Įmonėse ir organizacijose visi įsakymai turi būti registruojami registruose. Šiame straipsnyje aptarsime įsakymų registravimo tvarką, žurnalų pavyzdžius ir kitus svarbius aspektus, susijusius su dokumentų valdymu įmonėse.
Dokumentų registravimas - dokumento įtraukimas į apskaitą, suteikiant jam atskirą numerį ir taip užtikrinant jo oficialumo įrodymą. Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti užregistruoti. Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą.
Dokumentai registruojami tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami. Įstaigos parengti dokumentai registruojami nustatytuose registruose, kuriuose įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos numeris, registravimo data, dokumento pavadinimas (antraštė). Parengti teisės aktai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kita) registruojami atskiruose teisės aktų registruose pagal rūšis ir saugojimo terminus.
Gauti dokumentai peržiūrimi. Jei gautas ne visas dokumentas, trūksta priedų ar gautame dokumente nurodytų pridedamų dokumentų, apie tai informuojamas siuntėjas. Vokai prie dokumentų nepaliekami, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ar pašto antspaudo reikia dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti. Įstaigai, įstaigos vadovui, struktūriniams padaliniams, darbuotojams adresuoti gauti dokumentai registruojami.
Užregistruoti dokumentai perduodami įstaigos vadovui arba įstaigos vadovo nustatyta tvarka - atsakingiems darbuotojams, kurie susipažįsta su dokumentais ir, jei reikia, rašo rezoliucijas ar pavedimus (toliau - rezoliucijos), paskirdami vykdytojus, užduotis ir įvykdymo terminą.
Įsakymų Registracijos Žurnalo Forma
Registro formą įsakymų registracijai pasirenka, veda ir tvarko įmonė pagal savo poreikius. Įsakymų registracijos žurnale (įsakymų registre) įsakymai registruojami eilės tvarka.
Dokumentų registrų sąraše nurodomas kiekvieno dokumentų registro pavadinimas, jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar jų junginys), registro pildymo laikotarpis (metų, tęstinis), taip pat gali būti nurodytas už dokumentų registravimą atitinkamame registre atsakingas įstaigos struktūrinis padalinys ar darbuotojas bei kita reikiama informacija.
Pagrindiniai duomenys, kuriuos reikia įrašyti į įsakymų registravimo žurnalą:
- Dokumento registracijos numeris
- Registravimo data
- Dokumento pavadinimas (antraštė)
Pateikiamas Įsakymų Registravimo Žurnalo pavyzdys. Esant poreikiui registracijos žurnalą papildykite įmonei, organizacijai, ar verslui reikalingais laukais pagal veiklos ypatumus. Registravimo žurnalo lapai sunumeruojami, susiuvami, įrašytas lapų skaičius patvirtinamas darbdavio fizinio asmens ar darbdavio atstovo parašu ir antspaudu.
Įsakymų registravimo žurnalas Pavyzdys UAB „Įsakymus Registruojanti Bendrovė“ 214785309 (įmonės kodas)
ĮSAKYMŲ REGISTRAVIMO ŽURNALAS 2016 m. (žurnalo data - metai)
Darbo sutartis tą pačią dieną, kai ją pasirašo direktorius, įregistruojama darbo sutarčių registravimo žurnale. Registravimo žurnale registruojamos visų rūšių darbo sutartys. Sudaręs su darbuotoju darbo sutartį darbdavys įteikia darbuotojui darbo pažymėjimą ne vėliau kaip iki darbo pradžios.
Šio darbuotojo tapatybę patvirtinančio dokumento formą, jo išdavimo, nešiojimo bei pateikimo kontroliuojančioms institucijoms tvarka nustatyta Lietuvos Respublikos Vyriausybė 2003 m. balandžio 24 d. nutarimu Nr. 503 „Dėl darbo sutarčių registravimo taisyklių, darbuotojo tapatybę patvirtinančio dokumento išdavimo, nešiojimo ir pateikimo kontroliuojančioms institucijoms tvarkos patvirtinimo“ (Žin., 2003, Nr.
Kai kuriose profesijose ir tarnybose, be darbo tvarkos taisyklių, drausmės statutų ir nuostatų, darbuotojų pareigas taip pat gali nustatyti pareigybės aprašymai ir nuostatai (L R darbo kodekso 232 str.). Registracijos žurnale užpildoma pareigybinės instrukcijos data, registracijos numeris, instrukcijos pavadinimas, patvirtinimo data, patvirtinęs asmuo, dokumento rengėjas.
Darbdaviui atstovaujantis ar jo įgaliotas asmuo, siųsdamas įsidarbinantį ar dirbantį asmenį tikrintis sveikatą, privalo išduoti ir pagal kompetenciją užpildyti Privalomo sveikatos patikrinimo medicininės pažymos formą (toliau - F Nr. 047/a) (įsidarbinančiam) arba Asmens medicininę knygelę (sveikatos pasą) (toliau - F Nr. 048/a) (dirbančiajam), patvirtintą Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministro 1999 m. lapkričio 29 d. įsakymu Nr. 515 „Dėl sveikatos priežiūros įstaigų veiklos apskaitos ir atskaitomybės tvarkos“ (Žin., 1999, Nr. 103-2972) (toliau - įsakymas Nr.
