Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis, turinti didelę reikšmę tiek valstybei, tiek verslininkams. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas.
Šiame straipsnyje aptarsime dokumentų valdymo teisinius pagrindus, įforminimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus, elektroninių dokumentų valdymo taisykles ir raštų kalbos kultūrą.
Rašytinė komunikacija ir jos svarba organizacijų valdymui
Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas. Komunikacijas literatūros šaltiniai apibrėžia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą“. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų.
Komunikacijų pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas. Visa tai atliekama naudojant tiek tradicinį rašytinį, tiek elektroninį dokumentą kaip komunikacijos priemonę. Komunikacija (lot. communicatio - pranešimas, perdavimas) - tai informacijos perdavimas nuo individo individui. Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija.
Komunikacijos svarba organizacijų valdymui:
- Efektyvus veiksmų koordinavimas ir valdymas.
- Informacijos perdavimas ir gavimas.
- Galimybė įrašyti ir panaudoti informaciją ateityje.
- Laiko taupymas.
Kas yra dokumentų valdymo programinė įranga?
Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti taip, kad padėtų organizuoti ir tobulinti valdymą.
Dokumento sąvoka ir atliekamos funkcijos
Dokumentas (lot. cocumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas (lot. dokumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Reglamentuotos dokumentų laikmenos, taip pat ir dokumentų turinys. Dokumentu gali būti laikoma įvairi informacija, reikalinga įmonės funkcionavimui. Šiame procese dalyvauja valdymo aparatas, pavaldžios įstaigos, struktūriniai padaliniai ir kt.
Dokumento funkcijos:
- Informacinė funkcija. Atspindi objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą.
- Socialinė funkcija. Parodo įstaigos veiklą, vaidmenį ir vietą visuomenėje.
- Bendravimo funkcija. Padeda valstybėms, įstaigoms, asmenims ir kt. palaikyti ryšius.
- Teisinė funkcija. Įtvirtina veiklos teisėtumą.
- Valdymo funkcija. Leidžia rinkti, perduoti, naudoti ir saugoti informaciją tam tikrą laiką.
Dokumentai, įtvirtinantys teisinę funkciją praėjus tam tikram laikui, įgyja istorinę funkciją.
Veiklos dokumentų klasifikavimas
Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius:
- Pagal turinį: teisiniai, finansiniai, statistiniai ir kt.
- Pagal paskirtį: valdymo, apskaitos, ataskaitiniai ir kt.
- Pagal apdorojimo būdą: originalai, kopijos, nuorašai ir kt.
- Pagal formą: tipiniai (tekstas - pavyzdys) ir individualūs.
- Pagal pateikimo būdą: tekstiniai, grafiniai, vizualiniai ir audiodokumentai.
Vizualiniai dokumentai (lot. visualis - regimasis) - tai diagramos, piešiniai, brėžiniai, fotografijos. Audiodokumentai (lot. phone - garsas, balsas), kuriuose užfiksuota garsinė informacija atgaminama ir perduodama specialia aparatūra, t.y. magnetofonu, patefonu. Informacija suvokiama vienu metu - klausa ir rega.
Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų įforminimas
Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė. Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y. kelias.
Dokumentų rekvizitai
Dokumentų rekvizitai yra būtini elementai, užtikrinantys dokumento teisinę galią ir informatyvumą. Taisyklių nustato organizacinių tvarkomųjų dokumentų sistemą ir t.t.
Dokumentų tekstų pavyzdžiai
Dokumentų tekstai turi būti aiškūs, tikslūs ir atitikti teisės aktų reikalavimus.
Pavyzdys:
| Dokumento tipas | Pavyzdys |
|---|---|
| Įsakymas | Įsakau... |
| Protokolas | Posėdis įvyko... Dalyvavo... |
Dokumentų tvarkymas ir apskaita
Dokumentų tvarkymas ir apskaita yra svarbūs užtikrinant efektyvų informacijos valdymą įstaigoje. Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso, o netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti.
Dokumentų apyvartos organizavimas
Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas. Dokumentų apyvarta - tai dokumentų kelias nuo jų gavimo ar sukūrimo iki perdavimo į archyvą arba sunaikinimo.
Dokumentų registravimas
Dokumentų registravimas užtikrina jų apskaitą ir kontrolę. Registruojami visi įstaigoje gaunami ir siunčiami dokumentai.
Dokumentų saugojimas
Dokumentų saugojimas yra būtinas užtikrinant jų išsaugojimą ir prieinamumą ateityje. Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus.
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės
Elektroninis dokumentas - tai informacijos rinkinys, sudarytas elektroninėmis priemonėmis ir saugomas elektroninėje laikmenoje. Elektroninių dokumentų valdymas apima jų rengimą, registravimą, tvarkymą, saugojimą ir perdavimą.
Reikalavimai elektroniniam dokumentui
Elektroninis dokumentas turi atitikti tam tikrus reikalavimus, užtikrinančius jo autentiškumą, vientisumą ir prieinamumą. Reikalavimai elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms nustatyti teisės aktuose.
Elektroninio dokumento parašas
Elektroninis parašas užtikrina dokumento autentiškumą ir vientisumą. Elektroninio dokumento parašas turi atitikti teisės aktų reikalavimus.
Raštų kalbos kultūra
Raštų kalba turi būti taisyklinga, aiški ir suprantama. Raštų kalbos kultūra apima kalbos taisyklių laikymąsi, stiliaus pasirinkimą ir terminologijos vartojimą.
Dokumentų valdymas yra dinamiška sritis, nuolat tobulinama atsižvelgiant į technologijų pažangą ir teisės aktų pakeitimus. Svarbu nuolat sekti naujienas ir tobulinti savo žinias šioje srityje.