Komandiruotės yra esminė daugelio įmonių veiklos dalis, padedanti plėtoti verslo ryšius, vykdyti projektus ir užtikrinti efektyvų darbą įvairiose vietovėse. Tačiau komandiruotės kelia klausimus tiek darbuotojams, tiek darbdaviams apie teisinius reikalavimus, dienpinigius, apmokestinimą ir komandiruočių trukmės apribojimus. Šiame straipsnyje aptarsime, ką reikia žinoti apie komandiruotes ir dienpinigius, siekiant užtikrinti sklandų ir teisiškai pagrįstą procesą.
Kas yra komandiruotė?
Komandiruotė - tai laikinas darbuotojo išsiuntimas atlikti darbo funkcijų kitoje vietoje, nei yra jo nuolatinė darbo vieta. Kur yra nuolatinė darbuotojo darbo funkcijų atlikimo vieta, šalys paprastai susitaria. Komandiruotės gali būti vietinės (Lietuvoje) arba tarptautinės (užsienyje). Kiekviena komandiruotė turi būti tinkamai dokumentuota ir pagrįsta.
Komandiruotės dokumentai
Prieš siunčiant darbuotoją į komandiruotę, būtina parengti šiuos dokumentus:
- Komandiruotės įsakymas: Jame turi būti nurodyta komandiruotės trukmė, tikslas, vieta ir kitos svarbios detalės.
- Komandiruotės pažyma: Tai dokumentas, kuriame nurodomos faktinės komandiruotės aplinkybės ir pasiekti rezultatai.
Dienpinigiai ir jų dydis
Dienpinigiai - tai kompensacija darbuotojui už papildomas išlaidas, patirtas komandiruotės metu. Dienpinigiai skaičiuojami pagal nustatytus teisės aktų reikalavimus ir priklauso nuo komandiruotės trukmės ir vietos:
- Lietuvoje: Dienpinigių dydis vietinėms komandiruotėms nustatomas pagal Vyriausybės nutarimus ir priklauso nuo komandiruotės trukmės bei išlaidų pobūdžio.
- Užsienyje: Tarptautinėse komandiruotėse dienpinigių dydis nustatomas pagal konkrečios šalies normatyvus, kurie yra išvardinti Vyriausybės patvirtintame sąraše.
Pagal naująjį Darbo kodeksą mokėti dienpinigius privaloma, jeigu komandiruotė Lietuvoje trunka ilgiau kaip dieną. Dienpinigiai skaičiuojami už kiekvieną dieną komandiruotėje (įskaitant savaitgalį, švenčių dieną). Už vienos dienos komandiruotę į užsienį dienpinigiai turėtų mokami. Taip nustatyta DK 107 str. 3 dalyje.
Darbuotojui nemokami dienpinigiai, jeigu jis dirba kilnojamąjį darbą ir jam mokama kompensacija. Dienpinigiai nepriklauso nuo darbo apimčių, krovinio dydžio, darbo sudėtingumo ar atsakomybės.
Komandiruotės metu darbuotojui paliekamas jo darbo užmokestis. Darbo užmokestis komandiruotės metu yra mokamas kaip įprastinis darbo užmokestis pagal komandiruojamo darbuotojo darbo grafiką. Darbo užmokestis mokamas ir už dirbtą laiką, ir už darbo metu kelionėje praleistą laiką.
Jeigu komandiruotės metu darbuotojas patiria papildomų sąnaudų (transporto, kelionės, nakvynės ir kitų išlaidų), darbdavys jas turi kompensuoti. Visos komandiruotės metu rinkite išlaidas pagrindžiančius dokumentus (čekius, sąskaitas faktūras). Jei jų nepristatysite, darbdavys negalės jums kompensuoti komandiruotės metu patirtas išlaidas.
Dienpinigių mokėjimo tvarka
- Paskutinę darbo dieną prieš komandiruotę darbuotojui privalo būti išmokėtas ne mažesnis nei 50% dienpinigių avansas.
Kaip minėta, darbuotojas ir darbdavys gali susitarti dėl bet kokio dydžio dienpinigių mokėjimo. Darbo kodeksas jokiu būdu nedraudžia darbdaviui mokėti daugiau nei numatyta teisės aktuose. Sąlygos, pagerinančios komandiruotės apmokėjimą palyginus su teisės aktų nustatyta, gali būti numatytos darbo tvarkos taisyklėse, darbo apmokėjimo sistemoje ar individualiame darbdavio sprendime.