Darbuotojų, pasitikrinusių sveikatą, žurnale registruojama darbuotojo sveikatos patikrinimo data ir sekančio sveikatos pasitikrinimo data.
Bendrovėje, kuri yra išleidusi materialias akcijas (akcijų sertifikatus), akcijos apskaitomos registruojant bendrovės akcininkus akcininkų registravimo žurnale.
Akcininkų registravimo žurnalo duomenys
Akcininkų registravimo žurnale turi būti nurodyta:
- Duomenys apie kiekvieną akcininką:
- Fizinio asmens vardas, pavardė, asmens kodas ir korespondencijos adresas;
- Juridinio asmens pavadinimas, teisinė forma, kodas, buveinė ir korespondencijos adresas, jeigu jis nesutampa su buveinės adresu;
- Akcininko turimų bendrovės akcijų skaičius ir nominali vertė pagal akcijų klases, materialių akcijų (akcijų sertifikatų) numeriai;
- Informacija apie akcininko turimų akcijų apmokėjimą:
- Už akcijas sumokėta suma ir mokėjimo data ar nepiniginio įnašo vertė ir jo perdavimo bendrovei data, iki visiško akcijų apmokėjimo trūkstama suma ar įneštino nepiniginio įnašo vertė, visiško akcijų apmokėjimo termino pabaiga;
- Informacija apie disponavimo akcijomis teisės ar su akcijomis susijusių kitų teisių apribojimus, taikomus akcininko turimoms akcijoms;
- Informacija apie teisių, susijusių su akcininko turimomis akcijomis, perleidimą (perleidžiamos akcijų suteikiamos teisės; asmuo, kuriam šios teisės perleidžiamos; teisių perleidimo terminai ir panašiai).
Akcininkų registravimo žurnale gali būti nurodoma ir kita informacija apie akcininką (akcininko sutikimu - jo telefonas, faksas, el. pašto adresas).
El. Civilinio kodekso 2.66 straipsnis nustato, kad kai pasikeičia juridinio asmens valdymo organų duomenys, duomenų ir dokumentų teikėjas per 30 dienų nuo pakeitimų padarymo dienos privalo pateikti nustatytos formos prašymą įregistruoti pakeitimus Juridinių asmenų registre. Įstatymai gali nustatyti trumpesnį terminą pateikti dokumentus ir duomenis. Dokumentų ir duomenų pateikimo 5 dienų terminas Akcinių bendrovių įstatyme nustatytas akcinėms bendrovėms ir uždarosioms akcinėms bendrovėms, taip pat Individualių įmonių įstatyme - individualioms įmonėms bei Mažųjų bendrijų įstatyme - mažosioms bendrijoms, kurios turi vienasmenį valdymo organą.
Visuotinio dalyvių susirinkimo (kolegialaus valdymo organo, jei jo kompetencijai priskirtas vadovo rinkimas) protokolą dėl vadovo atleidimo ir naujo vadovo išrinkimo kartu su protokolo priedais. Dokumentus ir duomenis teikiančio asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą. Jei dokumentus pateikia ne juridinio asmens vadovas, o atstovas, kartu su dokumentais Registro tvarkytojui turi būti pateikiami atstovo įgaliojimus patvirtinantys dokumentai. Jeigu naujuoju vadovu išrinktas užsienio valstybės pilietis, papildomai turi būti pateikta užsienio piliečio asmens dokumento kopija.
Juridinių asmenų registro nuostatų nustatyta tvarka užsienio fizinio asmens vardas, pavardė, gyvenamoji vieta pateikiami transliteruoti į lotynų kalbos rašmenis. Jeigu užsienio fizinio asmens tapatybę patvirtinančiame dokumente nėra lotynų kalbos rašmenimis įrašytų jo vardo ir pavardės, pateikiamas asmens dokumento vertimas, kuriame asmens vardas ir pavardė pateikiami transliteruoti į lotynų kalbos rašmenis.
Juridinio asmens prašymas dėl duomenų apie vadovą pakeitimo taip pat gali būti pateiktas elektroniniu būdu per Registrų centro klientų savitarnos sistemą, jeigu duomenis teikia vadovo įgaliotas asmuo, kuriam išduotas ir įregistruotas įgaliojimas pasirašyti ir teikti dokumentus dėl juridinio asmens duomenų ir (arba) dokumentų pakeitimų registravimo, todėl racionalu būtų tokį įgaliojimą išduoti prieš pasikeičiant vadovui.
Ši informacija padės užtikrinti tinkamą įsakymų ir kitų svarbių dokumentų registravimą įmonėje, laikantis galiojančių teisės aktų reikalavimų.
Lentelė. Įsakymų registravimo žurnalo pavyzdys
| Eil. Nr. | Registracijos data | Dokumento pavadinimas (antraštė) |
|---|---|---|
| 1 | 2016-01-05 | Dėl atostogų suteikimo |
| 2 | 2016-01-12 | Dėl priėmimo į darbą |
Lietuvos administracinės teritorijos
tags: #direktoriaus #isakymai #turi #buti #registruojami