas darbuotojas informuojamas el.
Elektroninių siuntų išsiuntimas ir gavimas
DVS KONTORA ir Elektroninės pristatymo sistemos (E. pristatymo sistema) sąsaja suteikia galimybę gauti ir išsiųsti elektronines siuntas. Gautos ar siunčiamos elektroninės siuntos automatiškai registruojamos atitinkamuose registruose. Darbas su e. siuntomis galimas ir iš dokumento kortelės, ir iš specializuoto modulio. Sistema sudaro galimybes išsiųsti tiek paprastąsias, tiek procesines siuntas. Esant poreikiui, DVS KONTORA apskaičiuoja ir pateikia siuntimo kainą, kai pasirenkamas paprastos elektroninės siuntos spausdintas variantas (korespondencija siunčiama paprastu paštu). Integracija su E.
Autorizavimo informacijos valdymas
DVS KONTORA integravimo su LDAP (pvz. Active directory) sprendimas suteikia galimybę ypač patogiai ir atskaitingai valdyti autorizavimo informaciją naudojant LDAP protokolą. Esant šiai integracijai dokumentų valdymo sistemos naudotojui nereikės pakartoninai suvedinėti vartotojo vardo ir slaptažodžio tol kol yra organizacijos vidiniame tinkle. Sistemos administratorius turės galimybę matyti/prižiūrėti visus prisijungimus viename šaltinyje (t.y.
Teisės aktų ir teisės aktų projektų perdavimas į TAIS ir TAR
DVS KONTORA sąsaja su Teisės aktų informacine sistema (TAIS) bei Teisės aktų registru (TAR) suteikia galimybę pateikti į TAIS ir ten paviešinti teisės aktus, teisės aktų projektus ir kitus susijusius dokumentus. Yra galimybė viešinti keletą teisės aktų arba teisės aktų projektų vienu metu pasirenkant, kokią informaciją norima viešinti. Dokumentų derinimas bei perdavimas į valstybinį archyvą.
Duomenų ir dokumentų gavimas iš organizacijoje esančių sistemų
Kiekviena organizacija kaupia įvairaus tipo duomenis bei dokumentus skirtingose (ne tik dokumentų valdymo) sistemose. Organizacijai siekiant efektyviai pradėti vykdyti veiklą, tikslinga būtų vengti pakartotinio tų pačių duomenų vedimo į skirtingas sistemas. Be to, dažna situacija, kad kažkurie duomenys ar dokumentai taip ir lieka nepasiekiami, nes naudotojai neturi priėjimo prie specializuotų sistemų. Tokiais atvejais UAB NEVDA rekomenduoja susieti Dokumentų valdymo sistemą su esamomis veiklos valdymo sistemomis: Finansų valdymo, Personalo ir Darbo užmokesčio, Viešųjų pirkimų ir kitomis, kurias organizacija naudoja savo veikloje. Veiklos valdymo sistemos sprendimas leidžia naudotojams matyti visus sukauptus dokumentus ir duomenis vienoje sistemoje, atsiranda galimybė iš vienos vietos (sistemos) dirbti su įvairiais dokumentais, skirstyti užduotis ar kontroliuoti jų datas. Sudaroma galimybė matyti informaciją, kuri yra kaupiama kitose sistemose ir matyti duomenis, kurie atvaizduojami atitinkamo dokumento kortelėje (pvz.