Nuo 2022-07-01 įmonė galės mokėti sumažintus komandiruočių dienpinigius, bet ne mažesnius kaip 50 proc. Leidimas mažinti dienpinigių normą iki 50 proc. galioja visiems Vyriausybės nutarimu Nr. Susitarti dėl mažesnių dienpinigių darbdavys su darbuotoju gali kolektyvinėje ar darbo sutartyje. Teisės aktai reikalauja darbo ar kolektyvinėje sutartyje susitarti tik dėl dienpinigių mažinimo.
Dienpinigiai neapmokestinami, jeigu neviršija 50 proc. Teisės aktai nedraudžia mokėti daugiau nei 50 proc.
Mokesčių aspektai
Dienpinigiai iki tam tikros ribos yra neapmokestinami. Viršijus nustatytą normą, dienpinigiai gali būti apmokestinami kaip darbo užmokestis, todėl svarbu tinkamai apskaičiuoti ir deklaruoti šias sumas. Darbdaviams būtina laikytis teisės aktų ir tinkamai apskaityti komandiruočių išlaidas.
Jei darbuotojui išmokėti dienpinigiai ir darbdavys papildomai kompensuoja maitinimo išlaidas, kurios įtrauktos ir išskirtos nakvynės sąskaitoje, tokia kompensacija apmokestinama kaip darbo užmokestis. Siekiant išvengti apmokestinimo, patariame sumažinti dienpinigių sumą, kuri lygi maitinimo išlaidų sumai.
Komandiruočių trukmės apribojimai
Maksimali komandiruotės trukmė vienoje vietoje yra ribojama, norint užtikrinti, kad darbuotojai nebūtų siunčiami į ilgalaikes komandiruotes, kurios prilygsta darbo vietos pakeitimui. Pagal teisės aktus, komandiruotės trukmė vienoje vietoje negali viršyti 30 dienų. Jei reikia, kad darbuotojas būtų komandiruotėje ilgiau, būtina gauti specialų darbdavio ir darbuotojo susitarimą.
Ilgiausia komandiruotė vienoje valstybėje be pertraukų galėtų trukti 183 dienas. Komandiruotės trukmė skaičiuojama sudedant visas komandiruotės ar komandiruočių kalendorines dienas per vienų metų laikotarpį nuo pirmosios komandiruotės pradžios.
Naujasis Darbo kodeksas numato specialią komandiruoto darbuotojo kelionės apmokėjimo/kompensavimo tvarką: „Į darbuotojo komandiruotės laiką įeina darbuotojo kelionės į darbdavio nurodytą darbo vietą ir atgal laikas. Jeigu kelionė vyko po darbo dienos valandų, poilsio ar švenčių dieną, darbuotojas turi teisę į tokios pačios trukmės poilsį pirmą darbo dieną po kelionės arba šis poilsio laikas pridedamas prie kasmetinių atostogų laiko, paliekant už šį poilsio laiką darbuotojo darbo užmokestį.“ (DK 107 str. 4 d.)
Jei kelionė vyko po darbo dienos valandų, poilsio ar švenčių dieną, darbuotojui turi būti suteiktas tokios pačios trukmės poilsis pirmą darbo dieną po kelionės. Taip pat šis laikas gali būti pridedamas prie kasmetinių atostogų.
Atsižvelgiant į tai, kad DK 107 str. 4 d. numato būtent darbuotojo teisę į kelionės laiko kompensavimą, kai kelionė vyksta ne darbo laiku, teigtina, kad ir teisę pasirinkti vieną ar kitą kompensavimo būdą priklauso darbuotojui. Darbuotojo pasirinkimas gali būti realizuojamas bet kokiu būdu, su sąlyga, kad aiškiai išreiškiama darbuotojo valia, pvz.: bendru prašymu, pvz., visada pridėti komandiruotės laiką prie kasmetinių atostogų, individualiu prašymu, pvz., pridėti konkrečios komandiruotės poilsio laiką prie kasmetinių atostogų, bendru ar individualiu susitarimu su darbdaviu ir t.t.
