Sąrašų tvarkymo procedūra EuroSkaita programoje

Šiame straipsnyje aptarsime, kaip tvarkyti sąrašus verslo valdymo ir apskaitos programoje EuroSkaita. Visa informacija programoje pateikiama lentelėse. Kiekviena lentelė turi programavimo metu apibrėžtą stulpelių (laukų) skaičių ir neribotą eilučių (elementų) kiekį. Įvedus naują sąrašo elementą, atsiranda nauja eilutė. Tokios eilutės vadinamos įrašais.

Pavyzdys: Partnerių sąrašo lentelės ‘stulpeliai’ (laukai) - partnerio kodas, pavadinimas, įmonės kodas, adresas, telefonas, mokestis pirkimui, valiuta ir tt. Laukų, t.y. šio įrašo požymių kiekis yra baigtinis. Įvedus naują partnerį į partnerių sąrašą, jame atsiranda nauja eilutė (įrašas).

Ekrane galite matyti arba įrašų lentelę, arba vieno įrašo detalią informaciją, kuri vadinama įrašo atributais.

Jei ekrane matoma įrašų lentelė, tai sąrašo įrašas, kurio kairėje yra ženklas , vadinamas aktyviu (pasirinktu) įrašu. Įrašas tampa aktyviu, kai jį pasirenkame klaviatūros rodyklėmis ↓ ir ↑arba kairiu pelės klavišu.

Jeigu visi įrašai netelpa sąrašui skirtoje lango dalyje, judėti žemyn ir aukštyn sąraše galite naudodamiesi klavišais Page Down, Page Up , klaviatūros rodyklėmis ↓ ir ↑, klavišais Ctrl+↓ ir Ctrl+↑ , Ctrl+Home ir Ctrl+End arba vertikaliąja Lentelės postūmio juosta.

Jeigu visi laukai netelpa sąrašui skirtoje lango dalyje, judėti į šonus sąraše galite naudodamiesi klaviatūros rodyklėmis → ir ←, klavišais Tab (nuoseklus judėjimas per laukus pirmyn), Shift+Tab (nuoseklus judėjimas per laukus atgal) arba horizontaliąja Lentelės valdymo juosta.

Jeigu aktyvus programos langas sudarytas iš kelių sekcijų, pereiti iš vienos sekcijos į kitą galite spausdami klavišą F6.

Bendras sąrašo vaizdas

Visi nomenklatūriniai duomenys (sąrašai) pasiekiami per pagrindinio Meniu punktą Sąrašai.

Sąrašo režimai

Sąrašo vaizdas gali būti viename iš šių penkių režimų:

• Lentelės režimas (peržiūra)
• Įrašo atributų režimas (peržiūra)
• Įvedimo režimas
• Redagavimo (taisymo) režimas
• Pasirinkimo režimas

Lentelės ir įrašo atributų režimai skirti informacijos peržiūrai ir analizei. Iškvietus sąrašą per pagrindinį meniu, sąrašas pateikiamas šiuose režimuose.

Įvedimo režimas skirtas naujo sąrašo elemento įvedimui.

Redagavimo režimas skirtas įvestos informacijos taisymui (sąrašo vaizdas įrašo atributų režime, redagavimo režime ir įvedimo režime sutampa).

Sąrašas pasirinkimo režime gaunamas tada, kai vyksta reikšmės pasirinkimas iš šio sąrašo. Šiame režime - mažiausiai informacijos, nėra įvedimo bei redagavimo galimybės.

Kaip nustatyti ekrane matomo sąrašo režimą?

Tai galima nustatyti pagal sąrašo režimo simbolį, esantį kairėje apatinėje sąrašo dalyje:

• Lentelės arba įrašo atributų režimas
• Įvedimo režimas
• Redagavimo režimas
• Pasirinkimo režimas

Darbas su sąrašu

Lentelės ir įrašo atributų režimuose:

• (Ctrl+2) - Pereiti iš lentelės į aktyvaus (pasirinkto) įrašo atributų peržiūros režimą. Ekrane šiuo atveju matysite būtent aktyvaus įrašo atributus.
• (Ctrl+1) - Pereiti iš atskiro įrašo atributų peržiūros į lentelę.
• ir (klaviatūros rodyklės ↑ ir ↓) - Pereiti prie ankstesnio arba tolesnio įrašo sąraše. Judėti per sąrašo įrašus galime ir naudojantis dešiniajame ekrano šone esančia lentelės valdymo juosta. Kitas būdas pasirinkti reikalingą įrašą - tiesiog paspausti ant jo kairį peliuko klavišą.
• (Insert) - Naujo įrašo įvedimas. Perėjimas į įvedimo režimą.
• (Ctrl+Insert) - Naujo įrašo įvedimas, kopijuojant aktyvaus įrašo informaciją (tokį mygtuką turi ne visi sąrašai)
• (Ctrl+Del) - Ištrinti aktyvų sąrašo įrašą.
• (F2) - Pereiti į aktyvaus įrašo redagavimo režimą (redaguoti).
• (F5) - Atnaujinti lange matomą informaciją.

Įvedimo ir redagavimo režimuose:

• (Ctrl+Enter) - Patvirtinti naują įrašą arba užrašyti įvestus pataisymus redaguojamame įraše
• (Esc) - Atsisakyti naujai vedamo įrašo. Atmesti redagavimo režime padarytus pataisymus.

Pasirinkimo režime:

• (Ctrl+Enter) - Grįžimas su pasirinkta reikšme. Pasirinkta reikšmė grąžinama į lauką, iš kurio buvo iškviestas sąrašas.
• (Ctrl+L) - Sąrašo išplėtimas (perėjimas į lentelės režimą). Naudojamas tada, kai pasirinkimui skirtą sąrašą norite papildyti arba pakoreguoti.

Mygtukai

Įrašų paieškos lentelėse bei lentelių atrankos galimybės aprašytos skyriuose Lentelės įrašų atranka, Reikšmės paieška lentelėje ir Papildomi filtrai.

Ekrane matomi sąrašai gali būti sudaryti tik iš tų laukų, kurie jums reikalingi. Taip pat tie laukai gali būti išdėstyti būtent ta tvarka, kuri jums yra patogiausia. Taigi, kiekvienos programos lentelės vaizdas gali būti sutvarkytas atsižvelgiant į vartotojų poreikius. Apie tai daugiau skaitykite aprašymo skyriuje Lentelių tvarkymas.

Sąrašams skirtuose programos languose yra mygtukas . Šio mygtuko paspaudimas atidaro Konfigūracijos modulio langą. Tokiu būdu galite greitai patikrinti ar pakeisti Konfigūracijos nustatymus.

Apskaitos programoje EuroSkaita yra galimybė sužinoti bet kurio programos sąrašo įrašo redagavimo istoriją, t.y. kiekvieno redagavimo laiką ir jį atlikusį vartotoją. Šią funkciją valdo Konfigūracijos kintamasis ‘(2187) Sąrašų redagavimo istorija’, esantis Konfigūracijos medžio šakoje Konfigūracija=>Sisteminiai parametrai. Įrašų redagavimo istorija pildoma, kai šio kintamojo reikšmė yra ‘Registruojama’.

Pasirinkto sąrašo įrašo redagavimo istorija matoma paspaudus mygtuką : Redagavimo istorijos lange nėra matoma informacija apie tai, kas buvo pakeista.

Verslo valdymo ir apskaitos programoje EuroSkaita yra galimybė importuoti sąrašus iš TXT, XLS ir DBF failų. Tokiu būdu gali būti importuojami ir valiutų kursai bei kainininkai. Šis veiksmas atliekamas specialiame programos modulyje SP Importas. Modulis SP Importas iškviečiamas arba pasirinkus pagrindinio Meniu punktą Operacijos => Įrankiai => SP Importas, arba paspaudus atitinkamo sąrašo lange esantį mygtuką .