Nors DK 107 str. 4 d. numato tik du kelionės laiko ne darbo laiku kompensavimo metodus, darbo kodeksas visais atvejais leidžia darbuotojui ir darbdaviui susitarti dėl kitokių sąlygų, o taip pat, darbdaviui pasinaudojant savo teise organizuoti pavaldžių darbuotojų darbą vienašališkai jas nustatyti (DK 3 str. 7 d.), kiek tai nepažeidžia imperatyvių įstatymo normų ir neblogina darbuotojo padėties. Šiuo atveju darbuotojas ir darbdavys vietoje DK 107 str. 4 d. nurodytų kompensavimo metodų gali susitarti dėl bet kokio kitokio metodo, jei jo taikymas nepablogins darbuotojo padėties. Pavyzdžiui, kompensuojant poilsio laiku ne pirmą darbo dieną, o vėliau.
Darbuotojų teisės ir pareigos
Darbuotojai turi teisę gauti dienpinigius ir apmokėjimą už komandiruotės metu patirtas išlaidas, tačiau jie taip pat turi laikytis komandiruotės įsakymo nuostatų ir atsiskaityti už atliktus darbus bei panaudotas lėšas. Taip pat svarbu prisiminti, kad komandiruotės metu darbuotojai turi būti drausti socialiniu ir sveikatos draudimu.
Darbo kodeksas (DK) nenumato, kada darbuotojas gali atsisakyti vykti į komandiruotę. Darbdavys privalo gauti tik besilaukiančių, neseniai pagimdžiusių ar krūtimi maitinančių darbuotojų sutikimą.
Atsižvelgiant į tai, kad Dienpinigių mokėjimo tvarkos aprašas pagal savo turinį yra dokumentas, taikomas išskirtinai „pagal nutylėjimą“, nesant darbdavio ir darbuotojo susitarimo, tenka konstatuoti, kad jo tekstas yra techniškai nekorektiškas. Sąvokos „iki 50 proc.“ ir pan. yra neapibrėžtos, objektyviai neįmanoma pasakyti, kiek gi turėtų būti mokama dienpinigių tokiais atskirais atvejais.
Nors šiuo atveju darbdavys pasinaudojant savo teise organizuoti pavaldžių darbuotojų darbą negali vienašališkai paneigti darbuotojo teisės į DK 107 str. 4 d.
Darbdavių atsakomybė
Darbdaviai turi užtikrinti, kad komandiruotės būtų tinkamai organizuotos ir dokumentuotos, o darbuotojai - aprūpinti visomis reikalingomis priemonėmis bei informacija. Be to, darbdaviai turi laikytis darbo laiko reikalavimų ir užtikrinti darbuotojų saugumą komandiruotės metu.
DK 107 str. 2 d. numato, kad „Jeigu komandiruotės metu darbuotojas patiria papildomų sąnaudų (transporto, kelionės, nakvynės ir kitų išlaidų), darbdavys jas turi kompensuoti.“ Esant tokiam reguliavimo trūkumui, darbdavys, pasinaudodamas teise organizuoti pavaldžių darbuotojų darbą, (DK 3 str. 7 d.) turėtų pats nustatyti taisykles kokiais atvejais ir kokios išlaidos kompensuotinos. To nepadarius darbdavys turėtų kompensuoti visas darbuotojo patirtas išlaidas, nepriklausomai nuo jų mokestinio vertinimo.
Pasirinkite, kaip bus kompensuotas laikas, jei kelionė vyko po darbo valandų, savaitgalį ar švenčių dieną. Nustatykite komandiruotės tikslą. Tikslui pasiekti sudarykite komandiruotės planą su konkrečiomis užduotimis, kurias darbuotojui reikia atlikti nuvykus. Parenkite komandiruotę pagrindžiantį dokumentą - vadovo (nario, savininko) įsakymą (sprendimą) arba kitą įmonės nustatytą dokumentą. Dokumente turi būti nurodytas komandiruotės tikslas, trukmė, paskirties vieta, aptariamos išlaidos, kurios bus kompensuojamos: nakvynės, transporto, kelionės ar kitos. Jeigu vykstama į kelias valstybes, įsakyme nurodoma buvimo trukmė kiekvienoje.