Dešinio pelės klavišo paspaudimu kiekviename sąraše galite iškviesti įvairias šį sąrašą atitinkančias programos funkcijas ar ataskaitas. Paspaudę dešinįjį pelės klavišą tiesiog pasirinkite jums reikalingą funkciją ar ataskaitą ekrane atsiradusiame meniu. Pavyzdžiui, Prekių sąraše paspaudus dešinį pelės klavišą ekrane matysite šį sąrašą atitinkančių programos funkcijų ir ataskaitų sąrašą:

Pasirinkę vieną iš šio sąrašo punktų iškviesite atitinkamą programos funkciją ar atspausdinsite norimą ataskaitą.

Papildomi Meniu punktai

Darbo su programa metu pagrindinis programos Meniu gali būti papildytas punktu, atitinkančiu aktyvų programos langą.

Esant sąraše, pagrindinis programos Meniu pasipildo nauju punktu - aktyvaus sąrašo pavadinimu. Pavyzdžiui, jei aktyvus yra Sandėlių sąrašo langas, tai pagrindiniame programos Meniu atsiras papildomas punktas Sandėliai; jei aktyvus yra Prekių sąrašo langas, tai pagrindiniame Meniu atsiras papildomas punktas Prekės ir t.t.

Pasirinkę šį punktą, gausite sąrašą funkcijų, kurios gali būti atliktos aktyviame programos lange. Dauguma šių funkcijų gali būti iškviestos atitinkamais aktyviame programos lange esančiais mygtukais ar juos atitinkančiais klaviatūros klavišais.

Pavyzdžiui, kai programos langas Matavimo vienetai yra aktyvus, pagrindiniame programos Meniu atsiranda papildomas punktas - Matavimo vienetai. Pasirinkę šį Meniu punktą ekrane matysite funkcijų sąrašą:

• Pasirinkę Meniu punktą Redaguoti, redaguosite pasirinktą Matavimo vienetų sąrašo įrašą. Šio Meniu punkto pasirinkimą atitinka mygtuko (F2) paspaudimas.
• Pasirinkę Meniu punktą Sukurti naują, vesite naują Matavimo vienetų sąrašo įrašą. Šio Meniu punkto pasirinkimą atitinka mygtuko (Insert) paspaudimas.
• Pasirinkę Meniu punktą Panaikinti, ištrinsite pasirinktą Matavimo vienetų sąrašo įrašą. Šio Meniu punkto pasirinkimą atitinka mygtuko (Ctrl+Del) paspaudimas.
• Pasirinkę Meniu punktą Atnaujinti, atnaujinsite Matavimo vienetų lange matomą informaciją. Šio Meniu punkto pasirinkimą atitinka mygtuko (F5) paspaudimas.

Taigi, daugelis programos funkcijų gali būti iškviestos ir paspaudus programos mygtuką, ir paspaudus tą funkciją atitinkantį klavišą ar klavišų kombinaciją, ir pasirinkus atitinkamą Meniu punktą. Pasirinkite sau patogiausią darbo su programa būdą.

Naujo įrašo įvedimas

Įvedant naują sąrašo įrašą užpildomi įrašo įvedimo formoje esantys laukai.

Pereiti prie kito lauko galite, paspaudę kairį pelės klavišą reikalingame lauke arba spaudžiant klaviatūros klavišus Tab (nuosekliai judama pirmyn) ar Shift+Tab (nuosekliai judama atgal).

Kiekviename sąraše yra laukai, kurių užpildymas yra būtinas (programa neleis patvirtinti įrašo, kol šie laukai nebus užpildyti) ir laukai, kurių užpildymas nėra būtinas.

Pavyzdys: Partnerių sąraše laukai ‘partnerio kodas’, ‘partnerio pavadinimas’ yra būtinai pildomi, o laukai ‘mokėjimo sąlygos’ ar ‘fakso numeris’ yra nebūtinai pildomi.

Jei šalia lauko yra mygtukas , šio lauko reikšmė yra pasirenkama iš atitinkamo sąrašo. Pavyzdžiui, lauko ‘Partneris’ reikšmė pasirenkama iš Partnerių sąrašo. Šis pasirinikimas gali vykti dviem būdais:

Pirmasis būdas

Paspaudę šalia lauko esantį mygtuką (F3), gausite pasirinimui skirtą sąrašą. Pasirinkti reikiamą reikšmę galite vienu iš šių būdų:

• Du kartus spustelkite kairį pelės klavišą ant pasirinkto įrašo
• Pažymėkite pasirinktą įrašą ir paspauskite mygtuką (Ctrl+Enter);

Antrasis būdas

Antrasis būdas vadinamas greitąja paieška. Į lauką įvedamas simbolis ar simbolių seka, sutampanti su ieškomos reikšmės kodo ar pavadinimo dalimi ir spaudžiamas klavišas F4:

Jeigu yra tik vienintelis atitinkamo sąrašo elementas, kurio kode ar pavadinime yra įvesta simbolių seka, tai paspaudus klavišą F4 laukas yra automatiškai užpildomas:

Jeigu yra keli atitinkamo sąrašo elementai, kurių kode ar pavadinime yra įvesta simbolių seka, tai paspaudę klavišą F4 ekrane matysite Greitos paieškos langą.

Viršuje esančiame lauke ‘Filtras’ bus matoma įvestoji simbolių seka, o apačioje esančiame sąraše bus matomi visi sąrašo elementai, kurių kode ar pavadinime ši reikšmė yra. Šiame sąraše pasirinkite reikšmę - šis pasirinkimas gali vykti vienu iš aukščiau aprašytų būdų (mygtuku (Ctrl+Enter) arba dvigubu kairio pelės klavišo paspaudimu).

Jeigu jūs norite pakoreguoti arba papildyti pasirinkimui pateiktą sąrašą, spauskite sąrašo išplėtimo mygtuką (Ctrl+L) -pereisite iš pasirinkimo režimo į lentelės režimą. Lentelės režime esantį sąrašą galėsite papildyti arba pakoreguoti, o po to pasirinkti reikalingą šio sąrašo reikšmę. Taigi, sąrašai gali būti pildomi tiesiogiai arba netiesiogiai - kitų sąrašų pildymo ar operacijų įvedimo metu.

Laukų, šalia kurių yra mygtukas , reikšmė yra pasirenkama iš reikšmių aibės paspaudus šį mygtuką arba klavišus Alt+↓. Norima reikšmė pasirenkama kairiu pelės klavišu arba klavišu Enter.

Kodai. Automatinis kodų generavimas

Beveik visų sąrašų įrašai turi lauką ‘Kodas’.

Kodas - tai simbolių seka, įrašo identifikatorius. Kiekvienas kodas turi būti unikalus savo sąraše. Programa tikrina įvesto kodo unikalumą sąraše ir neleidžia patvirtinti įrašo su pasikartojančiu kodu.

Maksimalus kodų ilgis įvairiuose sąrašuose yra skirtingas:

• Valiutų sąraše maksimalus kodo ilgis yra 3,
• Sąskaitų plano sąskaitos kodo ilgis gali būti iki 10 simbolių,
• Vertybių sąraše maksimalus kodo ilgis yra 20,
• Visuose kituose sąrašuose maksimalus kodo ilgis yra 15 simbolių.

Kodas gali būti įvedamas ranka, generuojamas automatiškai arba generuojamas automatiškai su reikšmine pradžia.

Vedant kodą ranka laisvai įvedama simbolių seką. Specialūs simboliai įrašų koduose nerekomenduojami.

Pavyzdys: Vilniaus sandėlio kodas gali būti VS, arba 001, arba Vilnius01 ir pan. Didžiosios ir mažosios raidės programoje neskiriamos, t.y. kodai ABC01, Abc01 ir abc01 yra vienodi ir programa leis įrašyti tik vieną iš jų.

Kodo simboliai gali savyje talpinti daug informacijos, pagal kurią galime grupuoti sąrašo įrašus, filtruoti sąrašus, generuoti ataskaitas. Visi sąrašai pateikiami išrūšiuoti pagal kodą.

Pavyzdys: Partnerio kodo pirmasis simbolis (1 arba 0) gali reikšti, ar tai Lietuvos, ar užsienio partneris. Du kiti simboliai gali reikšti Lietuvos regioną, kuriame šis partneris yra. Toliau esantys simboliai gali reikšti bendravimo su šiuo partneriu sritį (PK - prekyba kanceliarinėmis prekėmis, PS - paslaugų tiekimas, TK - tiekėjas, AT - mūsų įmonės atstovas, VI - valstybinė institusija ir pan.). Toliau gali eiti įmonės kodas ar kita informacija.

Visų sąrašų, išskyrus Valiutų sąrašą, kodai gali būti pakeisti bet kada. Pakeitus įrašo kodą, pakeitimas matysis visur, kur šis įrašas buvo panaudotas.

Daugumai sąrašų įrašo kodą galima generuoti automatiškai. Kodas sugeneruojamas automatiškai, kodo lauke paspaudus klavišą F12.

Automatiškai generuojamo kodo ilgis yra nustatomas Konfigūracijoje. Konfigūracijos medžio šakoje Konfigūracija => Normatyvai => Normatyvų kodų generavimas esantys kintamieji atitinka programos sąrašus, o jų reikšmės - automatiškai generuojamo kodo ilgis šių sąrašų įrašams.

Pavyzdys: Konfigūracijoje nurodyta, kad sandėlių sąrašo kodo ilgis - 5. Vedant naują Sandėlių sąrašo įrašą, ‘Kodo’ lauke paspaudus klavišą F12, automatiškai bus sugeneruotas kodas 00001, kitam sandėliui bus sugeneruotas kodas 00002, vėliau - 00003 ir t.t

Šioje verslo valdymo sistemoje yra galimybė automatiškai generuoti kodus, nurodant reikšminę pradžią. Tokiu atveju ‘Kodo’ lauke reikia įvesti kodo pradžią - simbolių seką, o paskui spausti F12. Programa sugeneruos kodo pabaiga - papildys kodą iki Konfigūracijoje nurodyto ilgio. Su kiekviena skirtinga kodo pradžia numeravimas vyks atskirai.

Pavyzdys: Mūsų asmenų sąrašui automatiškai generuojamo kodo ilgis - 5. Tarkim, kad norime išskaidyti mūsų asmenų sąrašą į tris grupes - administraciją, buhalteriją, ir prekybos skyrių. Naujų asmenų įvedimo metu lauke ‘Kodas’ įrašysime kodo pradžią - BUH, ADM arba PRK. Po to paspaudę klavišą F12 automatiškai sugeneruosime kodo pabaigą. Priklausomai nuo įvestos kodo pradžios, bus generuojami kodai - BUH01, BUH02, BUH03, ADM01, ADM02 ir tt. (Kiekvienai kodo pradžiai numeravimas vyks atskirai)

Konfigūracijoje nurodytas automatiškai generuojamo kodo ilgis neturi įtakos ranka vedamam kodui. Ranka galite vesti ir ilgesnį, ir trumpesnį kodą. Generuojant kodus automatiškai su reikšmine pradžia, visiems vieno sąrašo įrašams reikšminė kodo pradžia turi būti to paties ilgio. Skirtinguose sąrašuose šis ilgis gali būti skirtingas. Pavyzdžiui, Prekių automatiškai generuojamo kodo ilgis - 16, iš jų 10 simbolių skiriami reikšminei pradžiai, o Partnerių automatiškai generuojamo kodo ilgis - 9, iš jų reikšminei pradžiai skiriami 2 simboliai ir t.t.

Aptarsime konkrečius programos sąrašus.

Sąrašai Prekių kainų kategorijos, Partnerių kategorijos, Kainininkai ir Kainoraščiai aprašyti skyriuje Kainų sistema. Sąrašai Išlaidų objektai, Išlaidų objektų rūšys ir Išlaidų straipsniai aprašyti skyriuje Išlaidų operacijos. Sąrašai Nuolaidų aprašymai ir Nuolaidų sutartys aprašyti skyriuje Pardavimo nuolaidų sistema.

Mygtukas skirtas licencijų apskaitai. Mygtukas skirtas papildomų dokumentų apskaitai. Mygtukas skirtas papildomiems pasirinkto įrašo laukams. Mygtukas skirtas asmens atsiskaitomosios sąskaitos numerio įvedimui, naudojama atliekant mokestinius pavedimus asmeniui.

Įvedant naują sąrašo įrašą, pildomi šie laukai:

tags: #buto #knygos #koregavimas